商務會議信息工作有哪些環節

① 組織機構中信息管理工作通常包括哪些環節每個環節的內容和特徵是什麼

組織中的信息管理工作通常包括以下環節：信息的採集、信息的加工、信息的存儲、信息的傳播、信息的利用、信息的反饋六個環節。

② 商務會議，商務會議承辦流程有哪些

商務會議是指帶有商業性質的，一般包括企業的新品宣傳、公司年會、商務宴會等大型會議，出席會議的人員包括公司法人代表或者是高級的管理層，所以商務會議對於會議環境的要求相當高，因此商務會議對於策劃負責人來說是一個很大的考驗。大到會場的選擇，小到住宿交通都要安排有序，因為只有精細的准備，才能保證一個會議的完善。

結合流程圖，我們詳細介紹幾個比較關鍵的環節。

01場地選擇

公司附近：公司附近聚集著大量同行、上下游企業以及相關媒體，受眾准，到場率也有保證。

地鐵沿線態銷：交通方便，保證嘉賓和媒體出席率。

停車場車位充足：方便與會者和VIP停車。

會場世閉廳硬體達標：首先，裝修風格盡可能商務簡約，才能襯托論壇的主題；其次，主會場層高盡可能5米以上，大廳里最好沒有立柱；最後，敲黑板部分來了，場地一定要比你按人頭估算出面積大20%，因為論壇一定會設置舞台區搜隱域。

特色體驗：有些場地的茶歇可以製作成精巧造型，讓嘉賓們體驗良好，會讓與會嘉賓樂於傳播。此可謂細節取勝。

02會議邀約

商務會議的邀約要求會更高，同時會議邀約也是會議宣傳的一部分。

會議的包裝：對重量級嘉賓進行內容包裝，H5的會議邀約形式效果更好。

確保通知效率：外部會議不像公司內部同事參與性和普及率那麼高，因此多類型的通知方式更為適合。

溫馨提示體現細節：交通路線，當地天氣和周邊住宿等都能體現會議邀約的細節。

重要人物嘉賓要點對點單獨溝通。

03電子簽到

自助簽到在節省主辦方費用的同時，讓參會嘉賓自助簽到，使參會嘉賓擁有更大的自由度與參與感。主辦方可以在現場展示簽到二維碼，參會者入場後自主掃碼簽到或者定位授權簽到即可。

04會議環節設計

在環節設計上要分清先後主次，才能逐漸引導嘉賓的情緒，營造體驗、傳遞信息。
開場：開場環節通常會有以下幾個設置，開場視頻、主持人開場致辭、開場表演（、開場視頻+互動表演（人屏互動等高科技）等，一個很震撼的開場，能夠快速吸引大家的注意，並聚焦於有關論壇的討論。

嘉賓演講：開場後，一般先請行業內的大咖（最好有些政府或協會背景）作開場演講，分析大形勢、解讀行業政策、指明行業趨勢，幫助提升正常論壇視野高度。

互動：活動過程中建議穿插互動環節，提升會議氛圍感。

05應急措施

在會議結束前你都不能放鬆你的神經，對於會場中可能出現的突發情況，都應該准備好一些應對之策，組織人員必須保持良好的心理素質，盡量把影響降到最低。

③ 大型商務會議活動的服務細節包含哪些

大型商務會議活動的服務細節主要體現在會前的准備工作以及會議期間的工作內容兩個方面，服務細節包括時間、地點、參會者、會議主題、物料以及人員安排、會議記錄等。

一、在會前的准備工作中，我們需要注意以下幾個方面：1、時間：確定會議開始時間和持續時間
2、地點：確認會議的具體地點
3、參會者：確認參加會議的嘉賓、領導、媒體等人員名單。
4、會議主題：確認會議活動的主題、會議的討論主題
5、其它物料：確認會議設備、會議材料、是否需要茶水等
二、會議期間，我們需要注意以襲返鄭下幾個方面：1、會議主持人
2、會議席位的安排：方桌會議和圓桌會議，課桌式擺放還是劇院式擺放。
3、會議拍頌記錄：安排會議記錄員，包括視頻、圖像、文字等方世升面的記錄總結。

