秘书的信息意识有哪些表现

㈠ 信息意识具体包括 信息意识有哪些

1、信息意识包括信息经济与价值意识、信息获取与传播意识、信息保密与安全意识、信息污染与守法意识、信息动态变化意识等内容。

2、信息意识是指客观存在的信息和信息活动在人们头脑中的能动反映，表现为人们对所关心的事或物的信息敏感力、观察力和分析判断能力及对信息的创新能力。它是意识的一种，为人类所特有。信息意识是人们产生信息需求，形成信息动机，进而自觉寻求信息、利用信息、形成信息兴趣的动力和源泉。

3、信息意识是指人对信息敏锐的感受力、判断能力和洞察力。信息意识，即人的信息敏感程度，是人们对自然界和社会的各种现象，行为，理论观点等从信息的角度理解，感受和评价。通俗地讲，就是面对不懂的东西，能积极主动地去寻找答案，并知道到哪里，用什么方法去寻求答案，这就是信息意识。

㈡ 信息意识对秘书工作作用

信息意识 对于现代的领导来说，即使掌握准确的信息，是进行科学决策和管理的前提和基础。所谓秘书的信息意识，就是指秘书对信息作用的认识和高潮获取信息的努力程度。秘书具有了信息意识，应能随时根据领导的意图、需求和愿望，通过理发的、合乎逻辑的方式去搜寻各种有鲜度、有价值的信息，及时准确供给领导者在管理决策活动中使用。 3、效率意识。“效率”原是一个经济术语，即用最少的劳动消费获取最大的经济效益。现在一切工作目的的通用语，效率意识逐渐引入人们的行为规范中，成了衡量新型领导者和现代人才的标准。对秘书来说，效率意识就是他们在为领导提供有效服务时，对其成果大小的超前估价和认识，衡量秘书效率意识的强弱的标准就是看秘书活动成效的优劣。秘书效率意识的强弱程度如何，直接关系到秘书部门甚至领导部门工作效率，因此秘书如果不培养和树立效率意识，要想提高对领导的服务质量，那只能是一句空话。

