秘書的信息意識有哪些表現

㈠ 信息意識具體包括 信息意識有哪些

1、信息意識包括信息經濟與價值意識、信息獲取與傳播意識、信息保密與安全意識、信息污染與守法意識、信息動態變化意識等內容。

2、信息意識是指客觀存在的信息和信息活動在人們頭腦中的能動反映，表現為人們對所關心的事或物的信息敏感力、觀察力和分析判斷能力及對信息的創新能力。它是意識的一種，為人類所特有。信息意識是人們產生信息需求，形成信息動機，進而自覺尋求信息、利用信息、形成信息興趣的動力和源泉。

3、信息意識是指人對信息敏銳的感受力、判斷能力和洞察力。信息意識，即人的信息敏感程度，是人們對自然界和社會的各種現象，行為，理論觀點等從信息的角度理解，感受和評價。通俗地講，就是面對不懂的東西，能積極主動地去尋找答案，並知道到哪裡，用什麼方法去尋求答案，這就是信息意識。

㈡ 信息意識對秘書工作作用

信息意識 對於現代的領導來說，即使掌握准確的信息，是進行科學決策和管理的前提和基礎。所謂秘書的信息意識，就是指秘書對信息作用的認識和高潮獲取信息的努力程度。秘書具有了信息意識，應能隨時根據領導的意圖、需求和願望，通過理發的、合乎邏輯的方式去搜尋各種有鮮度、有價值的信息，及時准確供給領導者在管理決策活動中使用。 3、效率意識。「效率」原是一個經濟術語，即用最少的勞動消費獲取最大的經濟效益。現在一切工作目的的通用語，效率意識逐漸引入人們的行為規范中，成了衡量新型領導者和現代人才的標准。對秘書來說，效率意識就是他們在為領導提供有效服務時，對其成果大小的超前估價和認識，衡量秘書效率意識的強弱的標准就是看秘書活動成效的優劣。秘書效率意識的強弱程度如何，直接關繫到秘書部門甚至領導部門工作效率，因此秘書如果不培養和樹立效率意識，要想提高對領導的服務質量，那隻能是一句空話。

