『壹』 寫外貿函電注意事項
在撰寫外貿函電時，需遵循一系列細致的規則，以確保信息傳遞的准確性和專業性。商務信函通常包含以下幾個關鍵部分：信頭、編號和日期、封內地址、稱呼、事由、正文、結尾敬語、簽署、附件和附言。信頭位於信紙右上角，包含發信人姓名（單位名稱）、地址和日期。一般情況下，信頭下方左角為收信人的詳細地址，確保與信頭的格式一致，不必重復日期信息。稱呼部分在信頭下方，從頂格書寫，用於禮貌地稱呼收信人。在事由一欄，通常在稱呼和正文之間，用「Re:」或「Subject:」進行標注，以簡潔明了地概述信件的主題。正文是信件的核心，需層次分明，內容易懂。
避免用詞錯誤至關重要。例如，在描述航運服務時，應明確表示「bimonthly」是否為「twice a month」或「once every two months」，以消除歧義。正確的表述方式可以是：「We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.」或「Semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.」或「Direct sailing from Hong Kong to San Francisco.」在使用詞語時，注意其准確位置，避免造成多義或混淆。例如，將「only」置於正確的位置可以明確表達商品數量的單一性。
此外，注意句子結構的清晰性和簡潔性。合理布局句子可以使信息傳達更加流暢和有效。在提供樣品時，正確的表述應當是：「We sent you, by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of May 20.」而不是「sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 20.」以避免可能的誤解。
在簽署部分，應在結束語下方的信紙中間偏右位置添加，下方機器列印簽名並附上職位、頭銜等信息以增加正式性。簽名下方可使用「PS」表示補充信息，但應保持簡短，避免在正文內容未充分考慮的情況下使用，以免給人留下不完整或不嚴謹的印象。
附件的添加需根據實際需求而定，通常在信紙左下角標注「encl:」或「enc:」，表明後續內容為附件。在撰寫外貿函電時，遵循上述要點，能有效提升信件的溝通效率和專業形象，為雙方合作奠定良好基礎。