A. 進出口函電寫作格式要注意哪幾個原則
一封正規有效的商務信函必須寫得具體，生動和明確。在面對大量貨物描述，敘述其多項交易條款時，務必做到仔細具體描述，要盡量避免運用不確定，大概，模糊和抽象的詞句。在書寫過程中，應盡量使用真實具體的數字與事實，採用恰當的形容詞，使貿易雙方更加明確了解交易內容。多數情況下，商務信函採用主動語態陳述內容。例如，在最終的銷售確認書中，詳細具體的列出產品的規格，數量，單價，包裝，保險等交易條款，使此信函生動明確，更有分量；做到讓交易對方完全了解產品資料，加速今後的交易進程。
B. 如何撰寫外貿商務電函
撰寫商務信函並不要求您使用華麗優美的詞句。所有您需要做的就是，用簡單朴實的語言，准確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什麼。圍繞這一點，我們總結了幾方面的內容，希望對您寫作商務信函有借鑒作用。 口語化 每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的「生意腔」，於是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧願寫「Your letter has been received」，「Your complaint is being looked into」而不是「I have received your letter」或者「We are looking into your complaint」。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎?只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。 想像一下，如果您由於無法准時交貨而在電話上跟您的合作夥伴表示歉意時，您會怎麼說?我想您會說「I am sorry we cannot deliver the goods today」。 既然在電話中您會這樣說，為什麼在信件中要改成「It is regretted that goods cannot be delivered today」?放棄這種所謂的「生意腔」吧，讓您的信也象談話那樣簡單，自然，人性化。 語氣語調 由於您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所採用的語氣語調也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什麼樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢?是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。 *真誠 不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎的，所以您的信函也必須能夠充分體現您的真誠。不管說什麼，都要帶著您的誠意去說。把寫好的信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠。 *直接 跟您一樣，您的合作夥伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產生利益的內容，請毫不留情的舍棄它們。因為這些內容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產生反感。 *禮貌 我們這里所說的禮貌，並不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。如果本著這樣的態度去跟別人交流，那麼就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今後合作的機會。 特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解並尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現一下您的高姿態，您可以據理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言。 還要提醒一點，中國人有句話叫做「過猶不及」。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚。所以最關鍵的還是要把握好「度」，才能達到預期的效果。 *簡潔 就象前面提到的，要用簡潔朴實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的 單詞 ，避免生僻或者拼寫復雜的 單詞 。一個 單詞 可以表達，就不要用片語。多用短句，因為短句更容易理解。少用「and」，「but」，「however」，「consequently」這些讓句子變得冗長的連詞。在同一封信函里，不要使用多個相同含義的單詞。比如，您前面寫了「goods have been sent」，那後面再提到這件事時就不要再用其他單詞如「forward」「dispatch」等。因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。 *精確 當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助於加快事務的進程。 針對性 請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發的通函，從而表示對此的重視。