按照信息管理日常檢查哪些內容

㈠ 工程建設監理信息管理包括哪些主要內容

所謂信息管理是指信息的收集、整理、處理、存儲、傳遞與應用等一系列工作的總稱。建設監理信息管理一般包括以下內容：

(1)建立信息的編碼系統
編碼是指設計代碼，而代碼指的是代表事物名稱、屬性和狀態的符號與數字。使用代碼既可以為事物提供一個精煉而不含混的記號，又可以提高數據處理的效率。常用的編碼方法有：
1)十進制碼
這種編碼方法是先把對象分成十大類，編以0～9的號碼，每類中再分成十小類，給予第二個0～9的號碼，依次下去。這種方法可以無限擴充下去，直觀性也較好。
2)順序編碼
即從001(或000l，00001)開始依次排下去，直至最後的編碼方法。
3)成批編碼
該法也是從頭開始，依次為數據編號。但在每批同類型數據之後留有一定餘量，以備添加新的數據。
4)多面碼
一個數據項可能具有多方面的特性，若在碼的結構中，為這些特性各規定一個位置，就形成了多面碼。
5)表意式編碼
表意式編碼法是用文字、數字或文字數字結合起來描述，這樣可以通過聯想幫助記憶。

(2)明確信息流程
信息流程反映了工程項目建設中各參加部、各單位間的關系。為了保證監理工作順利進行，必須使監理信息在工程項目管理的上下級之間、內部組織與外部環境之間流動，稱為「信息流」。在監理工作中一般有三種信息流。
1)由上而下的信息流
如從總監理工程師開始，流向高級駐地監理工程師、駐地監理工程師，乃至監理檢查人員的信息流。
2)自下而上的信息流
自下而上的信息流是指由下級向上級的信息流。信息源在下，接受信息者在上。
3)橫向間的信息流
三種信息流都應有明晰的流線，並保證暢通。

(3)監理信息的收集
信息管理工作的質量好壞，很大程度上取決於原始資料的全面性和可靠性。因此，建立一套完善的信息採集制度是極其必要的。信息的收集工作必須把握信息來源，做到收集及時、准確。

(4)監理信息的處理
信息處理一般包括收集、加工、傳輸、存儲、檢索、輸出六項內容。
1)收集
收集是指對原始信息的收集，是很重要的基礎工作。
2)加工
信息加工是信息處理的基本內容，其目的是通過加工為監理工程師提供有用的信息。
3)傳輸
傳輸是指信息藉助於一定的裁體在監理工作的各參加部門、各單位之間的傳輸。通過傳輸，形成各種信息流，暢通的信息流是監理工作順利進行的重要保證。
4)存儲
存儲是指對處理後的信息的存儲。
5)檢索
監理工作中既然存儲了大量的信息，為了查找方便，就需要擬定一套科學的、迅速查找的方法和手段，這就稱之為信息的檢索。
6)輸出
輸出是指將信息按照需要編印成各類報表和文件，以供監理工作使用。

㈡ 信息技術管理的內容

傳統上人們更關心信息系統的開發活動，而對信息系統的維護、信息系統的日常運行和信息服務的關心則置於第二位。現在絕大多數組織的日常業務活動都已通過信息系統完成，但是如果信息系統的運行失敗將導致企業業務無法進行、失去客戶，從而造成無可估價的損失，所以人們也越來越重視信息技術的管理。對於信息技術管理我們可以分為5個部分：制訂信息系統運行戰略，制訂信息技術規劃，衡量和管理計算機容量，系統運行計劃和控制，結果控制。
一、制訂信息系統運行戰略