㈢ 正确的秘书意识包含哪几种

一般而言,秘书的角色定位应是辅佐的功能.帮助主管处理一切里里外外的业务成了秘书的职责.一般公司或机构,因为传统背景的关系,秘书的职务并不是那么确定,秘书除了本身主管外,和其他部门业务人员的关系也非常密切和重要,形成纵横交错而复杂的人际关系,因此其工作范围是秘书,又是一般的职员,工作领域无法正确的予以划分.因此,渐渐地,现代的工商秘书,已演变成名副其实的"业务秘书"或"公关秘书"了.
秘书工作的性质
秘书的工作,主要为协助主管执行工作细节.想想大公司的董事长或机关的主管,如果每天早上自己要打开信件,打字回信,存档处理,接听电话等工作,那么,他们将没有时间来从事高层次的商业活动与计划.所以,必须要有位助理来处理这些办公室事务.这位助理,即是秘书.
秘书工作最主要为辅佐功能,此即是其一主要的意义.秘书工作的另一重要意义为管理.对很多秘书来说,秘书工作的历练是作为一行政主管的重要阶梯.因为秘书常帮助主管处理与主管样关的业务,所以对于主管的工作有一全盘的了解.秘书可以学到如何去指导,督导,规划及处理问题,并且熟悉公司的政策.因此,秘书工作亦是管理人才的训练摇篮,其理由有二:
秘书熟悉人事,业务,程序,管理等内部作业.
秘书熟悉公关,协调,市场等外部作业.
秘书的业务
秘书在一天的工作间中,有三分之二是做下列业务:
打字
接受口授
传真
接听电话
处理信件
与主管商谈
档案管理
准备当天的业务及下班前的业务处理
拟稿及制作信件
秘书业务可分为四类:
资讯管理业务
事务业务
公关业务
综合业务
兹就秘书的功能与业务分述如下:
秘书业务由前述可知分为四类:
资读管理业务
事务业务
公关业务
综合业务
兹分别说明如下:
资讯管理业务
资讯管理业务,即是利用电脑来处理及管理一般业务.秘书的资讯管理业务是由其执行任务的功能引伸而业.前节提到秘书执行的任务有发传真,拟稿,存款,安排机票,安排看牙医等,这些业务部需要资讯管理来处理.这在微观方面,资讯管理所处理之业务.
在钜观方面,资讯管理可处理之业务有文书及情报方面.
文书:
包括文件及书信之制作等.以往皆用打字机或手写,但由于资讯业务之发达,各种文书之制作皆已电脑化,以增加功能与效率.在文书方面,资讯管理所能处理之业务有整理书信,写信,中英文打字,速记,档案管理,约会安排等.尤其在书信写作方面,由于有电脑软件之运用,可节省构思之时间及文件制作的精力.现代的文书业务尤需要资讯管理的配合以提高效率.文书与资讯是息息相关了.
情报:
情报业务是资讯管理所处理的主要业务之一.情报业务包括资料情报的搜集,提供,整理,管理,活用与交换.资料情报的输出和输入都要经过秘书这个孔道,当主管将情报交给秘书传达下去时,首先秘书就要根据情报的质和量,按其重要性,机密性,紧急性来安排传送的优先顺序.这时,秘书对于资讯情报之处理,筛选,分类与传遁就可利用资管理业务,以增进处理情报业务的效率.
事务业务
秘书的事务业务,源自其处理例行事务和功能.秘书的事务业务,为秘书在办公室所处理的例行业务,包括接听电话,拆寄信件,发传真,档案管理,更新办公室用具,收集资料,准备定期报告,安排主管之行程,约会及会议等.虽然有些项目是多种业务的综合,但在此则偏重事务性的.
以上的业务可归类如下:
通讯方面:接听电话,拆寄信函,发电传等.
办公室方面:档案管理,更换用具等.
会议方面:收集资料,准备定期报告等.
安排方面:安排行程,约会,会议等.
公关业务
秘书的公共关系是需要创意的功能来作其基础的.创作的工作,即要有"先见".在处理人与人间的关系时,要能有洞察的能力,要能见微知着,要能以对方的立场来看,必能广获人缘,使业务畅通.
秘书的职务,接触面很广,为了要使业务能顺利进行,必须扮演着润滑剂的功能,在公司机构的里里外外,必须兼顾到各个层面的人物,能考虑到各种状况,能预见各类该办之事,妥善处理人际关系,圆满达成任务.一般而言,公共关系的业务包括接待,与相关业务人员的沟通联络,消息的发布,宣传品的出版,杂志,年报的出刊,摄影,幻灯片,影片的制作,展览,市场情报的搜集,贸易商展等等.
一般业务的推动,皆以人为主.人由于人际关系而形成自己的围体,围体与围体的互动关系,就形成了公共关系.秘书的业务需要顾及公司机构的上上下下,里里外外的业务,
所以必须有良好的公共关系,才能使全盘业务进行顺利.
综合业务
综合业务来自协调的功能.直辖市即是要与各单位沟通以达圆满处理业务.由于时代的进步与科技的发达,业务牵涉范围愈来愈广,并非单项业务所能包含.这时,就要靠秘书来作综合业务协调.可见秘书的综合业务尤其重要,因它含括资讯管理业务,事务业务与公关业务等.其秘书要办妥任何单项业务,必须综合协凋其他相关业务.这样,才能融会贯通,发挥最大的秘书业务功能.