④ 商務會議記錄中應該包括哪些信息

分為記錄頭、記錄主體、審閱簽名三個部分。

記錄頭的內容有：

1、會議名稱。

2、會議時間。

3、會議地點。

4、會議主席（主持人）。

5、會議出席、列席和缺席情況。

6、會議記錄人員簽名。

要求

會議記錄的要求歸納起來主要有兩個方面，一個是速度要求，一個是真實性要求。

（一）速度要求。

快速是對記錄的基本要求。

（二）真實性要求。

紀實性是會議記錄的重要特徵，因此確保真實就成了對記錄稿的必然要求。

真實性要求的具體含義是：

1、准確。不添加，不遺漏，依實而記。

2、清楚。首先是書寫要清楚，其次，記錄要有條理。

3、突出重點。

會議記錄應該突出的重點有：

(1)會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動。

(2)會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解。

(3)權威人士或代表人物的言論。

(4)會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論。

(5)會議已議決的或議而未決的事項。

(6)對會議產生較大影響的其他言論或活動。

⑤ 一個完整的會議流程應包括哪些步驟

會務工作是為會議服務的各種具體事務工作。它包括如下幾個方面。第一，會議預案制定。會議預案即會議籌備方案，預案制定的好壞直接影響會議的質量。

會議預案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內部的職責分工及工作人員的調配、會場布置、會議議程，如有選舉、發獎、攝影、錄像等項，也應列入預案。

第二，准備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印製、分發(會前分發或會上分發)。

第三，會議通知。會議通知的擬議與分發必須及時。重要會議在發出通知後還要跟蹤落實，以了解對方能否如期出席會議。

第四，會前檢查。這包括對預案執行情況的匯報檢查和現場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負責人向會議主持人或主要領導匯報全面的准備情況及存在的問題，重點是會議文件材料。現場檢查重點在於會場的布置和安全保衛工作。

第五，會議進行時的具體服務。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發等。大型集會的現場指揮和特殊情況下的應急措施等不僅要在預案中作為專項列出，還要確定好指揮人員及其指揮標志。

第六，會議結束時的會務工作，包括對會議內容的總結，會議紀要的撰寫與分發，會議新聞報道或舉行新聞發布會、記者招待會等，會務工作總結。此外如代表離會、財務結算、物資清退等各項善後工作。

（4）預算制定

控制會議的預算就相當於掌握了整個會議，預算的第一步就是確認此次會議是盈利還是保證收支平衡。然後是清理費用。費用包括兩類，暨固定費用和可變化費用，無論預算多麼准確，都會有意料之外的狀況發生，總預算應有10%的額外費用。

會議實施

實施會議方案時，其工作內容包括：參會人員的登記注冊，收集相關信息，尋求演講者，聯絡場地，必要時解決糾紛等。

會議實施一般包括以下幾點步驟

1. 編制會場手冊。

2. 設置信息中心（提供實時服務）

3. 建立指導委員會（負責現場的指導工作進行）

三、總結和評估

會議的總結與評估（會議一旦結束，應該立即對其進行評估工作），一般分為3個部分

1.從籌備到會議結束的各項工作總結

2.效益分析和核算成本

3.本項目市場調查

4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關系）

5.召開表彰會，感謝相關人員（做好感謝工作，致謝會議相關的工作人員以及合作單位等，並將數據提供給媒體等，擴大影響力）。

⑥ 商務會議策劃方案

商務會議是指帶有商業性質的會議形式。一般包括：新產品宣傳推廣會、大型的培訓溝通會議、上市公司年會、招股說明會、項目競標會、商業論壇、項目說明會、項目發布會等。現在，就來看看以下兩篇商務會議策劃方案吧!

商務會議策劃方案範本

一、活動簡介

作為xx電子商務行業一年一度的盛會，此次大會將延續往屆大會的盛況和成果，盤點過去、梳理現在、共話未來。xx電子商務行業的優秀企業和貢獻突出個人將在大會中得到表彰和嘉獎，同時，xx電子商務服務產業聯盟和xx電子商務協會數字服務中心將在大會上成立，為xx乃至全球電子商務企業的同步發展搭建良好的支持平台。

二、活動宗旨

建立xx電子商務產業發展前瞻性研討平台，加強電子商務部門、學術界、企業界之間的交流，討論當年電子商務新問題和熱點問題，推動xx電子商務行業的健康持續快速和諧發展。

三、時間與地點

時間：xxx年5月23日

地點：xx•北京•人民大會堂

四、會議組織

主辦單位：xx電子商務協會

承辦單位：盤石信息技術有限公司

支持單位：xx工業經濟聯合會

xx國際公共關系協會

xx市長協會

國務院部委信息中心主任聯席會

xx老區建設促進會

指導單位：中華人民共和國國家發展和改革委員會

中華人民共和國工業和信息化部

中華人民共和國教育賀消部

中華人民共和國科技部

中華人民共和國商務部

中華人民共和國海關總署

五、論壇日程安排

如何策劃一場成功的商務會議【實用貼】

一個重要的商務會議的成功與否，關鍵在於策劃者的策劃思路與方法是否正確，各方面細節考慮得是否周詳，會議行程安排是否合理，譬如會議主題的構思、會議費用預算、會議場地的布置、會議設備的安裝、參會者的住宿和餐飲安排、會議業余時間的安排等等。面對會議策劃時遇到的諸多問題，作為會議策劃者的您是否已經找到合適的策劃思路和方法呢?到底怎麼做才使這次會議達到上級的要求，實現會議的主題思想，閃出商務會議的亮點?凡事預則立，不預則廢。會議策劃即是對舉辦此次會議的一切工作的准備。一個好的會議策劃方案，應該從做好這個會議預算計劃開始。

