‘壹’ 写外贸函电注意事项
在撰写外贸函电时，需遵循一系列细致的规则，以确保信息传递的准确性和专业性。商务信函通常包含以下几个关键部分：信头、编号和日期、封内地址、称呼、事由、正文、结尾敬语、签署、附件和附言。信头位于信纸右上角，包含发信人姓名（单位名称）、地址和日期。一般情况下，信头下方左角为收信人的详细地址，确保与信头的格式一致，不必重复日期信息。称呼部分在信头下方，从顶格书写，用于礼貌地称呼收信人。在事由一栏，通常在称呼和正文之间，用“Re:”或“Subject:”进行标注，以简洁明了地概述信件的主题。正文是信件的核心，需层次分明，内容易懂。
避免用词错误至关重要。例如，在描述航运服务时，应明确表示“bimonthly”是否为“twice a month”或“once every two months”，以消除歧义。正确的表述方式可以是：“We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.”或“Semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.”或“Direct sailing from Hong Kong to San Francisco.”在使用词语时，注意其准确位置，避免造成多义或混淆。例如，将“only”置于正确的位置可以明确表达商品数量的单一性。
此外，注意句子结构的清晰性和简洁性。合理布局句子可以使信息传达更加流畅和有效。在提供样品时，正确的表述应当是：“We sent you, by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of May 20.”而不是“sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 20.”以避免可能的误解。
在签署部分，应在结束语下方的信纸中间偏右位置添加，下方机器打印签名并附上职位、头衔等信息以增加正式性。签名下方可使用“PS”表示补充信息，但应保持简短，避免在正文内容未充分考虑的情况下使用，以免给人留下不完整或不严谨的印象。
附件的添加需根据实际需求而定，通常在信纸左下角标注“encl:”或“enc:”，表明后续内容为附件。在撰写外贸函电时，遵循上述要点，能有效提升信件的沟通效率和专业形象，为双方合作奠定良好基础。