例如以接待业务来看,必须配合资讯管理以获得情报,得知何人,何时,由何地来访,来宾的背景明细,来访的目的,并做出行程表;必须配合事务业务以安排接待人员,车辆,骸安排饭店住宿等;必须配合公共关系业务,以发布消息,并安排参观与商谈等.所以接待业务,是个整体性的工作.
由以上例子可看出,秘书的业务中,最重要的是要使各项业务综合协调,才能使任务完满成功.
专业的知识与技能
关于秘书专门的知识与技能,可分三项目来讨论:秘书专业知识;实务方面的技能;专门行业业务知识.分述如下:
秘书的专业知识:
一般机构或公司在雇用秘书时,大都希望秘书能受过专业训练.这种训练可来自机构公司自己办理凤及学校或民间秘书专业训练中心提供等.训练课程包括企事业管理,会计学,心理学,国际贸易实务,国际汇兑,人事管理,礼仪,公共关系,秘书实务,电脑,打字,英语会话及商用英文等.这些专业知识的训练很重要,因为现在有许多机构的秘书,并未受过专业的训练,因此担任秘书工作,往往不了解自己该做什么工作,如果主管亦不能发挥指导的责任,则往往要花费许多的时间和精力,自己工作中去摸索这方面的知识.可见,如果秘书人员,在就职前,先接受秘书专业知识课程的训练,必能对其担任的工作有所助益.
实务方面的技能:
实务方面的技能为处理秘书业务所需要的技术与能力.一般而言,实务方面的技能包括速记,电脑操作,打字技术,档案管理,电话礼仪,应对能力,语言能力,及其他事务机器的操作等.早期的秘书实务中,打字技术占相当重要的角色.近年来,由于科技的发展与运用,电脑技术广被需求,所以打字技术与电脑技术同为不可或缺的实务技能.目前各机构已推行行政电脑化,组织电脑化,人事电脑化,会计预算电脑化,生产管理电脑化等等.尤其是企业界,要求秘书必须接受电脑训练,以便能应付电脑化的一切秘书业务.
专门行业业务知识:
各行各业的秘书,都应通晓其专业业务的知识.国贸秘书必须能熟悉国际贸易实务与流程.法律秘书必须擅长法律知识.财务秘书必须精通会计,税务,财政及商事法等.由此可知,在每一行业中,都有其专门的业务知识.秘书在决定从事那一行业前,可先修习相关的课程,或阅读相关的书籍以增加专门业务知识,才能符合实务业务的需要.
经验
专门知识与技能,虽然非常重要,但理论需要配合实务.实务上经验尤其珍贵.对于秘书业务.是否能顺利进行,尤其需依赖经验.例如,文书之处理,光凭理论尚嫌不够,因必须考虑到各种文件之性质,文件之内容,及文件之时效性,然后订处理之优先顺序.这些判断需要以经验作为依据.有经验的秘书,不必主管交待,就能以其经验,正确的判断力,冷静而审慎的处理事务,以其积极,主动,随机应变的能力,圆滑的推动其工作,若加上其纯熟的技能,就是一位非常优秀而受欢迎的秘书了.
人际关系的技巧
人际关系的技巧,即是公共关系的能力.秘书的人际关系可分为对内与对外.对内的人际关系对象为上司,同事及属下等.对外则需面对顾客及业务相关的单位.秘书必须能运用灵巧的人际关系技巧,才能替上司主管建立起良好的人际关系网路,使其具有良好的形象.
对于同事,秘书要建立融洽相处的人际关系,业务才能顺利推展;对于属下者,也需要好的人际关系,才能使上下人脉和谐,必能在对外处理业务时,和气待人,考虑周到,圆满达成任务.
认明秘书并非具"特别身分"
秘书比其他部门的同事,更容易接受情报或听到机密事项,这也是造成秘书微妙立场的主因.有时,在会议室里倒茶时,就会得知人事调动的消息;或听到董事长的出差是为了洽谈与对方业务合作的话题等,诸如此类的情报,所以,常给其他部门的人,有种特殊身份的印象.即使,秘书也以"特殊"为荣,就很难在公司里博得人缘.
博得人们的信任
秘书对于传遁上司的讯息,指示,或普通职员的心声,都应明确传达,以完成疏通管道的任务.这些表现,久而久之就能取得公司机构里里外外,上上下下所有人的信任.
另外,关于秘书人际关系的技巧,可分对内对外两方面,现分别列举如下:
对内:
与上司的人际关系:
——熟悉上司的个性及家庭
——熟悉上司的交际圈
——勿拘泥于前任上司的处事习惯
对秘书同事间的人际关系:
——不该有优越感
——互相保持和谐的关系
——在业务上互相帮助
——多注意上司的业务内容与人际关系,以便增进沟通
对属下的人际关系:
——多照顾属下
——多伸出援助之手
——传达属下的心声
对待客户及业务相关的单位:
——诚实无欺
——努力维持长久的人际关系
——秘书受客户私人缴请时,不论是否接受邀约,都应事前向上属报告,以尊重上司.
资质
秘书的资质,可决定秘书工作的品质.一位主管,当然需要一位开朗,负责,可靠的担浮曹簧丨毫查桐肠昆秘书.虽然资质意为"天生之才能";但秘书的资质则要求对天生之才能再加以训练.换句话说,秘书的资质,并非可速成造就或者完全靠天生的,而是需要长时期的训练与培养的.秘书需要不断地反省自己,找出缺点,并予以更正,以臻完美.