一、會議預算

商務會議的預算不是一個概念。通常而言，會議預算包括以下幾個方面：

1、會議室/廳費用

具體可細分為：

(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施並不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席台發言線路時也可能需要另外的預算。

(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通純拍滾常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求(通常可向專業的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比)，否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由於品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。

(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基於這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理做余，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。

對於這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，並單獨簽訂服務協議。

2、交通費用

交通費用可以細分為：

(1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

3、住宿費用

住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費裡面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對於會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費除與酒店星級標准、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。

4、餐飲費用

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決於會議議程需要及會議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當然也可以採取圍桌式就餐，費用按人數計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用)

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬於正餐，可以採取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。

(3)、酒水及服務費

通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。

(4)、會場茶歇

此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要額外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

(5)、聯誼酒會/舞會

事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。

5、視聽設備

除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：

設備本身的租賃費用，通常按天計算

設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理

音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委託代理

6、雜費

雜費是指會議過程中一些臨時性安排產生的費用，包括列印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。

二、參會者的安排

邀請

不管什麼樣的會議，主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序。

信息發布——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標准等等，有些還附送會議企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會議的期望。

回執——對於主辦者來說，回執是對商務會議企劃活動成功與否的判定標志之一。回執收到後，通常需要統計(在這之前，需要提醒的是回執單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下信息——明確的人數、職務、性別、聯系方式、預計到達目的地時間、迎送要求等等)、確認回執有效(通常以會務費用是否交納為標志)，接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成後發出。回執可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網路回執或者電話均可。回執需要注意的是，如果會議課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那麼對會議的有序安排會起到很大幫助。

確認通知——如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，可以發出確認通知。同時發出的應該還有會議的確切地點、時間、議程、簽到程序及會議注意事項等。

如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型商務會議，那麼簽到就是一項復雜的工作。

通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現混亂，必要的流程及准備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館准確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議須知、會議詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標准、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標准等等。如果可能，盡量使用計算機作簽到。一般情況下，簽到服務人員應該不少於6人——工作時間應該根據會議參與人員抵達時間合理分配。

如果事先將回執的項目設計得很周全，對於簽到及入住安排有很大幫助。

餐飲安排

一般而言，會議通常統一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。

統一安排餐飲的會議，對於成本的控制非常重要，自助餐一般可以發餐券控制(很多酒店對於自助餐的開設有就餐人數的最低要求)，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可採取哪桌夠人數哪桌開席的做法，以保證就餐者的權益。

三、確定時間、流程與目標管理，並做好反饋、調整。

時間的控制，一般以時間進度表(倒計時)的方式來表現。注意在安排的時間上要合理,同時要留有餘地，一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些，保證後面有時間來調整、完善。

整個活動是一個系統工程，流程管理是指在活動中各項工作內容之間的相互銜接、協調和配合關系及其有機組合的過程管理。比如在活動中，主題內容、意義確定才能確定議程、規格，規模、規格確定才能確定人數，人數確定才能落實場地，場地落實才能現場布置等等。流程管理使總協調人對於整個活動的各個部分有著清晰的認識，便於找出工作的關鍵點、重點、難點，一般以程序框圖表現。

四、活動策劃、確定活動主題。

活動策劃主要包括如下內容：

1、會議議程策劃安排大多數發布會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。實際上，盡管商務會議屬於正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。

2、確定參會人員是一項很重要的工作，也是一個變化較多的因素，而它的變化將影響到整個會議的規格與規模，進而影響會議的各個因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規格，或者方便起見，會議地點或會議的一部分內容改為機場、貴賓室進行，或者時間調整等。因此，這是總協調工作控制的“關鍵點”，宜重點來抓。

五、擬定活動策劃案和具體操作方案。

活動策劃案是指導整個活動的戰略、戰術文本，供策劃活動用。一般來說，會議核心成員才提供。

具體操作方案則是用於企業內部或者協助代理公關公司，指導整個活動的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內容，時間上具體到分鍾。一般會議人員人手一份。