當今的信息系統從根本上改變了企業的產品和服務、企業與客戶的關系以及企業所扮演的角色，因此信息系統運行的管理人員需要不斷努力，使信息系統部門能夠對組織提供有力的支持。20年前，管理人員和下屬的主要工作就是對信息系統的硬體資源進行調度、保證足夠的通信能力、管理大量的藍領工人、對計算機能力和信息系統人員的工作進行規劃。但是，今天的信息系統部門需要運行整個組織的系統，以提供一天24小時、一周7天的服務，支持成千上萬的可能分布在世界各地的微機和終端，以有效的成本滿足用戶短期或長期的需求。信息系統部門還需要管理具有更高水平技能、更專業化、更少人數的信息系統部門的員工，還要評價外部組織提供的服務。
組織的高層管理人員需要根據信息技術運行是否能夠滿足組織的戰略目標來評估信息技術運行的質量。組織的高層經理和信息技術管理人員所面臨的主要問題就是現有的信息技術的運行是否能夠有效地支持企業。
信息系統運行戰略必須要解決下述主要問題：
（1）保證構造合理的信息系統結構並將其實現。
（2）保證新系統開發方式可以滿足企業長期維護的目標。
（3）保證內部和外部采購的決策能得到認真的考慮。
（4）決定信息技術運行是由一個部門管理還是分成一系列小單元管理，按照小單元進行管理雖然成本高，但是能為用戶提供更好的服務。
良好的信息技術運行必須在設計階段就開始考慮。用戶、負責信息技術系統運行的人應該參與信息系統開發的設計階段，這樣信息技術的運行問題在一開始就可以得到足夠的重視。信息系統開發人員往往容易忽略硬體失敗、程序非正常退出、文檔說明和支持不足等產生的問題。設計階段要保證防止用戶使用錯誤的快捷方式，還要考慮新、老系統轉換的細節。如果是購買其他公司提供的軟體包，這些問題會更加復雜。
二、制訂信息技術規劃
系統運行的技術規劃是一個反復檢查企業存在的問題和機遇的一個過程。這種反復檢查的范圍和活動是由組織的業務性質和信息技術的本質決定的。銀行業往往應用多種信息技術，商品郵購企業更多使用辦公室支持方面的技術，批發商往往使用計算機和通信技術。為了提高效率，這個反復檢查過程必須由能力強、有想像力的信息技術人才完成，還要考慮未來的兩三年的時間內信息技術發展的可能性，這種發展的可能性應該建立在科學的技術預測的基礎上。
如果企業希望通過信息技術的應用而比競爭對手具有更多的優勢，技術規劃必須使用各種各樣的資源。如果企業只是想利用技術和競爭對手保持相同的水平，並且把信息技術作為一種支持，那麼只要比照競爭對手或者行業的領先者制訂規劃就足夠了。一些企業要求信息技術供應商定期對系統投標，以保證信息技術部門能跟得上信息技術的發展。這種情況下企業要求投標並不一定是其系統改造的需求，但是可以保證他們能了解最新的技術，並且保證可以得到合理的價格。但是，如果一個企業長期使用一個供應商所提供的服務，則費用往往會比較高。
檢查的結果是產生一個技術的更新優先順序滂單。預先確定何時技術更新對企業非常重要，提前兩年決定更新和替代老的信息技術比提前6個月能使新、舊技術的轉換更平穩並減少系統工作中斷的時間，當然技術進步過程中出現的突破會減少預先規劃的准確性。
為了能更好地定義未來信息服務的結構，規劃活動還應該實地對供應商、教育機構進行考察，或者搭建實驗環境幫助了解最新技術。
對各個系統運行情況建立檔案，記錄該系統開發或者最後一次大規模修改的時間，是技術檢查的一個很好的方法。運行時間超過10年的信息系統，是最需要更新的系統；重新設計開發這類系統可以減少維護的成本，提高運行的效率。例如，一個大型的國際性銀行發現60%的CPU使用和開發維護活動的50%都用在了維護和運行多年前建造的業務處理系統，所以它決定重新開發這個業務處理系統。
