『壹』 如何做好會議接待
會議接待是指會議籌辦方與主辦方商談，簽訂會議接待標准合同，對約定的事項提供全程的服務活動。會議接待貫穿整個會議流程，涉及的服務范圍廣泛，包括會前工作、會中工作、會後工作三個環節，每個環節都囊括了眾多的接待內容。
會前工作 是整個會議接待的開始，是確保整個會議接待順利進行的前提條件。其主要內容如下： 1、會議籌辦方與主辦者洽談。 2、會議籌辦方向主辦方提供會議接待策劃方案和報價。 3、會議籌辦方邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。 4、會議籌辦方與會議主辦者確認會議接待方案。 5、會議籌辦方與會議主辦者簽訂會議接待標准合同。 6、會議籌辦方確認會議主辦者預付會議訂金事宜。 7、會議籌辦方在會議舉辦前制定會議工作人員服務標准條例及會議接待手冊。 8、准備會議資料。（含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。）
會中工作是會議接待的關鍵環節，也是體現一個會議公司接待水平的重要部分。該環節服務內容繁多，事情瑣碎，但卻是整個會議接待中亮點最多的部分，與會者對會議公司的服務水平及態度將有切身的感受。其主要服務內容如下： 1、接機，入住酒店安排 2、會議秘書分發會議資料，來客接待。 3、會議秘書協助會場布置及會場的會務服務。 4、會議秘書在會議接待（報到）處協助會務組確認和分發房間，確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。 5、確認用餐時間、菜單、標准、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。 6、提前確認會議代表（客戶）的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。 7、確認旅遊公司為該會議提供的旅遊考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導游等安排）。 8、確認並保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。 9、確認特殊客人（含領導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。 10、協調會議期間的交通工具的安排。 11、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委託代辦服務。
會後工作是整個會議接待的收尾階段，很多會議公司對該環節缺乏錯誤的理解，任務現場會議結束意味著會議接待也就完了，其實不然，會議之後還有一些很重要的工作要進行，其主要內容如下： 1、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。 2、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。 3、與會議主辦者的費用結算工作。 4、歡送代表工作，如送機。
可以不？
『貳』 商務禮儀接待流程是什麼
商務禮儀接待流程是什麼
商務接待禮儀流程一：接待前充分准備
1.了解客戶基本情況
商務接待第一步首先是了解客戶的基本情況，包括客戶的單位、姓名、性別、民族、職業、職務、級別及所到訪的具體人數;還有一些細節問題比如：到訪的具體日期、時間、地點等。
2.確定迎送規格
根據客戶的具體情況確定具體的接待規格。
3.布置接待環節
在規定標準的范圍內，安排接待工作用車、客戶用車、客戶餐飲住宿等。
4.商務接待人員選擇
挑選好接待人員，根據接待人員工作的能力具體安排到接待工作中的各個環節中。
商務接待禮儀流程二：接待中服務工作
商務接待服務工作是商務接待過程的中心環節，是直接面對面的服務接待過程。在這個過程當中，要按照接待方案的要求組織實施，認真負責，一絲不苟，完成每一個接待服務事項。同時，要根據隨時變化的情況，適時的修正原方案，組織實施。
商務接待服務要求接待人員特別是負責人，要掌握全局，善於協調和溝通;要求真務實，善於隨機應變;要及時向上級領導請示匯報，善於整合各方面的力量，同心同德，完成好接待任務。
1、客戶迎接和食宿安排
提前到達指定的地點迎接客戶，如果領導和有關部門去機場、車站、碼頭迎接客戶，要確定並事前通報集合時間、地點、乘車安排和出發時間。
幫助客戶與機場或車站聯系簽票、領取行李。