㈢ 正確的秘書意識包含哪幾種

一般而言,秘書的角色定位應是輔佐的功能.幫助主管處理一切里里外外的業務成了秘書的職責.一般公司或機構,因為傳統背景的關系,秘書的職務並不是那麼確定,秘書除了本身主管外,和其他部門業務人員的關系也非常密切和重要,形成縱橫交錯而復雜的人際關系,因此其工作范圍是秘書,又是一般的職員,工作領域無法正確的予以劃分.因此,漸漸地,現代的工商秘書,已演變成名副其實的"業務秘書"或"公關秘書"了.
秘書工作的性質
秘書的工作,主要為協助主管執行工作細節.想想大公司的董事長或機關的主管,如果每天早上自己要打開信件,打字回信,存檔處理,接聽電話等工作,那麼,他們將沒有時間來從事高層次的商業活動與計劃.所以,必須要有位助理來處理這些辦公室事務.這位助理,即是秘書.
秘書工作最主要為輔佐功能,此即是其一主要的意義.秘書工作的另一重要意義為管理.對很多秘書來說,秘書工作的歷練是作為一行政主管的重要階梯.因為秘書常幫助主管處理與主管樣關的業務,所以對於主管的工作有一全盤的了解.秘書可以學到如何去指導,督導,規劃及處理問題,並且熟悉公司的政策.因此,秘書工作亦是管理人才的訓練搖籃,其理由有二:
秘書熟悉人事,業務,程序,管理等內部作業.
秘書熟悉公關,協調,市場等外部作業.
秘書的業務
秘書在一天的工作間中,有三分之二是做下列業務:
打字
接受口授
傳真
接聽電話
處理信件
與主管商談
檔案管理
准備當天的業務及下班前的業務處理
擬稿及製作信件
秘書業務可分為四類:
資訊管理業務
事務業務
公關業務
綜合業務
茲就秘書的功能與業務分述如下:
秘書業務由前述可知分為四類:
資讀管理業務
事務業務
公關業務
綜合業務
茲分別說明如下:
資訊管理業務
資訊管理業務,即是利用電腦來處理及管理一般業務.秘書的資訊管理業務是由其執行任務的功能引伸而業.前節提到秘書執行的任務有發傳真,擬稿,存款,安排機票,安排看牙醫等,這些業務部需要資訊管理來處理.這在微觀方面,資訊管理所處理之業務.
在鉅觀方面,資訊管理可處理之業務有文書及情報方面.
文書:
包括文件及書信之製作等.以往皆用打字機或手寫,但由於資訊業務之發達,各種文書之製作皆已電腦化,以增加功能與效率.在文書方面,資訊管理所能處理之業務有整理書信,寫信,中英文打字,速記,檔案管理,約會安排等.尤其在書信寫作方面,由於有電腦軟體之運用,可節省構思之時間及文件製作的精力.現代的文書業務尤需要資訊管理的配合以提高效率.文書與資訊是息息相關了.
情報:
情報業務是資訊管理所處理的主要業務之一.情報業務包括資料情報的搜集,提供,整理,管理,活用與交換.資料情報的輸出和輸入都要經過秘書這個孔道,當主管將情報交給秘書傳達下去時,首先秘書就要根據情報的質和量,按其重要性,機密性,緊急性來安排傳送的優先順序.這時,秘書對於資訊情報之處理,篩選,分類與傳遁就可利用資管理業務,以增進處理情報業務的效率.
事務業務
秘書的事務業務,源自其處理例行事務和功能.秘書的事務業務,為秘書在辦公室所處理的例行業務,包括接聽電話,拆寄信件,發傳真,檔案管理,更新辦公室用具,收集資料,准備定期報告,安排主管之行程,約會及會議等.雖然有些項目是多種業務的綜合,但在此則偏重事務性的.
以上的業務可歸類如下:
通訊方面:接聽電話,拆寄信函,發電傳等.
辦公室方面:檔案管理,更換用具等.
會議方面:收集資料,准備定期報告等.
安排方面:安排行程,約會,會議等.
公關業務
秘書的公共關系是需要創意的功能來作其基礎的.創作的工作,即要有"先見".在處理人與人間的關系時,要能有洞察的能力,要能見微知著,要能以對方的立場來看,必能廣獲人緣,使業務暢通.
秘書的職務,接觸面很廣,為了要使業務能順利進行,必須扮演著潤滑劑的功能,在公司機構的里里外外,必須兼顧到各個層面的人物,能考慮到各種狀況,能預見各類該辦之事,妥善處理人際關系,圓滿達成任務.一般而言,公共關系的業務包括接待,與相關業務人員的溝通聯絡,消息的發布,宣傳品的出版,雜志,年報的出刊,攝影,幻燈片,影片的製作,展覽,市場情報的搜集,貿易商展等等.
一般業務的推動,皆以人為主.人由於人際關系而形成自己的圍體,圍體與圍體的互動關系,就形成了公共關系.秘書的業務需要顧及公司機構的上上下下,里里外外的業務,
所以必須有良好的公共關系,才能使全盤業務進行順利.
綜合業務
綜合業務來自協調的功能.直轄市即是要與各單位溝通以達圓滿處理業務.由於時代的進步與科技的發達,業務牽涉范圍愈來愈廣,並非單項業務所能包含.這時,就要靠秘書來作綜合業務協調.可見秘書的綜合業務尤其重要,因它含括資訊管理業務,事務業務與公關業務等.其秘書要辦妥任何單項業務,必須綜合協凋其他相關業務.這樣,才能融會貫通,發揮最大的秘書業務功能.