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫「Dear Sirs」 or 「Dear Sir or Madam」。 語言朴實 前面我們說過，商務信函不需要用華麗的詞句。根據西方的語言習慣，他們更願意使用簡練而朴實的語言。所以當我們跟西方人進行商務溝通時，也要盡量避免華麗復雜的詞句。比如「We look forward to a bright and glorious future of cooperation」，就不如直接寫成「We hope to have the opportunity to work together with you in the future.」，這樣才更加符合西方人的語言習慣。 回復迅速及時 給買家的回復，千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商。
C. 運用商務信函的技巧都有哪些
信函也就是平時所說的公函，是為開展各項商務活動而用的，因此又稱之為商務信函。它在現代社會的運用極為廣泛。
商務信函的基本禮儀
1．信封的使用禮儀
應根據我國標准信封的具體規定，並結合單位自身的形象特徵設計和製作帶有單位標志的信封。信封不要用訂書機加封，宜用膠水封口，郵票貼在右角，若需多枚郵票，可貼在信封背面。航空標簽應貼在信封正面右下角。還須注意的是，印刷了單位名稱的信封，不能用來寄遞國際及港澳台郵件。
2．信箋的選擇
在顏色方面，可以是白色、乳色、藍色等，彩色鑲邊的信箋也日益流行起來。商務活動中的信函最好不用帶有彩飾的信箋。如果是寫文言信，那麼最好用豎行信箋。不要使用有摺痕污跡的信紙。寫英文信，應使用信紙質地較好的，如用打字機，字跡一定要清楚。
3．書寫的禮儀
書信字跡要規范，最好用楷體字或行書。可用藍色、黑色鋼筆書寫，用圓珠筆或毛筆書寫也可，不宜用鉛筆書寫，忌用紅色書寫。書寫時要確認收信人、郵政編碼、地址、姓名准確，稱呼恰當。信封J二收信人的稱謂後一般有「啟」，也可用「親啟」。若寄給旅居某地或旅館的人，要寫上「請留交」；當需轉交時可寫「煩交」或「轉交」某人。發信人地址也要寫清楚，一旦信交不到收信人，可便由郵局將信退回。海外信函的信封正面，收信人姓名、地址居中書寫，第一行寫收信人的姓名，姓名前就加上稱呼，第二行寫門牌和路名，第三行寫城市名和郵政編碼，最後一行寫國名。可以各行開頭對齊，也可以每行往右後縮五個字母。應用寄達國通曉的文字書寫，寄達國國名應用大寫字母。寄件人姓名、地址寫在信封正面左上角或信封背面上半部，順序同收件人姓名、地址一樣。
4．信紙的折疊
信紙的一般折疊法是文字向外，先直後橫，或先橫後直。文字面內的折法，一般是喪家凶信折法。信箋順折向上最為適合，因為收信人拆信後，抽出信箋便看見自己的名字。寫文言書信時，最好注意這一點。寄往歐美國家的信函，信紙折疊方式為一分為i地橫折。先折信紙的下端，後折信紙的上端，以便收信人拆信後，打開信紙便可看到自己的名字。
幾種常用商務信函的禮儀
(1)邀請信禮儀。這是用於邀約的一種社交信函。邀請信一般內容比較簡單，但措辭要誠懇，受到邀請的人無論應邀與否，都要及時回復。
(2)聘任信禮儀。在一般情況下請柬和聘書可代替聘任信，不過，對於單一的或特殊的對象來說，信函的樣式顯得更為鄭重。為了表示對受聘者的器重和敬仰，則可由單位的負責人發聘任信。當今的外企、合資企業用聘任信較多，其他機構使用不多，但隨著我國尊重人才風氣的興起和行政首長負責制的形成，聘任信會逐步普遍起來。
(3)推薦信禮儀。這是單位或個人介紹某人擔任某項職務或負責某項工作的信函。推薦信的發出者可以是和被舉薦人有交情或業務關系的人，也可以是有某種關系的組織單位。推薦信要盡可能介紹被推薦人的詳細情況，需實事求是，態度也要適當，不可強人所難。
(4)商洽信禮儀。這是單位或個人因業務關系而用的一種信函。這種信函旨在就某一問題進行書面商討。無論是個人還是組織，第一次就問題商洽，要就這一事項的緣起、目的等闡明，提出具體的意見和建議，乃至具體計劃。如果是商業方面的商洽函，有關數據、指標等都要明確無誤。
專家支招
依據我國文字書寫的形式。題詞可以分為橫豎兩種格式。豎式的一般從右向左寫，橫式自左向右寫。題詞一般都有三部分內容：一是題詞正文；二是題詞的對象，即給誰題寫的；三是落款。常見的情形是題詞居中，對象在右或在上，落款在左或在下，落款除題詞者的姓名外，還應有題詞的時間。有的也把題目的對象放在正文之後。有一些帶有號召性的、對象不確指的題詞，大多省略題寫對象。一些題寫於山水實物上的題詞，則多是上不寫題詞對象，下不寫落款。
D. 外貿函電信涵寫作
第一題.
Dear Sirs,
Through the courtesy of our Commercial Counsellor's Office in London, we notice that you are interested in doing business with us.
Our lines are mainly textiles. We wish to establish business relations by the commencement of some practical transactions. To give you a general idea of the various kinds of textiles now available for export, we are enclosing herewith a catalogue and a price list for your examination. We would appreciate receiving your specific enquiries.
