對方回電時留下哪些信息

① 撥打電話禮儀

撥打電話是我們日常要做的事，那麼你們知道撥打電話的時候要注意什麼禮儀嗎？下面是我為大家整理的撥打 電話禮儀 ，希望能夠幫到大家哦!

撥打電話禮儀

撥打電話應注意的禮儀

1.打電話時要簡短，而且聲音要柔和。我們不知道別人有多忙，或甚至認為施壓給他為理所當然，這是不對的。

千萬不要浪費別人的時間。打電話時，要保持柔和、輕松和確實，並盡可能用最短的時間表達你的目的，然後結束。如果你遵循這個原則來打電話，別人會很樂意在辦公室里接聽你的電話。

2.打電話時，要注意周圍的嘈雜聲。例如電話的聲響、旁人的談話，或是你吃三明治所發出的聲音。吃喝的雜聲進入話筒後會擴大，這會令電話線彼端的人感覺煩躁。

3.如果你已經撥通電話，但是沒聯絡上，應重新再撥。如果你已經撥了一通電話，但是沒聯絡上，你應重新再撥，不管沒聯絡上是誰的不對。如果你撥錯了電話，不要對被你打擾的人發出不悅刺耳的聲音，“啪”地掛掉電話。你應該迅速柔和地表達歉意：“非常抱歉，我打錯電話了。請你不要見怪。”再掛掉電話。如果你表達了歉意，別人就不會心生憤恨了。

4.准時撥電話給忙人，這對他比較方便。如果你欲與某人聯絡，而直接打電話到辦公室找他，一定要問：“這時候打電話給你方便嗎?”如果時間不恰當，你可以重新約個時間再聯絡。他可能在趕時間，或是辦公室里有客人，或是正在參與某項活動，所以沒辦法接聽你的電話二也可能你打電話給他時他在，但是因為沒有秘書，或者他有其他約會，因而不方便接電話，所以你一定要問他：“這時候打電話給你方便嗎?”這是非常重要的事。

5.注意聽對方在說些什麼。當你接聽電話時，不要一邊看其他報紙，或是閱讀放在桌上的一篇 報告 ，否則你會錯失重要的談話內容。對方也許已注意到你的興致不高，他也不知道該怎麼辦，這樣一來，談話時間就會拉長，比原訂長了很多。保持輕松，要有適當的間歇，這樣電話就會愈快結束，當然也就愈能稱心如意。其次，不要突然轉身與辦公室里的其他人說話，因而打斷電話。當你料想必是你的電話時，你的注意力是與你交談的人最在意的問題，你應該示意秘書或同仁去接聽。同樣的，當你約了別人來辦公室商談某事，卻在這時候一直打電話，這種舉動實在無禮且沒效率。

6.打電話給外省市的人請求協助，應確定他是否該回電話。如果你打電話給外省市的某人，並請求協助，或者試圖向他推銷一個觀念，你必須確定他是否該回你的電話。當然，電話費應該由你來付，而不是他。舉例來說，如果你從紐約打電話到舊金山找某人，這個人正好不在辦公室里，最好不要要求他回你的電話，否則你必須負擔那筆昂貴的費用。你應該問明他何時會有空，然後再打電話給他，如果留言請他務必回你的電話，要聲明由你付費(當對方請你回電話時，你可別以為電話費很便宜)。打長途電話懇求某事，一個小型企業的老闆可付不趕這筆電話費呢!

7.對無趣的來電者要有禮貌。電話已經很普遍，你一定會經常接到推銷東西的電話，要避開這些電話很不可能。來電者也許令你不舒服，因而遭到不必要的斥責。但他們通常是年輕人，才開始創業，斥責他們實在太殘忍，因此當有人來電推銷東西時，正確的處理方式是告訴他：“聽著，我不需要任何中介服務或股票咨詢。我的這個部門管理得不錯，不過我還是很感激你的來電。你的聲音很不錯，我們也談得很融洽，看得出來你很細心，我雖然幫不上忙，但仍祝你好運，希望你的業績卓越!”然後掛掉電話。因為有如此的贊美，相信對方將會滿心喜悅，而不會生悶氣!