如果新技術包括更新硬體或者新系統將以與以往不同且更有效的方式使用當前硬體，那麼新技術的實現活動應該對用戶保持透明。其他類型的技術更新，因為提供了不同的服務或者是改進了的服務，用戶容易意識到技術已經更新，比如資料庫報表生成器的更新和終端更新等。基本上，這類更新往往能更好地支持用戶而不是改變運行的方式。當然，有些技術更新會影響用戶的使用習慣，這樣的更新需要以用戶為導向，由用戶負責更新的實施，才能保證更新的成功。每一次技術更新都需要預先制訂詳細的計劃，確保服務不會中斷，並且讓用戶能了解如何使用該服務。
一個全面的技術規劃應該包括用戶准備情況、現有系統使用的狀況、技術的發展趨勢以及新技術的實驗項目。例如，在一個大型的消費品製造公司中，信息技術人員了解新的信息技術，他們為公司的每個部門都准備了一個不斷更新的日誌，記錄當前正在使用的技術服務和現存問題的評估。他們現在開始使用一個支持辦公的軟體(包括在一個進行實驗的部門的全部檔案)，通過24個月的計劃，可以記錄下起點、獲得利潤的評估、運行中的問題和進展。進行實驗可以測試組織使用新技術所帶來的問題以及幫助用戶認識新技術帶來的機遇，從而使企業在其他部門更好地應用該技術。
首先在一個部門使用和管理該技術，然後再推廣到其他部門，是企業運用全新技術的一個好方法。可以將首先使用新技術的人稱為新技術組（emerging—technology group，ET group），它一一般設立在信息技術部門內，與應用開發部門處於同等級別；也有一些企業將ET組放在信息技術部門之外，以防止ET組被信息技術部門控制。
ET組的管理和組織結構應該採用比較寬松和非JE式的策略，組里的氣氛應該是實驗性的。為了保證創新，企業應該不強調該部門的效率和成本。在ET組的實驗成功之後，就需要把新的技術推廣開來，使之在組織的其他部門實現。
從實驗到廣泛推廣，企業可能面臨很多的問題，可以讓ET組成員和其他部門的用戶共同負責技術的推廣或者通過聯絡人——系統分析員來負責技術推廣，以保證技術能夠在其他部門成功實施。這個階段強調的是技術運用的效果，這個階段可以被稱為創新階段。在其他部門實施了新技術之後，企業需要關心新技術的效率，傳統的信息系統部門就可以很好地進行管理。這個階段是新技術運用的管理控制階段。
三、衡量和管理計算機容量
計算機的容量就是計算機的處理能力或者存儲能力。事實上，人們對計算機的硬體、軟體和網路技術越了解，就會越少重視計算機的容量，因為計算機容量的價格增幅一直在不斷下降。但是，當前計算機的硬體、軟體和網路相互連接的方式越來越復雜，人們想要診斷這些部件中的瓶頸或者制訂一個長期的計劃也越來越困難。管理計算機的容量問題需要考慮以下因素：
（1）計算機容量的增幅要遠遠超過價格的增幅。
容量的過量和短缺呈現為「不對稱結構」，也就是計算機容量短缺的成本是非常昂貴的，而容量過量的成本則較低，所以對很多組織而言，可以考慮購買過量的容量。
（2）計算機容量不足往往是突然發生的。
比如一個企業，在半年的時間里，高峰處理時間CPU的佔用率高達77%。而總經理沒有聽取信息技術部門的警告，不允許訂購新的設備。在其後的6個月時間里，由於新增加了系統，導致CPU的佔用率達到85%。這極大地影響了系統響應時間，開始有一些批處理的程序不能按時完成，信息技術部門的人員不得不加班工作。所以計算機的容量問題需要預先制訂規劃。
（3）可以利用診斷工具幫助了解計算機容量的利用狀況和存在的問題，比如利用軟體包監督和模擬系統的狀況。