秘书的资质可分下列十项,由T形图来表示,分成左右两边各五项,左边代表对事,右边代表对人.此T形图可列表如下:
秘书十大特质
A对事
准确性
好判断力
工作效率
机智性
主动性
B对人
考虑周到
圆滑性
谨慎性
责任感
客观性
现依对事与对人两方面,分别说明如下:
对事方面:
在研究这些资质特点之前,应知道这些资质特点皆需费时,非一蹴可几.新进秘书往往渴望自己的能力强,速度快,因而未花时间去注意准确性,认知事务轻重,内涵性及变通性.秘书对时间及速度的重视是可理解的,但如果不具备以下五项的资质,经常工作会终归于无效率或产生尴尬的局面,增加主管之困扰.
对事方面的资质有五项:准确性;好判断力;工作效率;机智性;主动性.现分别说明如下:
准确性
准确性在此五项中,排行最前,可见其重要性.秘书每天的工作,都可能会有错.每打一定,每写一字,都有可能错.然而,有效率的秘书每天都做准确的工作.没有准确性,秘书的工作毫无意义.事实上,不准确的工作比不做还糟,因它所带来的麻烦,可能要花更多的时间去清理.
但要如何才能算是准确性呢 即是每件细节都很精确.这是需要时间,耐心与专心的.如果遵循下列四步骤,就能做出准确的工作:
—小心完成每件工作.
—小心核对每个细节
—小心改正所有错误
—小心检查修正过的细节
在制作文件,如果需要列出价格时,秘书要小心地打字,小心地检查价格是否正确,小心修正任何错误,然后在小心地核对修正过的价格.你会怀疑,如果没发现任何错误,而一再检查,是否很费时.不,绝不.如果检查十次,还未发现任何错误,但在第十一次才发现错误,所花的时间还是值得的.准确性,即是小心地检查过,小心地改正过,小心地再检查过的小心的工作.
好判断力:
每位主管都要求秘书有好的判断力.如果秘书总是道歉说:"对不起,这件事我未想到",那么,就必须培养此特质.幸运地,这是可以培养训练的.这了要有好的判断力,可遵循下列四个步骤:
第一步骤:想想看你正在做什么
现在你已能不必想而能够记事,打字,读,说,及听.思考就是控制心思;即是,集中精神.所以,思考是训练好判断力的绝对要素.
第二步骤:看看是否该采取行动.
如果能集中思考,便知是否该采取行动.例如,是否有错要改,有问题要问,有业务待改进,或程序要变动等.如果自己能力办不到,找主管去.不错过任何采取行动的机会.
第三步骤:研析各种因素.
当你需要采取行动时,研析一切情况一调查,综合,分析-以判断是否有未考虑到的因素,值得再斟酌.
第四步骤:当机采取行动
依各种因素,衡量该采取的行动.然后,在适当的时机,采取必要的行动.以下举个好判断力的实例.
《情况一》
主管交待秘书去写一封信.当秘书在写信时对于时间问题没有十分肯定.经过判断后,再去请示主管,原来主管弄错了.秘书的正确判断,省下很多麻烦,也获得主管的赞许.
《情况二》
主管感冒在家.有位很重要的客户打电话来.急着要与主管谈一笔生意.秘书判断分析,觉得良机不可失,况且主管只是感冒而已.所以,秘书决定去电告知主管,但首先准备客户的齐全资料,以备主管询问.最后,主管称赞秘书的好的判断力.
工作效率:
工作效率即是在最短的时间内有条理,有系统地完成最大的任务.一般办公时间同样为八小时,有些秘书能处理好很多件任务;有些秘书则处理不了一件相同的任务.如果能力都相同的话,那差别就在于做事有无工作效率.
有效率的秘书在收集资料做报告时,会向各可靠的来源获得资讯并取下列的步骤:
—把整个资料分成许多单元
—把每单元资料分别写在纸条上
—把每单元依其来源来分类
—把纸条依系统排列
—把相关的单元归类成档
用此方法可以有系统地完成任务.有系统,有条理即是工作效率的先决条件.在办公室里的业务程序也是需要有条理,有系统.例如,主管出差,他希望秘书作电话记录.秘书则必须能筛选电话,并把每通电话的重点记在便条纸上,以便主管回来,即可一目了然,这就是工作效率.
机智性
机智性来自"再升"(rise again)之意.对于一个秘书,机智意即:在传统因袭的方式进行不通时,转向其他的资源或方法,以求解决.主管有时会指派难以完成的任务.秘书,甚至在心里颓丧时,必须保持乐观的态度.在遇困难时,不放弃,而试着找其他可行之道,再尝试,直到成功.
有位主管想找一份资料,但在档案里,遍找不着.秘书由档案里得知资料来自当地的专业协会会长,就决定去找这位会长,但即发现电话簿没登记.所以秘书打电话到他家,间接得知他办公室的电话号码,再打给他的秘书,而获得那份资料.其实秘书早就可以放弃了,但没有.机智是设法找出不同的解决办法,直到成功为止.
主动性