例如以接待業務來看,必須配合資訊管理以獲得情報,得知何人,何時,由何地來訪,來賓的背景明細,來訪的目的,並做出行程表;必須配合事務業務以安排接待人員,車輛,骸安排飯店住宿等;必須配合公共關系業務,以發布消息,並安排參觀與商談等.所以接待業務,是個整體性的工作.
由以上例子可看出,秘書的業務中,最重要的是要使各項業務綜合協調,才能使任務完滿成功.
專業的知識與技能
關於秘書專門的知識與技能,可分三項目來討論:秘書專業知識;實務方面的技能;專門行業業務知識.分述如下:
秘書的專業知識:
一般機構或公司在僱用秘書時,大都希望秘書能受過專業訓練.這種訓練可來自機構公司自己辦理鳳及學校或民間秘書專業訓練中心提供等.訓練課程包括企事業管理,會計學,心理學,國際貿易實務,國際匯兌,人事管理,禮儀,公共關系,秘書實務,電腦,打字,英語會話及商用英文等.這些專業知識的訓練很重要,因為現在有許多機構的秘書,並未受過專業的訓練,因此擔任秘書工作,往往不了解自己該做什麼工作,如果主管亦不能發揮指導的責任,則往往要花費許多的時間和精力,自己工作中去摸索這方面的知識.可見,如果秘書人員,在就職前,先接受秘書專業知識課程的訓練,必能對其擔任的工作有所助益.
實務方面的技能:
實務方面的技能為處理秘書業務所需要的技術與能力.一般而言,實務方面的技能包括速記,電腦操作,打字技術,檔案管理,電話禮儀,應對能力,語言能力,及其他事務機器的操作等.早期的秘書實務中,打字技術占相當重要的角色.近年來,由於科技的發展與運用,電腦技術廣被需求,所以打字技術與電腦技術同為不可或缺的實務技能.目前各機構已推行行政電腦化,組織電腦化,人事電腦化,會計預算電腦化,生產管理電腦化等等.尤其是企業界,要求秘書必須接受電腦訓練,以便能應付電腦化的一切秘書業務.
專門行業業務知識:
各行各業的秘書,都應通曉其專業業務的知識.國貿秘書必須能熟悉國際貿易實務與流程.法律秘書必須擅長法律知識.財務秘書必須精通會計,稅務,財政及商事法等.由此可知,在每一行業中,都有其專門的業務知識.秘書在決定從事那一行業前,可先修習相關的課程,或閱讀相關的書籍以增加專門業務知識,才能符合實務業務的需要.
經驗
專門知識與技能,雖然非常重要,但理論需要配合實務.實務上經驗尤其珍貴.對於秘書業務.是否能順利進行,尤其需依賴經驗.例如,文書之處理,光憑理論尚嫌不夠,因必須考慮到各種文件之性質,文件之內容,及文件之時效性,然後訂處理之優先順序.這些判斷需要以經驗作為依據.有經驗的秘書,不必主管交待,就能以其經驗,正確的判斷力,冷靜而審慎的處理事務,以其積極,主動,隨機應變的能力,圓滑的推動其工作,若加上其純熟的技能,就是一位非常優秀而受歡迎的秘書了.
人際關系的技巧
人際關系的技巧,即是公共關系的能力.秘書的人際關系可分為對內與對外.對內的人際關系對象為上司,同事及屬下等.對外則需面對顧客及業務相關的單位.秘書必須能運用靈巧的人際關系技巧,才能替上司主管建立起良好的人際關系網路,使其具有良好的形象.
對於同事,秘書要建立融洽相處的人際關系,業務才能順利推展;對於屬下者,也需要好的人際關系,才能使上下人脈和諧,必能在對外處理業務時,和氣待人,考慮周到,圓滿達成任務.
認明秘書並非具"特別身分"
秘書比其他部門的同事,更容易接受情報或聽到機密事項,這也是造成秘書微妙立場的主因.有時,在會議室里倒茶時,就會得知人事調動的消息;或聽到董事長的出差是為了洽談與對方業務合作的話題等,諸如此類的情報,所以,常給其他部門的人,有種特殊身份的印象.即使,秘書也以"特殊"為榮,就很難在公司里博得人緣.
博得人們的信任
秘書對於傳遁上司的訊息,指示,或普通職員的心聲,都應明確傳達,以完成疏通管道的任務.這些表現,久而久之就能取得公司機構里里外外,上上下下所有人的信任.
另外,關於秘書人際關系的技巧,可分對內對外兩方面,現分別列舉如下:
對內:
與上司的人際關系:
——熟悉上司的個性及家庭
——熟悉上司的交際圈
——勿拘泥於前任上司的處事習慣
對秘書同事間的人際關系:
——不該有優越感
——互相保持和諧的關系
——在業務上互相幫助
——多注意上司的業務內容與人際關系,以便增進溝通
對屬下的人際關系:
——多照顧屬下
——多伸出援助之手
——傳達屬下的心聲
對待客戶及業務相關的單位:
——誠實無欺
——努力維持長久的人際關系
——秘書受客戶私人繳請時,不論是否接受邀約,都應事前向上屬報告,以尊重上司.
資質
秘書的資質,可決定秘書工作的品質.一位主管,當然需要一位開朗,負責,可靠的擔浮曹簧丨毫查桐腸昆秘書.雖然資質意為"天生之才能";但秘書的資質則要求對天生之才能再加以訓練.換句話說,秘書的資質,並非可速成造就或者完全靠天生的,而是需要長時期的訓練與培養的.秘書需要不斷地反省自己,找出缺點,並予以更正,以臻完美.