系統分析員利用這些工具分析本來的需求，可以更好地進行預測。對那些利用信息系統完成業務活動的企業，這些工具更為重要。
（4）當前市場上有越來越多的計算機外圍系統供應商，而且越來越多的計算機系統採用開放式的結構，所以大多數公司不再從一家公司購買所有的設備。
從大量的廠商中挑選供應商，可以得到更加有利的價格，但也會使組織的網路結構更加復雜。
（5）組織需要仔細平衡創新和保守。
如果企業利用信息技術極大地節約成本或者增強競爭優勢，那麼企業更強調信息技術的創新，而那些需要系統在任何時間都保持正常運行的企業，在引進新技術時就要特別慎重。引入未經規劃的新技術會危害現行系統的可靠運行。
（6）引入新技術帶來的新增成本和系統運行的中斷，可能會抵消新技術所帶來的好處。
所以在一些情況下，企業不必隨著每一代新軟體的推出而更新自己的系統。企業一旦決定購買新軟體，在購買時要考慮：如果購買小的軟硬體供應商的產品，供應商的可靠性和產品的維護需要格外重視；小的供應商容易倒閉，所以要考慮該供應商的產品是否有替代產品，該系統是否可以長期運行、替換或新系統的成本又是多少。此外，還要考慮供應商是否提供源程序代碼和文檔、供應商提供什麼樣的維護、維護費用有多少等。
四、系統運行計劃和控制系統要想平穩運行，必須要對運行活動進行計劃，並在系統運行中進行控制。
企業的信息技術系統需要完成各種各樣的工作，既包括聯機處理企業的業務活動（如訂單錄入、建立客戶檔案等），也包括成批的處理（如月末生成和列印各種類型的財務報表、列印工資單等）。系統要想完成這蝗復雜的活動並保證系統運行平穩，必須對運行活動進行計劃和控制。
1．設定目標
系統運行計劃具有多個目標，非常復雜，一般目標包括：
（1）保證高質量、無錯誤地運行。
系統必須能正確無誤地處理企業的業務，提供所需信息，沒有遺漏等。
（2）根據企業的標准滿足企業長期的安排。
（3）處理計劃之外的作業，只能使用1%的CPU的處理能力。
計劃之外的作業能在幾分鍾、幾個小時內完成。
（4）為運行關鍵應用程序的終端提供一個平均響應時間，一般這個時間應限制在幾秒鍾，只有1%左右的程序響應時間可以在秒級以上。
（5）日常的運行成本應該控制在一個預先設定的水平，從而保證信息技術部門的成本不會超出預算。
2．建立優先順序
可以看到信息技術系統運行的目標往往是沖突的，無法同時讓它們達到最優，所以需要給這些目標設定優先順序。如果信息技術運行的支持對企業的使命非常重要，就需要由企業的高層管理人員設定優先順序，否則可以由信息技術部門和其他應用系統部門的管理人員來共同討論設定，如果在討論中出現沖突，可以交給高層管理人員最終定奪。
比如企業可以將訂單處理系統和庫存進貨出貨系統的優先順序設定為最高，然後是應收賬系統和工資系統，最後是綜合查詢系統。
3．運行的控制和運行的衡量
應當看到控制運行的指標、標准適合企業特定階段的要求，而不能適合任何的企業或者企業的任何階段．因此，需要針對企業的懇標建立對應的性能指標和性能標准，這樣就可以把描述系統狀況的數據同企業的標准相比較。一般的性能指標包括：
（1）成本性能、總的性能和不同的信息技術服務的性能。
（2）信息技術人員的周轉率。
（3）服務的平均響應時間，5%最差服務的響應時間。
（4）服務的質量，比如系統死機的時間。
（5）用戶對服務不滿的次數。
（6）未完成報表盼個數和不訂：確輸出的個數。
（7）服務的利用率，比如字處理、電子郵件等。
（8）計算機高峰時間的利用率。
（9）用戶對服務的滿意度。