主动性即是能预见该做的事.没有指使,便主动地去做.所有秘书工作皆需要主动性去完成:指定的工作,例行工作,流程业务,及创意的工作.
主动性可分为二种方式:
—为主管的方便.(服务性)
—为主管分忧解劳.(业务性)
第一方式:
有位秘书把客户来信给主管看时,通常把先前相关的通信资料附上,以利主管参考.主管可能没时间看它,但他喜欢这样,以利得知来龙去脉,并做出最佳之决定与指定.
第二方式:
秘书由报上得知主管之朋友被任命为某公司之董事长.秘书把报导剪下并附上自己先拟的祝贺函,一起呈给主管.不管主喜不喜欢这封祝贺函,他一定会感激秘书的主动性的.
对人方面:
考虑周到:
秘书要能体谅,帮助,同情别人.考虑周到即是在为自己着想前,先考虑别人.如果一个人不能考虑别人,便仅仅只会依本性来做,因为人总是先考虑到自己.所以,考虑周到的资质是需要训练与培养的.努力,纪律现训练将有助于修正思想模式.当秘书能自然表达出先考虑别人时,必能获得真正的满足.
以下的例子,显示出如何恰当地表现考虑周到:
—如果认为主管可能会急需要你的帮助时,就留在自己的位置上.(考虑周到)
—在主管处于山穷水尽时,提供他有效的策略;当他感头疼时,帮他倒一杯凉水.(同情心)
—主管不在办公室时,才打私人电话.(以主管方便为主)
总而言之,一位考虑周到的人,先考虑别人.
圆滑性
圆滑性使秘书建立并维持和谐的工作关系.使用考虑周到的词句及体贴的举止,秘书可使人不感窘困与难过.相同地,其他人也会喜欢她(他),因为她(他)的圆滑性.
由下列的原则,可以练习圆滑性的技巧:
小心选用字:
—不妥:你什么时候可完成那工作 (语气强)
佳:你在中午前可完成那工作吗 (委婉)
—不妥:现在帮我打字.(命令式)
佳:你介意现在帮我打字吗 (客气)
—不妥:你明天要来上班.(命令式)
佳:你明天打算来上班吗 (尊重对方)
圆滑性就是承担责骂:
秘书在打好信后,发现有个错误,是主管的疏忽所致.秘书马上承担是自己的错,并立即修正.很微妙地,秘书的承担错误及承受责骂,使得此错误的情况,很完满的解决了.
圆滑性就是避免批评:
少说"我早就告诉你!"也不要说"我知道我是对的!"就是你很肯定,也不要说这些话,以免伤了对方的自尊心.当主管有错时,避免批评,才能维持良好的人际关系.
圆滑性就是装聋作哑:
听到有人批评,或听到主管与他太太谈到私人的事情时,一位圆滑的秘书就必装聋作哑,才能保持镇定,不受干扰,正常处理业务.
谨慎性:
对于有经验的秘书,谨慎性意味着把公司里所有业务保密.对于初任的秘书,谨慎性则意味着只把机密性的业务保密.一般秘书都通晓公司业务,但有经验的秘书,知道这一切都是公司的机密.公司主管也是希望秘书能谨慎地保密,不希望秘书谈论他的工作或他的私生活.谨慎性即是谨守业务机密,少谈论他人之私务.
责任感:
主管通常把责任感列为秘书条件之首.有责任感的秘书是非常敬业的.忠于职守,做事有条有理,有始有终.把主管所赋予的任务,当作一种挑战,全力以赴凤求完满达成.责任感亦是一种使命感,一种使命去承担完满达成主管所托付的任务.
由秘书的业务来探讨,秘书的责任感可归纳为四方面:
—努力达成主管上司交待的任务.
—尽力去执行秘书的例行业务.
—努力去完成主管上司未交待但必须做的任务.
—发挥协调的功能并以本身工作态度作为其他职员之表率一不迟到,不早退,坦诚待人,尽忠职守.
客观性:
客观性是以超然的,无私的态度,来看整体性的情况后,才做出反应.并即,置身事外,以理智而不带感情,不带私心的态度来分析一件事.秘书是需要有客观性的.有时候,工作受到批评,文件要重打;或建议被拒绝了.秘书可能会显出沮丧,失望与泄气.然而,主管即希望秘书能退一步,以全盘,客观的方式来看此事.想一想,主管为了避免再度犯错,才做批评.这是个良性的建议.文件必须重打,则是因主管做了很多变更,已改得面目全非了.另外,秘书的建议虽然有很多优点,但因牵涉高成本,所以暂被拒绝了.尔后,秘书对于提出计划或建议,反而更有成本概念了.
客观性可使秘书在采取任何反应前,心平气和的研析情境.
健康
秘书的业务包罗万象.公司机构的里外上下业务,都需要照顾.可见其责任之重大,任务之深远.因此,秘书人才必须要有健康的身体.有健康的身体,才能有健全的身心,开朗的心胸,乐观活泼的个性,以面对任何困难,化解任何困局,创造崭新的情势,以利公司机构业务之腾远发展.
健康是事业之基本,没有健康的身体,万念俱灰.秘书的工作性质是机敏的,又劳心劳力的工作,除了技能的工作需要劳心劳外,还经常要有良好的体力应付一切日常活动性的工作,因此若是没有良好的健康作基础,一切工作便无法积极而主动的展开,更不要谈到秘书的责任感和工作意识了.由此,可见健康对于秘书工作的重要了.