秘書的資質可分下列十項,由T形圖來表示,分成左右兩邊各五項,左邊代表對事,右邊代表對人.此T形圖可列表如下:
秘書十大特質
A對事
准確性
好判斷力
工作效率
機智性
主動性
B對人
考慮周到
圓滑性
謹慎性
責任感
客觀性
現依對事與對人兩方面,分別說明如下:
對事方面:
在研究這些資質特點之前,應知道這些資質特點皆需費時,非一蹴可幾.新進秘書往往渴望自己的能力強,速度快,因而未花時間去注意准確性,認知事務輕重,內涵性及變通性.秘書對時間及速度的重視是可理解的,但如果不具備以下五項的資質,經常工作會終歸於無效率或產生尷尬的局面,增加主管之困擾.
對事方面的資質有五項:准確性;好判斷力;工作效率;機智性;主動性.現分別說明如下:
准確性
准確性在此五項中,排行最前,可見其重要性.秘書每天的工作,都可能會有錯.每打一定,每寫一字,都有可能錯.然而,有效率的秘書每天都做准確的工作.沒有準確性,秘書的工作毫無意義.事實上,不準確的工作比不做還糟,因它所帶來的麻煩,可能要花更多的時間去清理.
但要如何才能算是准確性呢 即是每件細節都很精確.這是需要時間,耐心與專心的.如果遵循下列四步驟,就能做出准確的工作:
—小心完成每件工作.
—小心核對每個細節
—小心改正所有錯誤
—小心檢查修正過的細節
在製作文件,如果需要列出價格時,秘書要小心地打字,小心地檢查價格是否正確,小心修正任何錯誤,然後在小心地核對修正過的價格.你會懷疑,如果沒發現任何錯誤,而一再檢查,是否很費時.不,絕不.如果檢查十次,還未發現任何錯誤,但在第十一次才發現錯誤,所花的時間還是值得的.准確性,即是小心地檢查過,小心地改正過,小心地再檢查過的小心的工作.
好判斷力:
每位主管都要求秘書有好的判斷力.如果秘書總是道歉說:"對不起,這件事我未想到",那麼,就必須培養此特質.幸運地,這是可以培養訓練的.這了要有好的判斷力,可遵循下列四個步驟:
第一步驟:想想看你正在做什麼
現在你已能不必想而能夠記事,打字,讀,說,及聽.思考就是控制心思;即是,集中精神.所以,思考是訓練好判斷力的絕對要素.
第二步驟:看看是否該採取行動.
如果能集中思考,便知是否該採取行動.例如,是否有錯要改,有問題要問,有業務待改進,或程序要變動等.如果自己能力辦不到,找主管去.不錯過任何採取行動的機會.
第三步驟:研析各種因素.
當你需要採取行動時,研析一切情況一調查,綜合,分析-以判斷是否有未考慮到的因素,值得再斟酌.
第四步驟:當機採取行動
依各種因素,衡量該採取的行動.然後,在適當的時機,採取必要的行動.以下舉個好判斷力的實例.
《情況一》
主管交待秘書去寫一封信.當秘書在寫信時對於時間問題沒有十分肯定.經過判斷後,再去請示主管,原來主管弄錯了.秘書的正確判斷,省下很多麻煩,也獲得主管的贊許.
《情況二》
主管感冒在家.有位很重要的客戶打電話來.急著要與主管談一筆生意.秘書判斷分析,覺得良機不可失,況且主管只是感冒而已.所以,秘書決定去電告知主管,但首先准備客戶的齊全資料,以備主管詢問.最後,主管稱贊秘書的好的判斷力.
工作效率:
工作效率即是在最短的時間內有條理,有系統地完成最大的任務.一般辦公時間同樣為八小時,有些秘書能處理好很多件任務;有些秘書則處理不了一件相同的任務.如果能力都相同的話,那差別就在於做事有無工作效率.
有效率的秘書在收集資料做報告時,會向各可靠的來源獲得資訊並取下列的步驟:
—把整個資料分成許多單元
—把每單元資料分別寫在紙條上
—把每單元依其來源來分類
—把紙條依系統排列
—把相關的單元歸類成檔
用此方法可以有系統地完成任務.有系統,有條理即是工作效率的先決條件.在辦公室里的業務程序也是需要有條理,有系統.例如,主管出差,他希望秘書作電話記錄.秘書則必須能篩選電話,並把每通電話的重點記在便條紙上,以便主管回來,即可一目瞭然,這就是工作效率.
機智性
機智性來自"再升"(rise again)之意.對於一個秘書,機智意即:在傳統因襲的方式進行不通時,轉向其他的資源或方法,以求解決.主管有時會指派難以完成的任務.秘書,甚至在心裡頹喪時,必須保持樂觀的態度.在遇困難時,不放棄,而試著找其他可行之道,再嘗試,直到成功.
有位主管想找一份資料,但在檔案里,遍找不著.秘書由檔案里得知資料來自當地的專業協會會長,就決定去找這位會長,但即發現電話簿沒登記.所以秘書打電話到他家,間接得知他辦公室的電話號碼,再打給他的秘書,而獲得那份資料.其實秘書早就可以放棄了,但沒有.機智是設法找出不同的解決辦法,直到成功為止.
主動性