通過對比實際狀況和性能指標，企業可以決定何處需要改進。比如用戶不滿意次數的標準是某項服務一個月用戶抱怨次數為3次，如果實際統計的指標高於這個標准，企業就應該檢查系統哪裡出了問題、需要作哪些改進。
記錄企業各項指標的報表應該每個星期或者每個月產生一份，這些數據可以幫助企業以量化的形式評價系統的性能，反映系統運行是否達到了各個部門的要求。
五、結果控制
組織可以利用結果來控制信息技術組織中的應用，可以採用將信息技術應用的成本分攤或不分攤給組織中應用信息技術的部門來控制信息技術應用活動。
1．免費使用信息技術資源
很多組織使用信息技術而不將成本分攤到各個應用部門，這樣做有很多的好處，因為信息技術免費，所以很多用戶提出需求而且樂於進行實驗創新，這就特別適合信息技術創新和推廣階段。信息技術部門也容易將自己提供的服務推廣到組織的各個部門，相應地，組織不用開發和使用信息技術應用的記賬系統，也節省了成本。
這種方式適合信息技術預算少或者創新要求高、財務預算充裕的企業。但這種方式也存在問題，因為信息技術是免費的，所以所有的用戶都可提出使用資源的申請，由於用戶提出的申請數量太多，信息技術部門不能一一滿足，導致申請積壓，重要申請得不到重視，同時信息資源在組織機構內的分配問題也會演變成為一種新的矛盾。
信息技術的免費使用也會導致信息技術部門沒有競爭壓力，無法衡量性能情況，效率降低。一些企業也可能根本無法免費使用信息技術資源。
對企業而言，一個更好的方法是免費使用信息技術資源，但非正式地通知用戶如果核算成本他們使用的信息服務價值將是多少，這樣讓用戶了解他們所使用的信息資源並不是真正免費，而且讓他們知道他們花費的資源是多麼巨大，他們就會更珍惜和更好地利用信息技術資源。
2．分攤信息技術資源成本
分攤信息技術資源成本到各個應用部門最大的好處是用戶可以誠實地提出使用信息技術的請求。這種方式適合信息技術應用的管理控制階段，因為此時用戶已經廣泛接受了新技術，組織更強調新技術運用的效率。一般信息技術運行成本的分攤會在組織內引起廣泛的爭論，但是其帶來的好處也是明顯的。事實上，傳統的分攤成本的企業往往是將信息技術資源的成本分攤到各個部門。
在組織中將信息技術運行成本分攤到各個應用部門並不容易，並存在如下問題：分攤過程中存在很多的主觀因素；分攤的計算公式非常復雜，難以向用戶說明，也難以獲得用戶的理解；分攤除非經過仔細的管理，否則往往會打擊用戶使用信息技術的積極性，而且輔助分攤的記賬系統本身就非常復雜、昂貴。
為了有效地實現分攤，首先應該取得用戶的理解，也就是分攤系統應該簡單，用戶無法理解系統將不能通過這種方法有效地引導用戶的行為；其次分攤系統應該公正而且合理；再次，應該將信息技術的效率同用戶的利用率分開，信息技術人員負責低效率的問題。月末、年末進行成本分攤無助於成本控制，只能使用戶和信息技術人員產生對立情緒，所以不應分攤。
一個比較好的方法是通過不要將100%的信息技術成本分攤到用戶部門，因為還有一部分成本是信息技術維護和開發的成本，這部分成本與信息技術的運行成本的管理不同。一般信息技術部門在開發和維護之前會與用戶簽訂開發和維護合同，合同規定：
（1）預計的開發和維護活動的成本，信息技術部門應該對超出合同規定的成本部分負主責。
（2）一旦開發活動需要重新評估時，評估應該包括哪些步驟。在開發或維護的范圍變化時取消該活動應該包括哪些步驟。
（3）一旦開發和維護活動的成本計算需要按照消耗的時間和材料計算，則需要預先得到用戶的理解。