㈣ 秘书文才至关重要，它包括哪些具体内容

秘书文才作为领导身边的参谋、助手，工作的特殊性决定了必须具有较高的素质。以下是秘书从业人员的基本素质：
一、优良的思想政治素质
1、坚定的政治立场和政治态度。不管在任何情况下，都要在政治上、思想上、行动上与党中央保持高度一致，自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。
2、较强的政治识别能力。具备较强的政治鉴别力有利于秘书人员毫不动摇地坚持党的路线、方针、政策，按党的要求做好各项工作；有利于在工作中分清是非，奉公守法；有利于正确对待改革开放中的新情况、新问题，并正确地研究和解决。
3、较高的遵守纪律的自觉性。就秘书人员而言，纪律是推动一切工作正常运转的根本。
二、良好的职业道德
各行各业都有自己特定的道德规范，秘书工作也是如此：
1、热爱祖国，为人忠诚。这是秘书人员最基本的行为准则。
2、工作积极，求真务实。一要认真为领导决策服好务；二要认真为基层群众服务；三要讲求效率，求真务实。
3、与人为善，团结友善。秘书人员要有团结合作的精神，与各个方面人员搞好团结，到相互配合，步调一致。
4、谦虚谨慎，平等待人。秘书的一言一行、一举一动都要从维护领导机关的威信出发，摆正自己的位置，为领导当好参谋。
三、扎实的业务素质
业务素质是能力的标志，也是其他素质的一种反映，又是各类素质综合发挥作用的重要条件。对于秘书人员来讲，业务素质主要包括以下几方面：
1、认识事物的能力。
这种能力是指人们在时间经验基础上，对客观事物的本质和规律能够正确地了解和把握。具体讲，需要培养以下几种能力：
观察感知能力。秘书只有具备较强的观察感知能力，才能变被动服务为主动服务。
辨别是非能力。所谓辨别是非能力就是用辨证唯物主义认识论来观察分析事物，把握事物的本质，从而作出正确的判断。
分析综合能力。秘书要自觉以科学的理论来指导自己的工作，提高思维能力，善于从多种思路、多种方法来探求同一种事物，尽量做到举一反三，触类旁通。
随机应变能力。秘书承担大量事物性工作，常会出现一些意想不到的情况，这就要求秘书人员要有遇事不慌、处事冷静的应变能力。
2、语言文字运用能力
语言文字运用能力包括口头表达能力和文字表达能力。主要包括以下方面：
阅读能力。一是要回精读；二是要能够快读和泛读。
视听能力。秘书人员要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，并用清晰简明精练的语言加以复述。
言谈能力。语言能力是秘书的基本功之一。
写作能力。文字表达能力是文秘人员非常重要的基本功。
技能操作能力。主要能够熟练掌握现代办公设备的使用方法。
3、组织协调社交能力。
主要包括管理能力、协调能力、社交能力和办事能力。
管理能力。秘书要为领导出主意、当参谋、搞好工作服务，就要具有较强的管理能力。
协调能力。搞好协调是秘书部门的一项经常性工作。一是对上协调，树立全局意识。二是横向协调，树立商量意识。三是对下协调，要树立服务意识。
社交能力。现代秘书人员应具有较强的社会活动能力，善于待人接物。
办事能力。秘书人员要埋头苦干、忠诚老实，但绝不是要机械被动
四、健康的心理素质
秘书的心理素质是决定秘书活动和行为好坏的一个重要因素。秘书工作的职业特点决定了秘书人员必须具备多方面的心理素质。秘书必须具备如下五个角色意识：
1、辅弼意识。秘书人员只有具备了辅弼意识，才能在领导的管理决策过程中，为领导管理决策提供智力和体力服务，充分发挥秘书人员的参谋助手作用。
2、信息意识。秘书具有了信息意识，通过理发的、合乎逻辑的方式去搜寻各种有鲜度、有价值的信息，及时准确供给领导者在管理决策活动中使用。
3、效率意识。秘书效率意识的强弱程度如何，直接关系到秘书部门甚至领导部门工作效率。
4、自我意识。自我意识对秘书角色的扮演是十分重要的，一些工作出色的秘书总是具有很强的自我意识。
5、创造意识。当代新思想、新总是、新事物层出不穷，秘书人员一个重要的心理素质就是必须具备勇于进取和大胆创新的精神。

㈤ 文秘人员必须具备的10种工作意识

文秘是指经过学习，掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代文书学、秘书学的原理和方法、具有较强的写作能力、能熟练地从事文书、秘书事务工作，能进行文章写作、文学编辑和新闻写作、有较强的公关能力、并从事信息宣传、文秘服务、日常办公管理及公共关系等工作的人才。下面为大家带来了文秘人员必须具备的10种工作意识，欢迎大家参考。

一、配角意识

文秘工作的本质属性是辅助性，这是其与生俱来的属性。文秘在社会组织中不是领导者、决策者，因此，文秘没有决策权，而仅仅是领导者、决策者的参谋和助手。因此，文秘应在工作中首先明确自我定位，端正自我认知，牢固树立“配角”意识、“绿叶”意识，要认识到文秘工作就是“为他人作嫁衣裳”。因此，文秘在辅佐领导决策过程中，主要提供相关决策信息，出谋划策，提出合理的意见或建议以供领导参考。决策形成之后，文秘必须要认真执行并坚决维护，在执行过程中不得自行其是，擅自更改。文秘遇事要多请示、多汇报，绝不可自作主张、自以为是，要做到不越职、不越权、不越位。要杜绝在文秘工作中，以“二首长”自居，发号施令的行为。

