A. 进出口函电写作格式要注意哪几个原则
一封正规有效的商务信函必须写得具体，生动和明确。在面对大量货物描述，叙述其多项交易条款时，务必做到仔细具体描述，要尽量避免运用不确定，大概，模糊和抽象的词句。在书写过程中，应尽量使用真实具体的数字与事实，采用恰当的形容词，使贸易双方更加明确了解交易内容。多数情况下，商务信函采用主动语态陈述内容。例如，在最终的销售确认书中，详细具体的列出产品的规格，数量，单价，包装，保险等交易条款，使此信函生动明确，更有分量；做到让交易对方完全了解产品资料，加速今后的交易进程。
B. 如何撰写外贸商务电函
撰写商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。 口语化 每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。 想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说?我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”?放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。 语气语调 由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。 *真诚 不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。 *直接 跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。 *礼貌 我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。 特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。 还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。 *简洁 就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的 单词 ，避免生僻或者拼写复杂的 单词 。一个 单词 可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。 *精确 当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。 针对性 请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。 语言朴实 前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。 回复迅速及时 给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。
C. 运用商务信函的技巧都有哪些
信函也就是平时所说的公函，是为开展各项商务活动而用的，因此又称之为商务信函。它在现代社会的运用极为广泛。
商务信函的基本礼仪
1．信封的使用礼仪
应根据我国标准信封的具体规定，并结合单位自身的形象特征设计和制作带有单位标志的信封。信封不要用订书机加封，宜用胶水封口，邮票贴在右角，若需多枚邮票，可贴在信封背面。航空标签应贴在信封正面右下角。还须注意的是，印刷了单位名称的信封，不能用来寄递国际及港澳台邮件。
2．信笺的选择
在颜色方面，可以是白色、乳色、蓝色等，彩色镶边的信笺也日益流行起来。商务活动中的信函最好不用带有彩饰的信笺。如果是写文言信，那么最好用竖行信笺。不要使用有折痕污迹的信纸。写英文信，应使用信纸质地较好的，如用打字机，字迹一定要清楚。
3．书写的礼仪
书信字迹要规范，最好用楷体字或行书。可用蓝色、黑色钢笔书写，用圆珠笔或毛笔书写也可，不宜用铅笔书写，忌用红色书写。书写时要确认收信人、邮政编码、地址、姓名准确，称呼恰当。信封J二收信人的称谓后一般有“启”，也可用“亲启”。若寄给旅居某地或旅馆的人，要写上“请留交”；当需转交时可写“烦交”或“转交”某人。发信人地址也要写清楚，一旦信交不到收信人，可便由邮局将信退回。海外信函的信封正面，收信人姓名、地址居中书写，第一行写收信人的姓名，姓名前就加上称呼，第二行写门牌和路名，第三行写城市名和邮政编码，最后一行写国名。可以各行开头对齐，也可以每行往右后缩五个字母。应用寄达国通晓的文字书写，寄达国国名应用大写字母。寄件人姓名、地址写在信封正面左上角或信封背面上半部，顺序同收件人姓名、地址一样。
4．信纸的折叠
信纸的一般折叠法是文字向外，先直后横，或先横后直。文字面内的折法，一般是丧家凶信折法。信笺顺折向上最为适合，因为收信人拆信后，抽出信笺便看见自己的名字。写文言书信时，最好注意这一点。寄往欧美国家的信函，信纸折叠方式为一分为i地横折。先折信纸的下端，后折信纸的上端，以便收信人拆信后，打开信纸便可看到自己的名字。
几种常用商务信函的礼仪
(1)邀请信礼仪。这是用于邀约的一种社交信函。邀请信一般内容比较简单，但措辞要诚恳，受到邀请的人无论应邀与否，都要及时回复。
(2)聘任信礼仪。在一般情况下请柬和聘书可代替聘任信，不过，对于单一的或特殊的对象来说，信函的样式显得更为郑重。为了表示对受聘者的器重和敬仰，则可由单位的负责人发聘任信。当今的外企、合资企业用聘任信较多，其他机构使用不多，但随着我国尊重人才风气的兴起和行政首长负责制的形成，聘任信会逐步普遍起来。
(3)推荐信礼仪。这是单位或个人介绍某人担任某项职务或负责某项工作的信函。推荐信的发出者可以是和被举荐人有交情或业务关系的人，也可以是有某种关系的组织单位。推荐信要尽可能介绍被推荐人的详细情况，需实事求是，态度也要适当，不可强人所难。
(4)商洽信礼仪。这是单位或个人因业务关系而用的一种信函。这种信函旨在就某一问题进行书面商讨。无论是个人还是组织，第一次就问题商洽，要就这一事项的缘起、目的等阐明，提出具体的意见和建议，乃至具体计划。如果是商业方面的商洽函，有关数据、指标等都要明确无误。
专家支招
依据我国文字书写的形式。题词可以分为横竖两种格式。竖式的一般从右向左写，横式自左向右写。题词一般都有三部分内容：一是题词正文；二是题词的对象，即给谁题写的；三是落款。常见的情形是题词居中，对象在右或在上，落款在左或在下，落款除题词者的姓名外，还应有题词的时间。有的也把题目的对象放在正文之后。有一些带有号召性的、对象不确指的题词，大多省略题写对象。一些题写于山水实物上的题词，则多是上不写题词对象，下不写落款。
D. 外贸函电信涵写作
第一题.