接聽電話應注意的禮儀

1.接電話時掌握讓對方等候的時間

在一般人的觀念里，為查看東西或資料，讓對方在電話里等5分鍾非常不應該，但通常大家覺得讓對方等1分鍾是很“應該”的。事實上，不管等多久，都會使對方感到很痛苦，因為在等待的時間里，對方必須把話筒放在耳邊，什麼事也不能做。所以在等待過程中，時間會被放大，1分鍾的等待時間會讓對方覺得有5分鍾那麼漫長。

一般對方會問：“大概需要多長時間?”假如你認為要15分鍾，你就不能回答“15分鍾或10分鍾”，而應該說“大約需要30分鍾的時間。”大部分人認為可能時間說得越短，對方會越滿意。實際上如果在約好的時間內沒有回電，反而會失禮。相反，本來預定30分鍾，卻在15分鍾內完成，對方會覺得你很高效和重視這件事。

2.傾聽電話要耐心

不管是哪一類公司，難免會接到顧客抱怨的電話，如果因為公司的錯誤，給對方造成困擾時，就算錯誤發生在與自己無關的部門，也應該誠心誠意地道歉。而且，此時最重要的一件事，就是要耐心地聽對方的意見。因為一般接到這種電話，都希望對方盡早掛斷，所以往往在對方說到一半時，就不知不覺地插嘴說：“關於這件事……”這種行為是很失禮的。這種情況下，耐心傾聽能消除對方的不滿。

3.即使對方打錯電話也應親切應對

這種情形經常會發生，所以要特別注意應對的方式。最好的回答：“××公司，您好像打錯電話了。”一定要表現出很客套的樣子，以避免給對方留下不愉快的印象。一般人在電話中聽到與自己單位無關的事，會不知不覺地變成很生硬的語氣，這點必須注意。

4.隨時不忘說“讓您久等了”

如果因為有事沒有及時接起電話，拿起電話第一句話就應該說：“對不起，讓您久等了。”在查閱資料讓對方等候時，無論時間多短，您也應該說一聲：“讓您久等了。”親切的致歉會讓對方感到溫暖和被尊重。

5.代接電話

即使是代接電話，也要禮貌、客氣、不要流露出不耐煩的態度，不應拒絕對方代找某人的請求，尤其不要對對方多要找的人口有微辭。

不要向來電者詢問與所找之人的關系。當打電話的人有求於己，希望轉達某事給某人的時候，轉達要誠實守信、不曲解內容，而且沒必要對不相乾的人提及。

如果要找的人不在，要先向來電者說明，再問對方需不需要幫忙轉達。對於來電者要求轉達的具體內容，最好認真做下筆錄。在對方講完之後，還要重復一遍，以驗證自己的記錄是否准確無誤。記錄內容應包括：來電者姓名、來電要點、來電時間、是否需要回電話等。

6.注意結束

通話終止的時候，不要忘記向對方說聲“再見”。如通話因故暫時中斷後，要等待對方再打進來。如果對方的身份比自己高，還應該主動打過去。

對於接聽的電話，可以讓對方先掛電話以示尊重。

電話禮儀須知

1、融入笑容的聲音

即使你不看到和你通話的人，你也要像他們就在你的面前一樣對待他們。他們一直在注意著你的聲音，包括語調和心情，你需要把你全部的注意力投入在電話中。你的態度應該是有禮貌的，聲音是適中的、清晰的，柔和的，不要在電話里喊叫或聲音很尖。有趣的是，如果你要使你電話里的聲音好聽，你試一試帶著微笑，但他聽到你的聲音時就像你在微笑。這個試驗你不妨試試，非常有效，人們能通過你的聲音辨別你的心情是快樂還是煩惱。

2、辦公室電話禮儀

(1)接聽電話

在一個跨國公司的辦公室里，來電必須在第二聲鈴響之後訊即接聽。公司接電話應該是非常正規的，在禮貌稱呼之後，先主動報出公司或部門的名稱。如：“您好，羽西公司。Can I help you?”如果是一位秘書，則應說：“您好!這里是(某先生∕小姐)辦公室，我是(名字)。Can I help you?”切忌拿起電話劈頭就問：“喂!找誰!”