按照接待方針和接待方案，到達下榻或就餐的賓館招待所，實施迎賓接待禮儀。
客戶到住地後，安排人員分送行李，並將《接待手冊》(內容包括住房安排，活動日程及乘車安排，就餐時間、地點以及有關注意事項等)發給客戶。
2、宴請
陪餐領導先到達宴會地點;
掌握宴請的人數、時間、地點、方式、標准，並提前通知賓館;
精心編制宴會菜單，做好宴會設計;
擺放席位卡，並核對確認。接待人員提前一小時到宴會廳，督促檢查有關服務;
嚴格按擬定宴會菜單上菜、上酒水等，特殊情況按主陪領導意圖辦理，准確把握上菜節奏，不宜過快或過慢;
接待人員人員主動引導客戶入席、離席。
3、商務會見、會談安排
明確商務工作會見的基本情況，會見(談)人的姓名、職務、人數、會見(談)目的、會見(談)什麼人，以及會見(談)的性質。
有關人員和部門應做好以下准備：
提前通知我方有關部門和人員做好會見(談)准備;
確定會見(談)時間，安排好會見(談)場地、座位;
確定記錄員，如需翻譯、攝影、新聞報道，要事先確定翻譯員、攝影師並通知采訪記者;
商務接待人員先在門口迎接客戶，客戶進入會議室後，我方人員應立即起身表示歡迎;
如果需要會談雙方合影，安排在賓主握手後，合影再入座。
4、商務參觀考察安排
參觀考察的各項准備工作必須提前做好，包括出行的物資、車輛;
提前筒子安排領導和隨行陪同人員;
賓客在外的相關服務工作和聯絡協調工作認真負責;
協助接待地做好接待過程中的有關突發情況的現場處理;
旅行途中適時向客戶介紹沿途的一些基本情況。
5、商務休閑娛樂
徵求客戶意見根據客戶的喜愛和習慣安排活動項目。
安排活動場地、確定活動時間。
安排電影、健身、體育等娛樂活動，舉辦文藝晚會，接待之前應做好相關准備工作。
根據客戶興趣靈活掌握活動時間長度。
商務接待禮儀流程三：接待後期工作
商務接待後期工作主要指接待工作結束後的歡送工作和經驗總結。
1、歡送來訪客戶
歡送是整個接待過程最後服務，要認真對待，給客戶留下難忘的美好印象。
核實客戶離去所乘航班或車次抵達時間、地點有無變化，以及飛機(火車)停靠的情況。
按照接待方針和接待方案，設計和實施歡送禮儀。
為了表示隆重，參加接待服務的人員在客戶住地列隊歡送。
歡送人員目送客戶所乘飛機、火車啟動後再返回。
2、掃尾工作
主要包括清理房間、接待費用結算和資料匯總歸檔等。
3、總結經驗
每次接待任務完成後，要及時、認真進行總結。肯定成績，找出差距，對有突出貢獻的單位和個人進行表彰。通過進行總結經驗教訓，深化對接待工作規律的認識，促進接待工作水平不斷提高。
快速掌握接待禮儀的方法
怎麼接人?如果你准備接待的是你的大客戶，那接人是非常關鍵的第一印象。有的人失去訂單或訂單量不怎麼樣?這個和自已接待水平是有一定的關系。有的人去接人直接問時間和地點，其它的就不會深入了而且詢問時的語調非常的生硬和敷衍，所以很難給人留下好印象。在接客戶前要確定好要接的人的身份，接送時間和地點，要問清是一個人還是有其它人陪同前來，這些都是需要在電話中做好溝通而且詢問時語調一定要讓人舒服不能過於生硬，你的聲音和語調就是你的第一張名片。這些細節確定好後到了約定的接人地點，這是客戶對你的第二印象見面一般都是用握手禮，握手時不能太用力也不能輕輕一碰，力度過輕是敷衍過重會顯的過於討好，接待要不卑不亢。握手的時間也不能太長3秒為准，最主要的是眼神要有交流這是一種尊重，很多人會握手卻不會眼神交流。眼神交流時不能有輕犯的意味要帶著溫暖的笑容。如果這些都做好了你留給客戶的好印象自然就加深了。
怎麼著裝?著裝是一個人內在素質的真實反映。如，歌舞廳的女裝是暴露的，工人的著裝是工裝，軍人的著裝是軍裝，著裝不僅反映一個人的內在素質也是職業的象徵。商務著裝一般都是正裝多以黑灰為主，但沒有必要這么死板。商務接待顏色黑灰是保守色但難免會給人壓抑的感覺也不能穿的過於輕挑這是大忌，可我們還是會見到這樣的人，你的客戶會通過你的著裝來判斷你的性格。若你著裝過於輕挑那他們的行為也是輕挑的。商務裝可以在絲巾和顏色上多下功夫，如灰色的套裝可以加粉紅色的`大方塊絲巾這樣既端莊又能體現女人的柔美。在妝容方面不要過於相信化妝是種尊重的教條。你不一定非要化妝但臉一定要干凈清爽塗點淡淡的唇彩不要用口紅過於老氣而且非常的干，不一定適合所有女性，所以唇彩是上選，真誠的笑容就是你對人最大的尊重。
