数据档案归档怎么写

1. 资料归档整理怎么做

1、将全部文件收集起来，文件归档工作是按一定周期进行的，可能是一年，也可能是一个季度。

2、按照相关章程进行筛选，剔除没有当前和后期参考、使用或执行价值的文件。

3、划分类别和级别，无法划分级别的文件，可酌情与本部门文件并列归档。

4、确定保管期限，归档文件可根据其价值的影响时长及相关规章制度来预留足够的保管期限。

5、修缮文件内容，档案管理人员需要咨询文件来源处的同事，获取正确内容并对文件进行修补增删，另外还需要规范文件纸张大小及装订物以便保存。

2. 归档的方法怎样归档最好

当然是根据国家标准好，这都是经过实践证明且轻质有效，统一使用的方法，不过我先给您一份我写的，后面附上国家标准，祝成功！

文件、记录归档的有关规定
1. 目的
规范公司文件、资料的管理，确保公司资料完整，便于查找。
2. 适用范围
记录、证书、证件、技术资料、公司文件及综合类文件
3. 管理程序
3.1. 保管
3.1.1. 记录的保管方法
3.1.1.1. 按记录的编号归类存放，能成册的按月整理成册，按年装订成卷，例如：信息反馈单、电话记录、领料单等。
3.1.1.2. 涉及同一项目的有关记录按项目成套保管，项目结束时，每个项目单独装订成册，按年装订成卷。例如：ZHHK-JL/04的管理评审系列记录、ZHHK-JL/06的质量计划系列记录及ZHHK-JL/08的项目建议书一直到ZHHK-JL/11的设计和开发更改通知单等。
3.1.1.3. 除文件控制清单、记录控制清单在文件换版时组卷外，其余记 录按月整理，按年装订成卷。
3.1.2. 证书、证件类文件的保管
综合部负责将各类证书、证件登记编号；属于个人的证书，复印留底后，归还个人保管；属于公司的证书由综合部统一保管。
3.1.3. 技术资料的保管
技术材料，从立项开始，直至成果推广应用各阶段形成的文件材料，使用后交到综合部保管，待成果推广后，将所有材料装订成卷。
3.1.4. 综合类文件的保管
将有一定相关性的文件整理在一起，随时将文件归到相应的类别，年底按类别装订成卷。
3.1.5. 公司文件的保管
公司文件发布后要在综合部登记备案，年底按文件编号的顺序装订成卷。 有保存价值的通知按公司文件处理，附在公司文件后面，按发布的日期排列装订。
3.2. 组卷要求
3.2.1.卷内要有目录
3.2.2.卷要有编号
编号规则：xx--xxx

文件类别代号：记录 —— JL
证书、证件类文件 —— 证
技术资料 —— JS
综合类文件 —— ZH
公司文件 —— GS
3.2.3. 证书、证件类文件因经常使用，所以不用组卷，但要有目录。证书、证件 单独编号。

附上国家标准：

中华人民共和国档案行业标准

归档文件整理规则

DA/T22-2000 中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准 2001-01-01实施

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1 范围

本标准规定了归档文件整理的原则和方法。�
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。

2 定义

本标准采用下列定义。
2.1 归档文件�
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2 归档文件整理�
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3 件�
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

3 整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4 质量要求

4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5 整理方法

5.1 装订�
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2 分类�
归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1 按年度分类�
将文件按其形成年度分类。
5.2.2 按保管期限分类�
将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3 按机构(问题)分类�
将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。
5.3 排列�
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4 编号�
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。图示中“＊”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。
5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4 件号：文件的排列顺序号。�
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。
5.5 编目�
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
5.5.1.1 件号：填写室编件号。
5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3 文号：文件的发文字号。
5.5.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"〔 〕"号。
5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
5.5.1.6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
5.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。
5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。
5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
5.6 装盒�
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1 档案盒
5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。（见图A4(a)）。
5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2 备考表�
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。
5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。