如果一時騰不出空來，讓電話響了四次以上，拿起電話就應先向對方致歉：“對不起，讓您久等了。”

當來電話的人說明找誰之後，不外乎三種情況，一是剛好是本人接電話;二是本人在，但不是他接電話;三是他不在辦公室里。

第一種情形，說：“我就是，請問您是哪位?”

第二種情形，接話人說：“他要旁邊，請稍候。”

第三種情形，接話人則說：“對不起，他剛好出去。您需要留話嗎?”切忌只說一聲“不在”，就把電話掛了，打電話人需要留話，應清晰地報出姓名、單位、回電號碼和留言，但要注意言語簡潔，節約時間。

我常要從美國打長途電話到國內找朋友，但因為他的同事或家人沒有禮貌，我不能留言，浪費了很多錢和時間，需要再撥一遍找人。替你的同事留個言是很容易做到的事，這不難，而後這個舉手之勞同時幫助了兩個人，為什麼不做呢?

最好在別人方便的時候打電話給他，而不僅只是你方便的時候。談話可以這樣開始：

“現在與您交談合適嗎?”_____你還要考慮到別人是否方便與你在電話中長時間交談。

要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然後彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛上電話，不可只管自己講完就掛斷電話。

無論什麼原因，電話中斷，首先打電話的人應該再撥。

如果你和某人在他的辦公室談話，而他突然接到了一個緊急電話，你應該問：“我該出去一會嗎?”而他在接電話的時候也應該說：“對不起，我一定要接這個電話。”

當你通話時，注意背景不要太吵。有太鬧的電視或收音機，請盡量調輕一點。

當你打長途電話給別人請求幫助，正好對方不在，你應該選合適的時間再打去，最好不要讓對方回電，因為對方可能會顧慮到昂貴的電話費。

如果打電話撥錯了號碼，應當說一聲：“對不起，我撥錯了號碼。”如果接到撥錯的電話，應當客氣地告訴對方打錯了，請他重撥，不要使對方難堪。

(2)秘書應有的電話禮儀

如果你用了一個新秘書，應該教你的秘書有一個良好的電話禮儀，並逐漸把所有要領灌輸給她。

首先是讓她不要過多地參與你的電話，使你幾乎不能直接和來電人聯系。為此，作為她的老闆，你至少應該給她提供如下的名單：

你的至親的人_____家人、朋友、醫生、老師……那些可以立刻與你取得聯系的人。接到這類電話，秘書會說：“我知道老闆很想立即與你通話。”

你的重要客戶______如果你有時間就和他們通話。如果暫時沒有時間，秘書應說：“我知道老闆很想接你的電話，他現在正在接另一個長途電話，等他處理完，我會叫他打回電給你的。”

你不想接聽電話的人____接到這類電話，秘書則說：“我很抱歉，老闆目前仍在開會，他沒有時間來接電話。所以我只能建議你把你要說的寫封信，然後寄到辦公室來。”

同時要告訴秘書，不要讓任何人等待超過15秒，如果你不得不持續時間長一點，讓他告訴來電的人你會在幾分鍾之內回電給他!然後務必要做到。

此外，還要教你的秘書怎樣將電話轉給其他的人。換句話說，讓她多了解公司，什麼人是負責什麼事的，以便當你不在的時候，她可以知道將電話轉給其他也有能力解決此類問題的人。

