① 什麼是工作流技術
工作流：
根據 WfMC 的定義，工作流（Workflow）就是自動運作的業務過程部分或整體，表現為參與者對文件、信息或任務按照規程採取行動，並令其在參與者之間傳遞。簡單地說，工作流就是一系列相互銜接、自動進行的業務活動或任務。
工作流是針對工作中具有固定程序的常規活動而提出的一個概念。通過將工作活動分解成定義良好的任務、角色、規則和過程來進行執行和監控，達到提高生產組織水平和工作效率的目的。工作流技術為企業更好地實現經營目標提供了先進的手段。
1993年，國際工作流管理聯盟（Workflow Management Coalition，WfMC）的成立標志著工作流技術開始進入相對成熟的階段。為了實現不同工作流產品之間的互操作，WfMC在工作流管理系統的相關術語、體系結構及應用編程介面等方面制定了一系列標准。工作流管理聯盟給出的工作流定義是：工作流是指整個或部分經營過程在計算機支持下的全自動或半自動化。在實際情況中可以更廣泛地把凡是由計算機軟體系統（工作流管理系統）控制其執行的過程都稱為工作流。
一個工作流包括一組活動及它們的相互順序關系，還包括過程及活動的啟動和終止條件，以及對每個活動的描述。工作流管理系統指運行在一個或多個工作流引擎上用於定義、實現和管理工作流運行的一套軟體系統，它與工作流執行者（人、應用）交互，推進工作流實例的執行，並監控工作流的運行狀態。
一、工作流管理：
通常，工作流管理系統指運行在一個或多個稱為工作流機的軟體上的用於定義、實現和管理工作流運行的一套軟體系統，它和工作流執行者（人、應用）交互，推進工作流實例的執行，並監控工作流的運行狀態。在這里需要強調指出的是工作流管理系統不是企業的業務系統。在很大程度上，工作流管理系統為企業的業務系統運行提供一個軟體支撐環境，非常類似於在單個計算機上的操作系統。只不過工作流管理系統支撐的范圍比較大、環境比較復雜而已，所以也有人稱工作流管理系統是業務操作系統（BOS － Business Operating System）。在工作流管理系統的支撐下，通過集成具體的業務應用軟體和操作人員的界面操作，才能夠良好地完成對企業經營過程運行的支持。所以，工作流管理系統在一個企業或部門的經營過程中的應用過程是一個業務應用軟體系統的集成與實施過程。
二、工作流管理系統：
工作流管理系統可以用來定義與執行不同覆蓋范圍（單個工作者、部門、全企業、企業間）、不同時間跨度（分鍾、小時、天、月）的經營過程。這完全取決於實際應用背景的需求。按照經營過程以及組成活動的復雜程度的不同，工作流管理系統可以採取許多種實施方式，在不同的實施方式中，所應用的信息技術、通信技術和支撐系統結構會有很大的差別。工作流管理系統的實際運行環境可以是在一個工作組內部或者在全企業的所有業務部門。
三、業務過程：
業務過程（business process）就是活動的集合，這些活動均關聯於特定的託付事項（commitment），為過程的產出增值。相對於「工作流」，業務過程是一個更一般化的統稱，而工作流這個詞，則已經不能僅從字面含義或原理上去理解，它已經被賦予了更深一層的特定含義——專指基於信息技術規劃、運作、管理的業務過程。
四、自動與協調:
「自動」（automate）是工作流的一個特徵，但這主要是指它自動進行的特徵，而不是說沒有人的參與。工作流實際上是一個人-電腦協調的混合過程，在一個實際的工作流中，通常總有些步驟是人完成的。協調是工作流管理的一個目標或者特徵，這包括了人與人、人與電腦，電腦（軟體）之間等多種層面的含義。
五、監察與控制:
監察（Monitoring）與控制（Contorl）是工作流系統的重要功能與特徵。這不僅包括對正在發生的業務過程（工作流），還包括它的定義或改變（比如BPR的過程）。這是工作流系統帶給我們的明顯好處之一。
六、標准化:
作流的概念被明確提出並得到重視的同時，人們就認識到了「標准化」在其中的重要性，有關工作流的標准開發和推廣，基本是與「工作流」的開發和推廣同步進行的。在這方面目前的權威性機構，是「工作流管理聯盟」（Workflow Management Coalition, WfMC）。它成立於1993年8月，目前已擁有 130 余個成員，成員包括工作流產品的供應者、應用者，有關大學和研究機構和個人，是一個國際性的非贏利組織。在最近的投資成員（Funding members）清單中，可以看到諸如 Baan, HP, IBM, Microsoft, Oracle, Peplesoft, SAP AG, Xerox 等機構。
七、工作流與重規劃:
從邏輯上，對工作流的關注和研究可以看作是對業務過程重規劃（BPR）的一種深化。BPR的觀點，要求我們將眼光投向實際業務進行的過程，但這個過程應當是什麼樣的，怎樣分析、構造？工作流就是一個具體的、操作性的答案，它可以令我們從神秘的、難以預測和控制的「頭腦風暴式」的「藝術的」業務過程創造，變成解析的、技術的、可控制和預測的工程化過程，如此，才真正體現出 re-engineering 中 engineering 的意義。
工作流與 BPR 的概念，已經被幾乎所有的研究者聯系在一起研究和應用。在這個領域有一個非常活躍的組織，即國際工作流與重規劃協會（ Workflow And Reengineering International Association, WARIA）。
