㈠ 如何規范地整理歸檔文件
企業檔案管理法第一章總則第一條根據國務院關於加強企業管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強企業檔案工作，更好地為企業提高經濟效益服務，特製定本規定。第二條企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構成是以科學技術檔案為主體，包括計劃統計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛生和黨、政、工、團工作等方面檔案。第三條企業檔案工作是企業管理基礎工作的組成部分，是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。第四條企業檔案工作要堅持集中統一的管理原則。第二章文件材料的形成與歸檔第五條企業要根據國家法規和有關部門的規定，制定文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度。文件材料的運轉要遵循計劃、生產（施工）、技術、經營等項工作（以下簡稱生產活動）和文書處理的程序。第六條企業生產（施工）活動中形成的科技文件材料（含縮微膠片，照片，錄音、錄像和計算機磁帶等，以下同），由產品試制、科研課題和工程項目負責人指定有關人員負責積累、整理後歸檔。各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業務范圍，指定有關人員負責積累、整理後歸檔。第七條企業文件材料歸檔的基本要求1、歸檔的文件材料必須完整。2、歸檔的文件材料必須准確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規律。第八條企業必須編制文件材料的歸檔范圍。企業文件i材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面：1、產品生產方面。有產品設計、工藝、工裝的圖樣和技術文件，原材料檢驗、產品生產過程和生產調度工作中形成的各種文件材料等。2、經營銷售方面。有企業經營決策和經銷管理的各種記錄、文件、合同、協議等文件材料，市場經濟信息，廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。3、設備儀器方面。有設備儀器的圖樣和技術文件，設備儀器安裝、調試和驗收過程中的技術性、憑證性文件材料，設備儀器的運行、維修記錄，設備改進、改裝和報廢的文件材料等。4、技術管理方面。有質量管理、技術引進、技術改造和標准、計量、能源、環保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。5、計劃統計方面。有各種計劃、統計報表和計劃管理、統計分析活動中形成的各種文件材料。6、物資供應方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。7、勞動工資方面。有定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。8、財務管理方面。有財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。9、教育培訓方面。有幹部、職工教育和技術培訓的文件、教材等。10、黨、政、工、團工作方面。有企業黨務工作以及組織、宣傳、人事、保衛工作中的各種文件材料，企業行政工作、共青團工作和工會工作中的各種文件材料等。11、科學技術研究方面和工程建設方面，按有關規定執行。12、其他方面。第九條歸檔時間1、產品試制、課題研究、基建工程或其他技術項目，在任務完成後或告一段落時，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責人審定後，向檔案部門歸檔。2、各項管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年內，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審定後，向檔案部門歸檔。第十條企業各類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份數。第十一條企業文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產、技術、經營等各項管理程序；列入生產、科研、基建和經營等各項活動的工作計劃；列入企業有關部門的職責范圍和有關人員崗位責任制。第十二條企業產品試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗收，必須有檔案部門參加。文件材料不完整、不準確、不系統，不能進行鑒定、驗收。第十三條企業產品和工程創優、科研成果評獎，歸檔的文件材料是否完整、准確、系統要作為一項考核內容，檔案部門不簽署意見不得申報成果。第十四條企業新購重要設備儀器和引進項目的文件材料到貨時，有關專業部門應會同檔案部門檢查驗收文件材料；並及時歸檔。第十五條企業工作人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規定，及時向檔案部門歸檔。第十六條企業檔案部門要對企業文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督、檢查。第三章檔案管理第十七條企業要建立健全各項檔案管理制度，列入企業的經濟責任制體系，並制定嚴格的考核和獎懲法。第十八條檔案分類1、根據國家和有關部門檔案分類編號的規定，編制企業檔案分類編號方法。2、分類編號要遵循文件材料的形成規律，並且要便於保管和提供利用。3、企業生產、技術等管理性文件要按其文件內容分別歸入生產、科研、基建、設備等類中統一編號。4、常用的分類方法有：（1）按產品型號分類；（2）按設備型號分類；（3）按科研課題分類；（4）按工程項目分類；（5）按專業性質分類；（6）按組織機構分類；（7）按時間分類。第十九條檔案編目與編制檢索工具1、要編制檔案總目錄、檔案分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。2、要根據需要編制檔案檢索工具，並且進行檔案著錄工作，著錄方法按照國家標准GB3792.5一85《檔案著錄規則》執行。