六、現場控制

現場控制是體現總協調人應變能力的一環，事實上，一個好的協調人會將工作做在前面：首先是預防變數的發生。比如平時做一些培訓，事前做一些排練。從實踐來看，現場的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節上的疏忽。應該重點重視這些方面;其次，要在事前准備好備選方案;再次，注意積累現場的靈活應變的處理技巧。

對於前來的官員、經銷商要有人陪同和溝通，對於前來的記者，應該一視同仁，不能對A媒體公開某些情況而對B媒體則保密。對於記者個人挖掘的新聞一般不宜轉告他人。

在氣氛的控制上，總協調人處於一個平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與會者的心情也會舒暢。另外一個重要因素是主持人，如果是自己主持則會好一些，但往往是分身乏術，因此在發布會中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他(她)對整個會議的風格有個大致的了解與把握。

在產品的演示講解過程中，可以用一些現代科技手段，結合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會者的理解。

整個會議應有正式的結尾。如果發布會安排在晚餐或午餐前結束，則應該有酒會或自助宴會等，在會議結束時，由主持人通知時間與地點。

七、其他

秘書服務

所謂秘書服務指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向導等服務。這些服務通常是臨時或者按時提供的，在預算時通常按類別籠統計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那麼告訴代理公司作好隨時服務的准備很有必要。代理公司與主辦方之間的最後服務費用核算將通過雙方指定的聯絡人互相簽單認可，由雙方財務或者相關人員核定。

車輛調度

重要的國際性會議、行業重要會議、知名公司全球或者大區會議，參與者通常人數較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調度可能不成問題，如果在異地舉辦，那麼車輛調度就值得好好研究。通常，異地舉辦會議基本上委託當地專業機構代理，車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對於主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數量、行走時間及線路等等。因此，主辦方應該提前告訴代理方相對准確的與會者抵達時間、人數、此時間段內抵達客人的身份及車輛使用標准，並告訴代理方如果出現與預告情形不符時希望採取的彌補措施及願意為此承擔的代價。

禮儀與迎送

對於會議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具准備、禮儀執行等。

值得注意的是禮儀的文化素質及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。

各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學術性會議、政府性質會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業及產品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業或產品的品質形象要求一致。

秩序維護

對於會議或展覽而言，無不希望有良好的秩序。小型會議(特別是企業或者)的會議秩序基本不用控制，但大型會議及展覽，秩序的控制就顯得很重要。

大型會議可以採用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特製，印製有代表的數碼身份照片，會場入口設立保安;展覽的控制比較復雜，因為展覽主辦者關注的和展商關注的不是同一個目標。展覽主辦方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會，還有的帶有技術交流或者論壇性質，所以通常會對所有展商或者參展人員進行身份及級別分類，以保證技術交流或者論壇不被外界或者無關的展商干擾。控制的手段有帶條形碼的參展證(需配備讀碼機)、或者磁卡式代表證。為同時滿足展商信息最大化的需求，現在國外開始引入電子名片管理。

資料快速收集利器--電子名片

傳統的展會上，少不了的是滿天飛的名片，參展商在每天展會結束後總要花上一兩個小時整理名片。想取代這些繁瑣，可以使用電子名片。

所謂電子名片，通常用磁卡或帶條形碼的材料製作——可以說是為參展商和參觀者特製的參展證。在簽發該證前，組委會會要求參展商或參觀者輸入個人資料，包括公司名稱、聯絡辦法、本人職銜、公司性質和業務范圍等，然後把這些資料存入卡中。同時，組委會會購置這類磁卡或條形碼的讀取設備供出租，參展商可以自由選擇租用與否。參展商租用設備後，只需把設備連接到自己的電腦上就可以開始使用。買家需要把名片給參展商時，只需要把存有自己資料的入場證在讀取設備上劃過，所有資料就會在眨眼間被傳輸到參展商的電腦里。參展商還可以把雙方談話的要點記錄在相應備注欄里，做到十分有條理地管理買家資料。

盡管這些設備比較昂貴，但可以由展會組委會統一購買、重復使用，參展商只需付出較低的價格向組委會租用，十分實惠和方便。如果每個參展商及買家都使用電子名片，展覽會甚至可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以准確的記錄入場人數。

會展考察/旅遊

實際上，會展考察或者旅遊大都是為嘉賓特別安排的、具有公關性質的行為，當然不排除部分行為是真正的商務考察(為獲取行業或者相關行業信息而舉行的市場調研性質的動作)。

1、 真正的商務考察：此類商務考察實際上主辦者已經作好安排，需要會展中介公司提供的服務只是目的地住宿餐飲預定與安排、交通工具、司乘人員及向導，可能的話需要中介公司協助解決媒介邀請及映像資料攝制。中介公司的職能大體等同於主辦者的前導服務及後勤保障部門。