主動性即是能預見該做的事.沒有指使,便主動地去做.所有秘書工作皆需要主動性去完成:指定的工作,例行工作,流程業務,及創意的工作.
主動性可分為二種方式:
—為主管的方便.(服務性)
—為主管分憂解勞.(業務性)
第一方式:
有位秘書把客戶來信給主管看時,通常把先前相關的通信資料附上,以利主管參考.主管可能沒時間看它,但他喜歡這樣,以利得知來龍去脈,並做出最佳之決定與指定.
第二方式:
秘書由報上得知主管之朋友被任命為某公司之董事長.秘書把報導剪下並附上自己先擬的祝賀函,一起呈給主管.不管主喜不喜歡這封祝賀函,他一定會感激秘書的主動性的.
對人方面:
考慮周到:
秘書要能體諒,幫助,同情別人.考慮周到即是在為自己著想前,先考慮別人.如果一個人不能考慮別人,便僅僅只會依本性來做,因為人總是先考慮到自己.所以,考慮周到的資質是需要訓練與培養的.努力,紀律現訓練將有助於修正思想模式.當秘書能自然表達出先考慮別人時,必能獲得真正的滿足.
以下的例子,顯示出如何恰當地表現考慮周到:
—如果認為主管可能會急需要你的幫助時,就留在自己的位置上.(考慮周到)
—在主管處於山窮水盡時,提供他有效的策略;當他感頭疼時,幫他倒一杯涼水.(同情心)
—主管不在辦公室時,才打私人電話.(以主管方便為主)
總而言之,一位考慮周到的人,先考慮別人.
圓滑性
圓滑性使秘書建立並維持和諧的工作關系.使用考慮周到的詞句及體貼的舉止,秘書可使人不感窘困與難過.相同地,其他人也會喜歡她(他),因為她(他)的圓滑性.
由下列的原則,可以練習圓滑性的技巧:
小心選用字:
—不妥:你什麼時候可完成那工作 (語氣強)
佳:你在中午前可完成那工作嗎 (委婉)
—不妥:現在幫我打字.(命令式)
佳:你介意現在幫我打字嗎 (客氣)
—不妥:你明天要來上班.(命令式)
佳:你明天打算來上班嗎 (尊重對方)
圓滑性就是承擔責罵:
秘書在打好信後,發現有個錯誤,是主管的疏忽所致.秘書馬上承擔是自己的錯,並立即修正.很微妙地,秘書的承擔錯誤及承受責罵,使得此錯誤的情況,很完滿的解決了.
圓滑性就是避免批評:
少說"我早就告訴你!"也不要說"我知道我是對的!"就是你很肯定,也不要說這些話,以免傷了對方的自尊心.當主管有錯時,避免批評,才能維持良好的人際關系.
圓滑性就是裝聾作啞:
聽到有人批評,或聽到主管與他太太談到私人的事情時,一位圓滑的秘書就必裝聾作啞,才能保持鎮定,不受干擾,正常處理業務.
謹慎性:
對於有經驗的秘書,謹慎性意味著把公司里所有業務保密.對於初任的秘書,謹慎性則意味著只把機密性的業務保密.一般秘書都通曉公司業務,但有經驗的秘書,知道這一切都是公司的機密.公司主管也是希望秘書能謹慎地保密,不希望秘書談論他的工作或他的私生活.謹慎性即是謹守業務機密,少談論他人之私務.
責任感:
主管通常把責任感列為秘書條件之首.有責任感的秘書是非常敬業的.忠於職守,做事有條有理,有始有終.把主管所賦予的任務,當作一種挑戰,全力以赴鳳求完滿達成.責任感亦是一種使命感,一種使命去承擔完滿達成主管所託付的任務.
由秘書的業務來探討,秘書的責任感可歸納為四方面:
—努力達成主管上司交待的任務.
—盡力去執行秘書的例行業務.
—努力去完成主管上司未交待但必須做的任務.
—發揮協調的功能並以本身工作態度作為其他職員之表率一不遲到,不早退,坦誠待人,盡忠職守.
客觀性:
客觀性是以超然的,無私的態度,來看整體性的情況後,才做出反應.並即,置身事外,以理智而不帶感情,不帶私心的態度來分析一件事.秘書是需要有客觀性的.有時候,工作受到批評,文件要重打;或建議被拒絕了.秘書可能會顯出沮喪,失望與泄氣.然而,主管即希望秘書能退一步,以全盤,客觀的方式來看此事.想一想,主管為了避免再度犯錯,才做批評.這是個良性的建議.文件必須重打,則是因主管做了很多變更,已改得面目全非了.另外,秘書的建議雖然有很多優點,但因牽涉高成本,所以暫被拒絕了.爾後,秘書對於提出計劃或建議,反而更有成本概念了.
客觀性可使秘書在採取任何反應前,心平氣和的研析情境.
健康
秘書的業務包羅萬象.公司機構的里外上下業務,都需要照顧.可見其責任之重大,任務之深遠.因此,秘書人才必須要有健康的身體.有健康的身體,才能有健全的身心,開朗的心胸,樂觀活潑的個性,以面對任何困難,化解任何困局,創造嶄新的情勢,以利公司機構業務之騰遠發展.
健康是事業之基本,沒有健康的身體,萬念俱灰.秘書的工作性質是機敏的,又勞心勞力的工作,除了技能的工作需要勞心勞外,還經常要有良好的體力應付一切日常活動性的工作,因此若是沒有良好的健康作基礎,一切工作便無法積極而主動的展開,更不要談到秘書的責任感和工作意識了.由此,可見健康對於秘書工作的重要了.