Dear Sirs,
Through the courtesy of our Commercial Counsellor's Office in London, we notice that you are interested in doing business with us.
Our lines are mainly textiles. We wish to establish business relations by the commencement of some practical transactions. To give you a general idea of the various kinds of textiles now available for export, we are enclosing herewith a catalogue and a price list for your examination. We would appreciate receiving your specific enquiries.
We look forward to receiving from you good news.
Yours faithfully,
译文:
敬启者:
承蒙我们驻伦敦的商务参赞处的介绍,我们注意到你方有意与我们做生意.
我们主要经营纺织品.我们希望通过开展一些实际的业务来建立贸易关系.为了使您对各种可供出口的纺织品有个大致的了解,我们附函邮去一份商品目录和价目单供你参考.我们将非常感谢收到你方的具体询盘.
盼早复.
诚挚问候
第一题因为也没有具体要求公司及其他,所以泛泛写了例子了.第二题就没有写过了,一般我们碰到的只是卖方向买方要信用证,之前要买方向银行开具的就没涉及了,哈哈~只在网上找了个信用证样本.
http://forum.cnool.net/topic_show.jsp?id=2551990&oldpage=7&thesisid=439&flag=topic1
E. 求大神帮忙写外贸函电！急急急！ 假设你是广东轻工产品进出口公司出口部的经理。最近，你收到香港金鞋
To: Hong Kong Golden Shoes Co,. Ltd.
Dear Sir,
We have received your inquiry dated January 3, 2016 and thanks for your interest in our procts.
As requested, we hereby offer you as follows:
The name of commdidy: Tiantan Brand Men's Cotton pantalettes
Specificaiton: Large 50%, Medium 50%
Packaging: one pantalettes in a plastic bag, two dozens in a reinforced carton, 20 cartons on a palet, 10 palets in a container.
Quentity: 400 dozens
Price: USD12/pc FOB Huangpo
Shipment Date: On and before February 22, 2016
Payment: By an irrevocable and confirmed L/C payable by draft at sight
This offer is firm and please reply here before 5 p.m. on January 16, 2016.
We trust that the procts above mentioned will meet your requirements and we are looking forward to your earliest order.
Yours faithfully,
Manager
Export Department
Guangdong Light Instrial Procts Im. & Ex. Company
注：pan是短裤，不合题意，应为pantalettes
F. 外贸函电各种模板
1、请求建立商业关系
Rogers Chemical Supply Co. 10E.22Street Omaha8,Neb Gentlemen: We have obtained your name and address from Aristo Shoes, Milan , and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us. We have been importers of shoes for many years. At present, We are interested in extending our, range and would appreciate your catalogues and quotations.If your prices are competitive we would expect to transact a significant volume of business. We look forward to your early reply.
Very truly yours 自米兰职权里斯托鞋类公司取得贵公司和地址，特此修函，祈能发展关系。多年来，本公司经营鞋类进口生意，现欲扩展业务范围。盼能惠赐商品目录和报价表。 如价格公道，本公司必大额订购。 烦请早日赐复。 此致
2、回复对方建立商业关系的请求
Thank your for your letter of the 16th of this month. We shall be glad to enter into business relations with your company. In compliance with your request, we are sending you, under separate cover, our latest catalogue and price list covering our export range. Payment should be made by irrevocable and confirmed letter of credit. Should you wish to place an order, please telex or fax us.
本月16日收到有关商务关系的来函，不胜欣喜。谨遵要求另函奉上最新之出口商品目录和报价单。款项烦请以不可撤销保兑之信用状支付。如欲订货，请电传或传真为盼。 此致 敬礼
3、请求担任独家代理
We would like to inform you that we act on a sole agency basis fora number of manufacturers. We specialize in finished cotton goods for the Middle eastern market: Our activities cover all types of household linen. Until now , we have been working with your textiles department and our collaboration has proved to be mutually beneficial. Please refer to them for any information regarding our company. We are very interested in an exclusive arrangement with your factoryfor the promotion of your procts in Bahrain. We look forward to your early reply. `
本公司担任多家厂家的独家代理，专营精制棉织品，包括各灯家用亚麻制品，行销中东。 与贵公司向有业务联系，互利互作。贵公司 纺织 部亦十分了解有关业务合作之情况。 盼望能成为贵公司独家代理，促销在巴林市场的货品。 上述建议，烦请早日赐复，以便进一步联系合作。 此致 敬礼