二、参谋意识

现代文秘要求文秘做领导的参谋智囊，文秘工作的“四个转变”也强调“从偏重办文办事，转变为既办文办事，又出谋献策”，因此，现代文秘必须树立参谋意识，为领导出谋划策。

参谋就是为追求一定目标的领导者或决策者争取最佳目标效果而提供情报、信息、建议、方案的一种职能行为和智能活动，因此，文秘在工作中，大到决策，小到一般事务，凡是为了达到最佳的目标效果，文秘都可以为领导提意见或建议。

比如辅佐决策中的参谋咨询。决策前，为领导的决策目标提供决策依据、决策信息供领导参考；决策中，从拟定备选方案到分析评估到方案优选，文秘在每一步骤都可以提出自己的参考意见和建议，供领导拍板定案时参考；决策后，在提供回馈信息的同时，还应适时提供推动决策实施、防止和纠正决策失误的意见和建议。对于决策执行过程中出现的新情况、新问题要进行综合分析，找出原因，提出解决办法。

再比如文书工作中的参谋咨询。文秘人员在接受撰文意图后，有时需要通过撰写活动对领导意图进行深化加工，或作进一步的分析、综合、调整、取舍，或拾遗补阙，对领导意图中某些欠周密、欠妥当的地方给予弥补修正。这是文秘文书工作参谋功能的体现。

三、劝谏意识

金无足赤，人无完人。领导者在工作中也会有疏漏、失误，甚至是错误。这就要求文秘做领导的诤友，为领导工作拾遗补缺，提醒劝谏。文秘应及时指出领导工作中的不足和问题，防止错误的进一步危害和问题的扩大化。文秘对原则问题应绝不妥协。面对领导的违法违纪行为，决不可姑息纵容，更不应该同流合污，助纣为虐，使党和人民的利益进一步受到损害。这是对文秘工作意识的更高层次要求。

文秘要不断学习、提高业务能力才能发现领导工作中的不足而进行劝谏。文秘人员要站在领导的思维高度，有全局意识、大局意识和前瞻性，又要扎根群众，倾听民意，要综合上下两方面工作中的实际情况，才能做出正确恰当的判断，这是劝谏的前提。

文秘要讲究劝谏艺术。劝谏也是一门艺术，文秘应适时、适地、适机、适人地进行劝谏，才能达到更好的效果。劝谏应当选择合适的时间、场合，要通过正当的渠道，有理有据地委婉合理表达，不能在公开场合让领导难堪，要照顾领导的自尊心，维护领导在下属面前的权威。劝谏应当抓住时机，如在某些决策只是初步设想，还未付诸行动、正式执行阶段，劝谏的效果最好。劝谏应当建立在对领导行事风格、思维个性充分了解的基础上，对症下药，因人而异，此之谓“适人”。

四、服务意识

文秘职业在国外属于一般事务管理、服务这一职业大类。从文秘工作性质上，服务性是文秘工作的典型属性之一。因此，文秘要树立牢固的服务意识，具体讲就是“三服务”意识。“三服务”从基层来讲，即为领导服务、为职能部门和下级机关服务、为人民群众服务。文秘工作的服务性是综合性、全面性的服务，既为领导服务，也为职能部门和下级机关服务，更是为人民群众服务的。文秘的服务意识贯穿在文秘的一切工作之中，小到端茶倒水、接打电话、跑腿办事、打印文件等琐碎工作，大到接待来宾、会议组织、决策服务等。文秘应充分认识和理解文秘服务工作的价值，并对服务工作投入全部热情和精力，严谨认真地做好每一项看似微不足道的工作。

文秘的服务意识，要特别强调一下主动服务意识。文秘活动包含主动性与被动性这一对基本矛盾范畴。文秘工作受制于客体及其指向而具有鲜明的被动性，一般情况下，领导让干什么就干什么，让怎么干就怎么干。但是，文秘工作也有主动性的广阔空间。比如主动为领导和职能部门提供有价值的信息，主动地参谋咨询，主动劝谏，主动提供决策目标，主动反映工作中出现的各种问题、苗头等等。总之，文秘要像“四个转变”中提到的“从被动服务，转变为力争主动”，创造性、预见性地开展工作，充分体现文秘工作的自觉性和责任感。

五、公关意识

公关是以公众利益为出发点，以互利共赢为目的的一种传播沟通、塑造形象、协调利益的科学管理思想。文秘作为上下左右内外联系的“桥梁”、接待来信来访的“窗口”、危机事件的“一线救火员”，必须掌握现代化的管理理念，具有敏感的公关意识。这就要求文秘人员要善于处理各种复杂关系，善于处理各种突如其来的紧急情况、特殊意外情况，化解危机。公关意识中很重要的方面是对危急事件的处理，文秘人员应该果断对形势作出正确合理判断，尽快将负面事件的影响控制在一定范围内，最大限度保障公众利益，将本单位的损失降到最低。