(3)做好電話留言

當別人給你打電話時，有禮貌的做法是當天回電給對方。但是如果你沒接到電話，最好是兩天之內回電。如果你沒辦法回電，那麼，你應該在兩天之內，請別人替你回電話。

在辦公室里，每個人上班、下班及中間離開或外出的時間都不一樣，當接聽同事的電話時，要替同事做好電話留言，記下別人的姓名、電話。在這方面我們要互相幫助。在家中也是一樣的。無論是生活中，還是工作中，我們都應當多替他人想。

現在許多人都在電話上安裝錄音裝置。外出時將裝置打開，就可以把打來的電話留言錄下來。在錄制自己的話音時，要注意措詞的語調，說：“對不起，××現在不在家，請留言。”

當你聽到留言，應該直接說出你要留下的信息。留言時，最重要的就是清晰地說出你的姓名，慢慢地講出你的回電號碼和簡潔的信息，最好將電話號碼慢慢地重復一遍。

(4)留意時間差

我在美國的家，有時候在凌晨5點，會接長途電話，這實在是太沒有禮貌了。打國際長途尤其要注意時間差。

若你真的十分需要在半夜打電話，可以看看當地的電話公司有沒有Call Waiting的設備，以便讓別人知道有沒有人打電話給他。

時間選擇，包括選擇打電話的時間和電話交談所持續的時間的長短。除了要緊事或事前約定好，一般不在早上7：00以前或晚上10：30以後打電話，以免影響人家休息。同時還應注意到各個國家和地區的時間差。比如美國，東海岸和西海岸就有3個小時的時差。夏威夷和東海岸有8個小時的差別。

(5)不要煲“電話粥”

當你有急事，對方一直戰線，你一定會心急如焚。然而，你自己是否也曾有過煲“電話粥”的情形呢?打電話，切忌喋喋不休、不分重點、嘮嘮叨叨、說個沒完，而要簡明扼要，節省時間。

電話交談所持續的時間，以談話內容多少來定：事多則長，事少則短。如果不是預約電話，時間須5分鍾以上的，那麼就應首先說出自己的通話大意，並征詢對方現在講話對對方是否合適;若不方便，就請對方另約時間。

有時候來電話的人啰啰嗦嗦，你不願再花費時間和他無聊在談下去，你可以以禮貌地說：“我不想占你太多的時間，以後再談，行嗎?”

② 電話記錄包括哪些內容

電話記錄包含：來電時間，來電人姓名、職務，找誰，何事，具體內容，誰記錄的這些基本信息。

記錄的意思指把所見所聞通過一定的手段保留下來，並作為信息傳遞開去，再加上一般需要對電話進行記錄的都是政府公職部門或是售後部門，寫電話記錄，主要是為了對來電過程及結果作個記錄，防止以後再聯系的時候會忘記某些細節。

那麼就要寫清楚時間，姓名，職務，有哪些具體的要求，談話過程中遇到哪些問題，什麼時候能夠解決，時候解決，多長時間以後你打算再次回訪，下一次的工作重點是什麼，難點是什麼。

(2)對方回電時留下哪些信息擴展閱讀

接聽電話的注意事項：

1、接聽電話要迅速

電話一般控制在鈴響三聲之內接聽，否則，會被認為失禮。

2、左手拿聽筒，右手執筆

辦公室接聽電話不像個人接聽電話那麼隨便，在對方打過電話的時候要做文字記錄。

3、第一時間說出單位或者部門名稱

在電話接通以後，主動向對方禮貌問好，並第一時間報出本單位或者部門的名稱。

4、注意音調，保持笑容

確定對方的基本信息，包括對方單位、名字、職務等，只有問清楚基本情況自己的工作才能順利進展。

5、詳細了解來電目的

了解清楚基本的來電者信息之後，就要對來電的目的做詳細的了解。

6、確認來電主要內容

在電話結束之前一定要和對方確認來電的主要內容，做到准確到位，防止記錄錯誤或者少記。

7、禮貌道謝

電話結束一定要向對方禮貌的道謝，這也是基本的電話禮儀。

8、讓來電者先掛電話

不管是客戶或者找單位相關人的間接客戶都要等著對方掛斷電話之後再掛電話。