㈣ 秘書文才至關重要，它包括哪些具體內容

秘書文才作為領導身邊的參謀、助手，工作的特殊性決定了必須具有較高的素質。以下是秘書從業人員的基本素質：
一、優良的思想政治素質
1、堅定的政治立場和政治態度。不管在任何情況下，都要在政治上、思想上、行動上與黨中央保持高度一致，自覺地貫徹落實黨的路線、方針、政策。
2、較強的政治識別能力。具備較強的政治鑒別力有利於秘書人員毫不動搖地堅持黨的路線、方針、政策，按黨的要求做好各項工作；有利於在工作中分清是非，奉公守法；有利於正確對待改革開放中的新情況、新問題，並正確地研究和解決。
3、較高的遵守紀律的自覺性。就秘書人員而言，紀律是推動一切工作正常運轉的根本。
二、良好的職業道德
各行各業都有自己特定的道德規范，秘書工作也是如此：
1、熱愛祖國，為人忠誠。這是秘書人員最基本的行為准則。
2、工作積極，求真務實。一要認真為領導決策服好務；二要認真為基層群眾服務；三要講求效率，求真務實。
3、與人為善，團結友善。秘書人員要有團結合作的精神，與各個方面人員搞好團結，到相互配合，步調一致。
4、謙虛謹慎，平等待人。秘書的一言一行、一舉一動都要從維護領導機關的威信出發，擺正自己的位置，為領導當好參謀。
三、扎實的業務素質
業務素質是能力的標志，也是其他素質的一種反映，又是各類素質綜合發揮作用的重要條件。對於秘書人員來講，業務素質主要包括以下幾方面：
1、認識事物的能力。
這種能力是指人們在時間經驗基礎上，對客觀事物的本質和規律能夠正確地了解和把握。具體講，需要培養以下幾種能力：
觀察感知能力。秘書只有具備較強的觀察感知能力，才能變被動服務為主動服務。
辨別是非能力。所謂辨別是非能力就是用辨證唯物主義認識論來觀察分析事物，把握事物的本質，從而作出正確的判斷。
分析綜合能力。秘書要自覺以科學的理論來指導自己的工作，提高思維能力，善於從多種思路、多種方法來探求同一種事物，盡量做到舉一反三，觸類旁通。
隨機應變能力。秘書承擔大量事物性工作，常會出現一些意想不到的情況，這就要求秘書人員要有遇事不慌、處事冷靜的應變能力。
2、語言文字運用能力
語言文字運用能力包括口頭表達能力和文字表達能力。主要包括以下方面：
閱讀能力。一是要回精讀；二是要能夠快讀和泛讀。
視聽能力。秘書人員要善於耐心傾聽和正確理解別人的發言，並用清晰簡明精練的語言加以復述。
言談能力。語言能力是秘書的基本功之一。
寫作能力。文字表達能力是文秘人員非常重要的基本功。
技能操作能力。主要能夠熟練掌握現代辦公設備的使用方法。
3、組織協調社交能力。
主要包括管理能力、協調能力、社交能力和辦事能力。
管理能力。秘書要為領導出主意、當參謀、搞好工作服務，就要具有較強的管理能力。
協調能力。搞好協調是秘書部門的一項經常性工作。一是對上協調，樹立全局意識。二是橫向協調，樹立商量意識。三是對下協調，要樹立服務意識。
社交能力。現代秘書人員應具有較強的社會活動能力，善於待人接物。
辦事能力。秘書人員要埋頭苦幹、忠誠老實，但絕不是要機械被動
四、健康的心理素質
秘書的心理素質是決定秘書活動和行為好壞的一個重要因素。秘書工作的職業特點決定了秘書人員必須具備多方面的心理素質。秘書必須具備如下五個角色意識：
1、輔弼意識。秘書人員只有具備了輔弼意識，才能在領導的管理決策過程中，為領導管理決策提供智力和體力服務，充分發揮秘書人員的參謀助手作用。
2、信息意識。秘書具有了信息意識，通過理發的、合乎邏輯的方式去搜尋各種有鮮度、有價值的信息，及時准確供給領導者在管理決策活動中使用。
3、效率意識。秘書效率意識的強弱程度如何，直接關繫到秘書部門甚至領導部門工作效率。
4、自我意識。自我意識對秘書角色的扮演是十分重要的，一些工作出色的秘書總是具有很強的自我意識。
5、創造意識。當代新思想、新總是、新事物層出不窮，秘書人員一個重要的心理素質就是必須具備勇於進取和大膽創新的精神。

㈤ 文秘人員必須具備的10種工作意識

文秘是指經過學習，掌握公關與文秘專業的基本理論與基本知識，熟悉現代文書學、秘書學的原理和方法、具有較強的寫作能力、能熟練地從事文書、秘書事務工作，能進行文章寫作、文學編輯和新聞寫作、有較強的公關能力、並從事信息宣傳、文秘服務、日常辦公管理及公共關系等工作的人才。下面為大家帶來了文秘人員必須具備的10種工作意識，歡迎大家參考。

一、配角意識

文秘工作的本質屬性是輔助性，這是其與生俱來的屬性。文秘在社會組織中不是領導者、決策者，因此，文秘沒有決策權，而僅僅是領導者、決策者的參謀和助手。因此，文秘應在工作中首先明確自我定位，端正自我認知，牢固樹立「配角」意識、「綠葉」意識，要認識到文秘工作就是「為他人作嫁衣裳」。因此，文秘在輔佐領導決策過程中，主要提供相關決策信息，出謀劃策，提出合理的意見或建議以供領導參考。決策形成之後，文秘必須要認真執行並堅決維護，在執行過程中不得自行其是，擅自更改。文秘遇事要多請示、多匯報，絕不可自作主張、自以為是，要做到不越職、不越權、不越位。要杜絕在文秘工作中，以「二首長」自居，發號施令的行為。