现代文秘应有意识地密切和融洽与股东、职工、顾客、社区公众、新闻媒介乃至政府部门等内外各方面的关系，树立并维护单位和公司的良好形象，提高和扩大单位与公司的知名度和美誉度。

六、信息意识

信息工作是文秘工作的重要组成部分，信息工作几乎又是文秘各项工作开展的前提，如信访、调研、文书拟写、策划宣传、辅佐决策等。互联网时代是“信息爆炸”的时代，信息和信息获取渠道都更加多元，这极大便利了文秘的工作。但同时，这也意味着文秘人员应具有更敏锐的对信息的感受力、判断力和洞察力。传统文秘在信息工作中只侧重于简单的收发传递信息，现代文秘则强调综合处理信息，即要有敏锐的信息意识，要善于发现各种有价值的信息，要有去伪存真的鉴别能力，要有沙里淘金的筛选能力，要有综合提炼的加工能力，及时向领导传递各种有价值的信息。

七、保密意识

文秘由于为决策者、领导者服务，因此接近权力的核心。文秘要辅佐领导决策，服务各种会议，对许多机要秘密文件进行起草与处理。因此，文秘比一般群众知密早、知密多、知密深。一旦泄密，会使所在单位的.工作承受相当的损失和难以估量的影响。因此文秘必须自觉树立保密意识，保守机密，守口如瓶。文秘在思想上要时刻警惕，充分认识保密工作的重要性，提高防范意识。文秘要严格遵守单位相关的安全保密管理条例，要坚持职业原则，遵守职业道德，不将所掌握的信息作为谋私利的手段，自觉维护本单位的利益。

除了传统的保密工作，网络信息的安全保密工作也越来越受重视，推动建立网络安全防范机制、进行网络信息技术加密、适应保密工作发展的新变化是对文秘保密意识的新要求。

八、政策法规意识

遵纪守法、知法用法对国家、对每个社会主义公民和社会组织的要求。领导的决策要符合相关的法律法规和党和国家、以及上级的大政方针政策，不得违背和抵触。因此，文秘应该树立政策法规意识，为领导决策把好政策关、法规关。另外，文秘在信访工作中，要以政策、法规作为依据解疑答惑，文秘人员作为单位的“笔杆子”，要写好各种公文材料，也必须以政策法规为依据。因此，文秘必须要具备一定的政策法规修养和意识。

九、形象意识

文秘部门素有“窗口”之称。说它是“窗口”是指内外联系、洽谈工作、商办事情、群众来访等，都由文秘部门出面。文秘往往集文秘、领导、单位组织形象于一身，因此，文秘工作作风、个人形象都直接反映一个机关、一个企业及其领导的公众形象和精神面貌。因此，文秘必须树立形象意识。

文秘要有意识地培养敏捷干练、严禁细致、一丝不苟、谦和热情、谦虚谨慎、积极主动、精神饱满的工作作风，生活作风上要养成良好的生活习惯，注重穿衣打扮，讲究卫生，谈吐文雅，举止大方，文明有礼等。只有这样，才能在对外交往当中提高本组织的美誉度和信誉度。

十、群众意识

全心全意为人民服务，是我们党的根本宗旨。一切机关、团体、企事业单位，都是为人民服务的。文秘工作的“三服务”也强调文秘是为人民服务的。因此，为人民群众服务，这是文秘工作的出发点与归宿。文秘工作本身，包含有协助领导处理直接与人民群众利益密切相关的具体事务，比如调查研究、信访工作、查办工作等。文秘部门无论是参谋辅助还是事务服务，都是协助领导带领群众去实现组织目标。因此，文秘在工作中一定要树立群众观念。

㈥ 信息意识包括哪些内容

信息意识包括信息经济与价值意识、信息获取与传播意识、信息保密与安全意识、信息污染与守法意识、信息动态变化意识等内容。

意识的起源：某种物质具有了使得意识屏幕连续性的最原始能力，也就是说不仅可以接收光量子，还可以影响光量子自旋，是双向的互为影响。

这符合布里渊提出的信息熵理论，麦克斯韦妖就是借助外界的光，同时熵减过程伴随能量消耗，也具有量子力学上的意识特征。这种能力加载在基因和人类认知中，是进化的过程，所以说人类认知是基因信息的升级版。

(6)秘书的信息意识有哪些表现扩展阅读

人类所有的思想和认知，都是来源于“意识”的结果。我认为对意识的定义，不应仅仅指定为人类的意识，而是物质具有的某种特征，比如真的可以用朱清时教授所说的麦克斯韦妖这个概念，这样其实意识经过了三个不同阶段的进化。

从最初的某种高分子物质具有的能力到今天的人的意识，而这种物质具有的能力在开始和中间阶段都是化为物质的复制和传播为特征，即基因的特征。最后到人的意识。可以说人的认知，其实就是基因信息的升级版。