接待途中注意事項。從接人到公司會有一定的路程這時不能冷場，如果在這時侯冷場那你之前的好印象都會在這途中慢慢的流失掉等你到公司時也很難把話題自然的銜接起來。如果你銜接的很冒失那接下來的交流基本上都是失敗的。所以在接送的途中需要做些輕松的交流，這些在你事前的電話交流中都要了解清楚了，如果你功課做的夠足那這時一般不會冷場。如，這時可以問你客人是否來過本市或玩過哪些地方?以本市的特點為切入點是最適合不過了，既顯示了你的優勢也讓你客戶對這個城市有了更深的印象，這樣以後有人提到這個城市也都會想起你來。介紹城市景點或優勢要有點幽默感這個會加分，在接下來的交流中也會順暢很多。
怎麼交談?交談最主要的目的是為了成交，目的要明確但不要過於急切，交談語調會顯示你的現狀，所以一定要善用你的語調。既然交談是為了成交那麼你的邏輯一定要清晰，如果你自已表達都不清楚那客戶又怎麼能明白你的意思呢?雙方交談是互動的，你不能光顧自已說，很多人在交流時基本上是不帶耳朵的，所以最後沒有成交也是很正常的。你只有會聽才能明白真正的問題所在，只有弄清了問題根源你才能解決問題。在交談過程中坐姿一定要端正不能翹二郎腿，更不能把背靠在椅子上，眼神一定要有交流，重要的事情要重復說。
怎麼送人?送人是接待的最後一個流程，這個流程最能反映你的為人。有的人在交談過程中沒有達到自已想要的目的就甩臉給人看，送人也心不甘情不願的，這說明你這人利益熏心，有可能你客戶對你其它都非常滿意只是想考驗下你的為人值不值的合作而已，所以最後的送人流程才是真正合作的起點。不管在之前的交談中是否能達成合作在送人過程中都要保持接人時熱情，行為要連貫才有美感。
我們接待的不僅是客人還檢驗了我們自身的修養。接待相當於是一個人的臉，漂亮的女人或帥氣的男人總能得到青萊，正所謂愛美之心人自有之，對於美的東西我們都不會吝嗇自已的欣賞，有了欣賞才願意與你合作。
擴展：
商務禮儀常識
商務禮儀中的自我介紹一般有四個要點需要注意：
1.先遞名片再介紹。交換名片要講究時機，雙方一見面就應該把名片遞上，對方的頭銜、職務都一目瞭然，頂多再把名字重復一遍，防止對方念錯了;
2.自我介紹的時間要簡短，要直截了當，時間控制在半分鍾以內。
3.介紹的內容要全面。自我介紹內容包含四個要素：單位、部門、職務、姓名。比如正規場合，我就要這么介紹自己：我是中國人民大學國際關系學院外交學系的教授，我叫金正昆。單位、部門、職務、姓名這些信息要一氣呵成，顯得非常訓練有素。
4.如果你的單位和部門頭銜名稱比較長，第一次介紹的時候一定要使用全稱，第二次才可以改簡稱。假如我說「南航」這個詞，有些人會聯想到南方航空公司，有些人會想到南京航空航天大學。所以，在商務交往中，用字母或者中文來做簡稱，一定要先講全稱，再說簡稱，否則就會給對方造成理解上的歧義。
介紹別人有兩點要特別注意：
1.誰當介紹人?按照社交場合的慣例，介紹人一般由女主人來擔當。在國際交往中，介紹人一般是三種人，第一種我們稱為專業對口人員。比如我請一個外國教授給學生做講座，我就有義務將他與校領導之間做介紹，因為我和他專業對口，我就是專業對口人員。
2.是公關禮賓人員，像外事辦公室的同志、辦公室的主任或者秘書、接受委託的接待陪同人員、接待辦公室的同志等。第三種是在場人裡面職務最高的，這種情形一般出現在有貴賓到場的情況下，禮儀上講究身份對等，需要職務最高的人充當介紹人。
名片使用的禮儀在商務交往中有兩個關於名片使用的要點：
一、一定要有名片。
在商務交往中，一個沒有名片的人將被視為沒有社會地位的人，拿不出名片可能會被對方懷疑你的來歷與動機。
二、一個不隨身攜帶名片的人，是不尊重別人的表現。
名片要隨身帶，在國外的很多公司，員工的名片放在什麼地方都有講究。名片一般裝在專用名片包里，名片包放在西裝上衣口袋裡，不能隨便亂放。我有一次跟一位女同志交換名片，我把名片遞給她，她馬上把包拉開找自己的名片給我，包很名貴，但是找不著名片，先抓出一包話梅，接是一包瓜子，最後拉出半隻襪子，最後才找到名片盒，這樣，給人的印象就很不好。因此，女同志的名片要放在公文包固定的位置，一伸手就可以拿出來。
名片的外觀內容上有三不準原則：
一、名片不準隨意塗改。
有的同志很節約，電話號碼有變動就直接在名片上塗改，把原來的號碼劃掉，寫上新的號碼。在國際交往中，名片如同臉面，塗改名片會貽笑大方。
二、名片上不提供私宅電話。
涉外禮儀講究保護個人隱私、公私有別，因公打交道的話，提供的就只是辦公室的電話，手機號碼、私宅電話都不提供。
三、名片上一般不出現兩個以上的頭銜。
「聞道有先後，術業有專攻」，名片上的頭銜越多，就有用心不專、蒙人之嫌，很多有地位有身份的人會准備好幾種名片，對不同的交往對象、強調自己不同身份的時候，使用的名片不同。