二、參謀意識

現代文秘要求文秘做領導的參謀智囊，文秘工作的「四個轉變」也強調「從偏重辦文辦事，轉變為既辦文辦事，又出謀獻策」，因此，現代文秘必須樹立參謀意識，為領導出謀劃策。

參謀就是為追求一定目標的領導者或決策者爭取最佳目標效果而提供情報、信息、建議、方案的一種職能行為和智能活動，因此，文秘在工作中，大到決策，小到一般事務，凡是為了達到最佳的目標效果，文秘都可以為領導提意見或建議。

比如輔佐決策中的參謀咨詢。決策前，為領導的決策目標提供決策依據、決策信息供領導參考；決策中，從擬定備選方案到分析評估到方案優選，文秘在每一步驟都可以提出自己的參考意見和建議，供領導拍板定案時參考；決策後，在提供回饋信息的同時，還應適時提供推動決策實施、防止和糾正決策失誤的意見和建議。對於決策執行過程中出現的新情況、新問題要進行綜合分析，找出原因，提出解決辦法。

再比如文書工作中的參謀咨詢。文秘人員在接受撰文意圖後，有時需要通過撰寫活動對領導意圖進行深化加工，或作進一步的分析、綜合、調整、取捨，或拾遺補闕，對領導意圖中某些欠周密、欠妥當的地方給予彌補修正。這是文秘文書工作參謀功能的體現。

三、勸諫意識

金無足赤，人無完人。領導者在工作中也會有疏漏、失誤，甚至是錯誤。這就要求文秘做領導的諍友，為領導工作拾遺補缺，提醒勸諫。文秘應及時指出領導工作中的不足和問題，防止錯誤的進一步危害和問題的擴大化。文秘對原則問題應絕不妥協。面對領導的違法違紀行為，決不可姑息縱容，更不應該同流合污，助紂為虐，使黨和人民的利益進一步受到損害。這是對文秘工作意識的更高層次要求。

文秘要不斷學習、提高業務能力才能發現領導工作中的不足而進行勸諫。文秘人員要站在領導的思維高度，有全局意識、大局意識和前瞻性，又要紮根群眾，傾聽民意，要綜合上下兩方面工作中的實際情況，才能做出正確恰當的判斷，這是勸諫的前提。

文秘要講究勸諫藝術。勸諫也是一門藝術，文秘應適時、適地、適機、適人地進行勸諫，才能達到更好的效果。勸諫應當選擇合適的時間、場合，要通過正當的渠道，有理有據地委婉合理表達，不能在公開場合讓領導難堪，要照顧領導的自尊心，維護領導在下屬面前的權威。勸諫應當抓住時機，如在某些決策只是初步設想，還未付諸行動、正式執行階段，勸諫的效果最好。勸諫應當建立在對領導行事風格、思維個性充分了解的基礎上，對症下葯，因人而異，此之謂「適人」。

四、服務意識

文秘職業在國外屬於一般事務管理、服務這一職業大類。從文秘工作性質上，服務性是文秘工作的典型屬性之一。因此，文秘要樹立牢固的服務意識，具體講就是「三服務」意識。「三服務」從基層來講，即為領導服務、為職能部門和下級機關服務、為人民群眾服務。文秘工作的服務性是綜合性、全面性的服務，既為領導服務，也為職能部門和下級機關服務，更是為人民群眾服務的。文秘的服務意識貫穿在文秘的一切工作之中，小到端茶倒水、接打電話、跑腿辦事、列印文件等瑣碎工作，大到接待來賓、會議組織、決策服務等。文秘應充分認識和理解文秘服務工作的價值，並對服務工作投入全部熱情和精力，嚴謹認真地做好每一項看似微不足道的工作。

文秘的服務意識，要特別強調一下主動服務意識。文秘活動包含主動性與被動性這一對基本矛盾范疇。文秘工作受制於客體及其指向而具有鮮明的被動性，一般情況下，領導讓干什麼就干什麼，讓怎麼干就怎麼干。但是，文秘工作也有主動性的廣闊空間。比如主動為領導和職能部門提供有價值的信息，主動地參謀咨詢，主動勸諫，主動提供決策目標，主動反映工作中出現的各種問題、苗頭等等。總之，文秘要像「四個轉變」中提到的「從被動服務，轉變為力爭主動」，創造性、預見性地開展工作，充分體現文秘工作的自覺性和責任感。

五、公關意識

公關是以公眾利益為出發點，以互利共贏為目的的一種傳播溝通、塑造形象、協調利益的科學管理思想。文秘作為上下左右內外聯系的「橋梁」、接待來信來訪的「窗口」、危機事件的「一線救火員」，必須掌握現代化的管理理念，具有敏感的公關意識。這就要求文秘人員要善於處理各種復雜關系，善於處理各種突如其來的緊急情況、特殊意外情況，化解危機。公關意識中很重要的方面是對危急事件的處理，文秘人員應該果斷對形勢作出正確合理判斷，盡快將負面事件的影響控制在一定范圍內，最大限度保障公眾利益，將本單位的損失降到最低。