第二十條檔案保管1、接收檔案必須認真驗收，並接交手續。2、存放檔案必須有專用櫃、架，排架方法要科學和便於查找。3、底圖除修改，送曬外，不得外借。修改後的底圖入庫，認真檢查其修改、補充等情況。底圖存放以平放為宜。4、縮微膠片、照片、磁帶等的保管：（1）存放膠片、照片、磁帶要用特製的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在膠片櫃或防火櫃內。縮微母片和拷貝片應分別存放；（2）膠片庫房應設置在沒有臭氧、氧化氮、硫化氫，二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段，庫房內應設有防火和空氣調節設施，溫度、濕度應符合規定的要求。5、要定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進行修補和復制，庫藏檔案因移交，作廢、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據。6、檔案庫房的一般要求：（1）保存檔案必須有專門的庫房，並且具備良好的衛生環境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施；（2）檔案庫房建設要列入企業基本建設計劃，庫房建築設計按照《檔案館建築設計規范》執行。第二十一條圖紙的修改、補充1、修改已歸檔的圖紙要有經過領導批準的圖紙修改、補充通知單。2、修改內容較小時，可直接在圖畫「杠改」、「刮改」或者發送「變更通知單」，採用「杠改」、「刮改」時應在修改處標注「修改標記」。3、修改內容較多時，應另出新圖代替，原來圖紙作廢。新圖列入原圖紙目錄，並且註明所代替的原圖圖號。作廢的圖紙應註明新圖的編號，根據需要另行保管。4、整個保管單位內圖紙作廢，由新圖代替時，應重新編制保管單位，並且註明原保管單位編號。原保管單位標注新保管單位的編號後，根據需要另行保管。第二十二條檔案鑒定1、企業要根據國家利有關部門的規定，編制檔案保管期限表，檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的基本原則是：（1）對企業有長遠利用價值的檔案應永久保存：（2）對企業在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存；（3）凡是介於兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。2、鑒定工作要組織由企業領導、專業技術人員和檔案人員參加的鑒定小組，直接對檔案進行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中註明鑒定意見，由小組負責人簽名，並且註明鑒定日期。3、鑒定工作應該定期進行，具體由企業根據實際需要確定。4、檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限准確，保管單位質量達到標准規定，鑒定中發現檔案不準確、不完整，企業應及時責成有關部門和人員負責修改、補充。5、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，銷毀前要造具清冊，提出銷毀報告，經企業領導審批，並報送有關檔案管理機關備案。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定。第二十三條檔案統計1、企業檔案管理要建立健全統計工作，統計數據以原始記錄為依據，做到准確、可靠。2、檔案統計主要有檔案管理基本情況統計，檔案數量統計，檔案提供利用及其效果的統計等。第二十四條檔案管理現代化1、企業檔案管理現代化是企業現代化管理的組成部分，要列入企業現代化管理的整體計劃中統籌考慮。2、企業檔案部門要應用現代管理方法。有條件的大中型企業要逐步應用電子計算機為主，包括縮微技術和先進的監控裝置、通訊設施和公自動化等現代管理手段。第二十五條檔案管理經費按照財政部、國家檔案局（1980）財企字第629號文《關於企業檔案庫房建設和購置設備所需費用如何列支的規定》執行。第二十六條企業要按照國家有關規定向有關檔案館移交有關檔案或復製件。第二十七條企業破產以後，除設備檔案、基建檔案等隨同實物移交外，其餘檔案應向有關檔案館移交。第四章檔案信息開發利用第二十八條企業檔案信息開發利用是企業檔案管理的一項重要內容，開發工作主要是指對生產、技術和經營管理的檔案信息開發。檔案信息開發利用要重點服務於改善企業經營管理、提高產品質量、降低物質消耗和增加經濟效益等方面。第二十九條企業檔案信息開發利用的幾種形式1、在企業內部實行檔案開架閱覽。2、編制並交流檔案目錄。3、對檔案進行加工整理，匯編專題資料或編制產品、科研成果、基建工程簡介、文摘和數據手冊、圖表手冊、市場信息、用戶反映、國內外同行業生產情況介紹等。第三十條企業檔案開發與提供利用，必須嚴格執行保密制度。第三十一條對於積極主動開發與提供利用檔案，為發展企業生產、提高產品質量、降低物質消耗和增加經濟效益等做出貢獻的人員，企業應給予表揚和獎勵。獎勵法按國家有關規定執行。第五章檔案管理體制第三十二條企業檔案管理涉及生產活動和黨、政、群等各個部門，應由一位副廠長（副經理）分工領導，並且列入企業領導議事日常，作為考核企業領導人政績的一部分。第三十三條要加強和充實企業檔案管理機構，集中統一管理企業檔案工作。有條件的大型企業要建立企業檔案館或企業檔案資料信息中心。第三十四條企業檔案部門是企業檔案、資料的貯存基地和利用中心，負責統籌、協調、組織、管理企業的檔案、資料工作。第三十五條檔案管理人員1、企業要配備適應檔案、資料工作需要的專職檔案人員，並且應有一定數量的專業技術人員。2、大中型企業檔案部門的主要負責人應具備中級以上專業技術職務的學識水平和工作能力。3、企業檔案管理人員享受專業技術管理人員待遇，按工程技術專業或檔案專業技術職務聘任。第六章附則第三十六條企業黨、政、工、團檔案管理按照中共中央公廳、國務院公廳印發的《機關檔案工作條例》的有關規定執行。第三十七條企業會計檔案管理按照財政部和國家檔案局制發的《會計檔案管理法》的有關規定執行。第三十八條企業人事檔案管理按照中共中央組織部的有關規定執行。第三十九條集體企業、鄉鎮企業可參照本規定執行。第四十條本規定由國家檔案局負責解釋。第四十一條本規定自發布之日起執行。