八、工作流與企業工程:
無論從理論、方法上，還是對象、內容上，我們都有理由將「工作流」看作是企業工程的一部分。實際上，已有的關於工作流體系的描述，本身就是一個通用的業務模型框架。僅僅囿於工作流是不夠的，必須對整個體系的目標及所有相關要素綜合考慮——這正是企業工程。
九、工作流與IT應用體系:
與以往已經被採用的企業 IT 應用體系，例如 MRPII 或 ERP 相比，WFMS是一個相當重要的里程碑。（ERP的概念並不確定，我這里僅指其基本或較早期的含義而言）。從用戶的角度，WFMS帶來（或將要帶來）的變化是極其強烈的，甚至可以形容為一種用戶「夢想」的實現。
在一些老的「模塊化」的產品中，系統的設計是通常是基於任務分割的，作業項目之間是分裂的。面向對象的技術，並不能直接解決這個的問題，相反，往往使系統變得更加混亂和瑣碎。從操作上，典型地，我們必須不斷地在層次結構的功能表（比如下拉菜單）或對象之間「進進退退」，或者在「神出鬼沒」的對象以及相關菜單中捉迷藏。
工作流管理系統是一個真正的「人-機」系統，用戶是系統中的基本角色，是直接的任務分派對象，他或她可以直接看到電腦針對自己列出的「任務清單」，跟蹤每一項任務的狀態，或繼續一項任務，而不必從一個模塊退出，進入另一個模塊，搜索相應任務的線索。前者是面向功能或對象的，而後者是直接面向用戶的。這樣，用戶的任務分派和任務的完成狀態，可以被最大程度地電腦化和受到控制。
現在的典型工作流產品是客戶-服務軟體。而日益增長的重要途徑是通過萬維網界面，它可以令客戶或遠程的職員更好地參與。工作流的定義經常是藉助於圖形化工具，依照業務過程實例的情況定義相應工作的安排
OA(辦公自動化)： 引自肖淑男 2001-2-20
通常，OA 就是辦公自動化，英文Office Automation的縮寫。通過流程或特定環節與日常事務聯系在一起，使公文在流轉、審批、發布等方面提高效率，實現辦公管理規范化和信息規范化，降低企業運行成本的一套系統的統稱。
多年來，OA尚無一個確切的定義，人們對OA的看法和理解各有不同。筆者認為：OA本身就不是一個有確定界定的概念，它是一個過程、一種境界。它隨技術的發展而發展，隨人們辦公方式和習慣以及管理思想的變化而變化。在技術發展過程中的每一個階段，人們給OA賦予了不同的內容和新的想像，技術與管理的進步給OA打下了每一步發展的歷史烙印。同時，不同行業、不同層次的人對OA的看法和理解也各有不同。也許正是OA這種變化和發展的特點使之成為30多年來常新不衰的話題。
現在有一種較普遍的偏見：認為OA僅僅是諸如公文流轉、收發文管理、檔案管理、會議安排、文獻檢索、電子表格、電子郵件等等這些非結構化數據的處理和交換過程，面向的用戶群也只是機關辦公室或企業的職能部門、文秘部門。其實，今天看來，OA應有更豐富的內容和層面，更廣泛的用戶群。以下是筆者對OA在功能上以及所涉及的技術范疇的膚淺理解，願與同行商榷。
功能方面：廣義面言，OA應該是一個企業除了生產控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，便有不同的功能表現：
對於企業高層領導而言，OA是決策支持系統（DSS）。OA運用科學的數學模型，結合企業內部／外部的信息為條件，為企業領導提供決策參考和依據；
對於中層管理者而言：OA是信息管理系統（IMS），OA利用業務各環節提供的基礎「數據」，提煉出有用的管理「信息」，把握業務進程，降低經營風險，提高經營效率；
對於普通員工而言：OA是事務／業務處理系統。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環境，使之准確、高效，愉快地工作。
技術范疇：OA是計算機技術在辦公業務中的合理應用。計算機技術是OA的前提。如果脫離計算機技術面闊談OA，無異於痴人說夢。沒有計算機技術，OA便成無源之水、無本之木。計算機對信息的存儲與處理能力極大地改變了人們的辦公方式，提高了工作效率。如：要建立決策支持系統，則需要數據倉庫 、OLAP等技術；要建立信息管理系統，則要有資料庫、程序設計語言等技術；要建立事務／業務處理系統，則離不開資料庫、設計良好的人機界面和工作流控制、OLTP等技術。
OA是利用通信技術來實現人與機器、機器與機器及人與人的交流。通信技術是OA的基礎。現代辦公室不再是孤軍奮戰，而是一個團隊的協同工作，團隊中成員之間的協調、合作離不開通信技術；現代辦公室也不再是閉門造車，企業需要與外界廣泛的信息交流，這更離不開通信技術。沒有通信技術的支持，OA便成空中樓閣。
OA是科學的管理思想在先進的技術手段下的物化。科學的管理思想是實現OA的核心。計算機技術和通信技術僅僅是為實現OA打下了基礎，提供了可能。要真正實現OA，還需物化人類思維中科學管理的內容。正如僅有優質的畫筆、畫板、顏料而沒有達.芬奇，就不會有蒙娜尼莎的微笑一樣。不體現人類管理智慧，就不會有真正的OA，如果有，也只是技術的堆砌和擺設。
由此而知，OA是計算機技術、通信技術與科學的管理思想完美結合的一種境界和理想。我們一直在為實現OA而努力，但我們的成果僅僅是在某些環節、某些方面、部分地實現了OA的功能，與真正的OA尚有差距，差距的根本在於應用系統對管理思想的實現方面。一等一科技為您解答！！