We look forward to receiving from you good news.
Yours faithfully,
譯文:
敬啟者:
承蒙我們駐倫敦的商務參贊處的介紹,我們注意到你方有意與我們做生意.
我們主要經營紡織品.我們希望通過開展一些實際的業務來建立貿易關系.為了使您對各種可供出口的紡織品有個大致的了解,我們附函郵去一份商品目錄和價目單供你參考.我們將非常感謝收到你方的具體詢盤.
盼早復.
誠摯問候
第一題因為也沒有具體要求公司及其他,所以泛泛寫了例子了.第二題就沒有寫過了,一般我們碰到的只是賣方向買方要信用證,之前要買方向銀行開具的就沒涉及了,哈哈~只在網上找了個信用證樣本.
http://forum.cnool.net/topic_show.jsp?id=2551990&oldpage=7&thesisid=439&flag=topic1
E. 求大神幫忙寫外貿函電！急急急！ 假設你是廣東輕工產品進出口公司出口部的經理。最近，你收到香港金鞋
To: Hong Kong Golden Shoes Co,. Ltd.
Dear Sir,
We have received your inquiry dated January 3, 2016 and thanks for your interest in our procts.
As requested, we hereby offer you as follows:
The name of commdidy: Tiantan Brand Men's Cotton pantalettes
Specificaiton: Large 50%, Medium 50%
Packaging: one pantalettes in a plastic bag, two dozens in a reinforced carton, 20 cartons on a palet, 10 palets in a container.
Quentity: 400 dozens
Price: USD12/pc FOB Huangpo
Shipment Date: On and before February 22, 2016
Payment: By an irrevocable and confirmed L/C payable by draft at sight
This offer is firm and please reply here before 5 p.m. on January 16, 2016.
We trust that the procts above mentioned will meet your requirements and we are looking forward to your earliest order.
Yours faithfully,
Manager
Export Department
Guangdong Light Instrial Procts Im. & Ex. Company
註：pan是短褲，不合題意，應為pantalettes
F. 外貿函電各種模板
1、請求建立商業關系
Rogers Chemical Supply Co. 10E.22Street Omaha8,Neb Gentlemen: We have obtained your name and address from Aristo Shoes, Milan , and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us. We have been importers of shoes for many years. At present, We are interested in extending our, range and would appreciate your catalogues and quotations.If your prices are competitive we would expect to transact a significant volume of business. We look forward to your early reply.
Very truly yours 自米蘭職權里斯托鞋類公司取得貴公司和地址，特此修函，祈能發展關系。多年來，本公司經營鞋類進口生意，現欲擴展業務范圍。盼能惠賜商品目錄和報價表。 如價格公道，本公司必大額訂購。 煩請早日賜復。 此致
2、回復對方建立商業關系的請求
Thank your for your letter of the 16th of this month. We shall be glad to enter into business relations with your company. In compliance with your request, we are sending you, under separate cover, our latest catalogue and price list covering our export range. Payment should be made by irrevocable and confirmed letter of credit. Should you wish to place an order, please telex or fax us.
本月16日收到有關商務關系的來函，不勝欣喜。謹遵要求另函奉上最新之出口商品目錄和報價單。款項煩請以不可撤銷保兌之信用狀支付。如欲訂貨，請電傳或傳真為盼。 此致 敬禮
3、請求擔任獨家代理
We would like to inform you that we act on a sole agency basis fora number of manufacturers. We specialize in finished cotton goods for the Middle eastern market: Our activities cover all types of household linen. Until now , we have been working with your textiles department and our collaboration has proved to be mutually beneficial. Please refer to them for any information regarding our company. We are very interested in an exclusive arrangement with your factoryfor the promotion of your procts in Bahrain. We look forward to your early reply. `
本公司擔任多家廠家的獨家代理，專營精製棉織品，包括各燈家用亞麻製品，行銷中東。 與貴公司向有業務聯系，互利互作。貴公司 紡織 部亦十分了解有關業務合作之情況。 盼望能成為貴公司獨家代理，促銷在巴林市場的貨品。 上述建議，煩請早日賜復，以便進一步聯系合作。 此致 敬禮