現代文秘應有意識地密切和融洽與股東、職工、顧客、社區公眾、新聞媒介乃至政府部門等內外各方面的關系，樹立並維護單位和公司的良好形象，提高和擴大單位與公司的知名度和美譽度。

六、信息意識

信息工作是文秘工作的重要組成部分，信息工作幾乎又是文秘各項工作開展的前提，如信訪、調研、文書擬寫、策劃宣傳、輔佐決策等。互聯網時代是「信息爆炸」的時代，信息和信息獲取渠道都更加多元，這極大便利了文秘的工作。但同時，這也意味著文秘人員應具有更敏銳的對信息的感受力、判斷力和洞察力。傳統文秘在信息工作中只側重於簡單的收發傳遞信息，現代文秘則強調綜合處理信息，即要有敏銳的信息意識，要善於發現各種有價值的信息，要有去偽存真的鑒別能力，要有沙裡淘金的篩選能力，要有綜合提煉的加工能力，及時向領導傳遞各種有價值的信息。

七、保密意識

文秘由於為決策者、領導者服務，因此接近權力的核心。文秘要輔佐領導決策，服務各種會議，對許多機要秘密文件進行起草與處理。因此，文秘比一般群眾知密早、知密多、知密深。一旦泄密，會使所在單位的.工作承受相當的損失和難以估量的影響。因此文秘必須自覺樹立保密意識，保守機密，守口如瓶。文秘在思想上要時刻警惕，充分認識保密工作的重要性，提高防範意識。文秘要嚴格遵守單位相關的安全保密管理條例，要堅持職業原則，遵守職業道德，不將所掌握的信息作為謀私利的手段，自覺維護本單位的利益。

除了傳統的保密工作，網路信息的安全保密工作也越來越受重視，推動建立網路安全防範機制、進行網路信息技術加密、適應保密工作發展的新變化是對文秘保密意識的新要求。

八、政策法規意識

遵紀守法、知法用法對國家、對每個社會主義公民和社會組織的要求。領導的決策要符合相關的法律法規和黨和國家、以及上級的大政方針政策，不得違背和抵觸。因此，文秘應該樹立政策法規意識，為領導決策把好政策關、法規關。另外，文秘在信訪工作中，要以政策、法規作為依據解疑答惑，文秘人員作為單位的「筆桿子」，要寫好各種公文材料，也必須以政策法規為依據。因此，文秘必須要具備一定的政策法規修養和意識。

九、形象意識

文秘部門素有「窗口」之稱。說它是「窗口」是指內外聯系、洽談工作、商辦事情、群眾來訪等，都由文秘部門出面。文秘往往集文秘、領導、單位組織形象於一身，因此，文秘工作作風、個人形象都直接反映一個機關、一個企業及其領導的公眾形象和精神面貌。因此，文秘必須樹立形象意識。

文秘要有意識地培養敏捷干練、嚴禁細致、一絲不苟、謙和熱情、謙虛謹慎、積極主動、精神飽滿的工作作風，生活作風上要養成良好的生活習慣，注重穿衣打扮，講究衛生，談吐文雅，舉止大方，文明有禮等。只有這樣，才能在對外交往當中提高本組織的美譽度和信譽度。

十、群眾意識

全心全意為人民服務，是我們黨的根本宗旨。一切機關、團體、企事業單位，都是為人民服務的。文秘工作的「三服務」也強調文秘是為人民服務的。因此，為人民群眾服務，這是文秘工作的出發點與歸宿。文秘工作本身，包含有協助領導處理直接與人民群眾利益密切相關的具體事務，比如調查研究、信訪工作、查辦工作等。文秘部門無論是參謀輔助還是事務服務，都是協助領導帶領群眾去實現組織目標。因此，文秘在工作中一定要樹立群眾觀念。

㈥ 信息意識包括哪些內容

信息意識包括信息經濟與價值意識、信息獲取與傳播意識、信息保密與安全意識、信息污染與守法意識、信息動態變化意識等內容。

意識的起源：某種物質具有了使得意識屏幕連續性的最原始能力，也就是說不僅可以接收光量子，還可以影響光量子自旋，是雙向的互為影響。

這符合布里淵提出的信息熵理論，麥克斯韋妖就是藉助外界的光，同時熵減過程伴隨能量消耗，也具有量子力學上的意識特徵。這種能力載入在基因和人類認知中，是進化的過程，所以說人類認知是基因信息的升級版。

(6)秘書的信息意識有哪些表現擴展閱讀

人類所有的思想和認知，都是來源於「意識」的結果。我認為對意識的定義，不應僅僅指定為人類的意識，而是物質具有的某種特徵，比如真的可以用朱清時教授所說的麥克斯韋妖這個概念，這樣其實意識經過了三個不同階段的進化。

從最初的某種高分子物質具有的能力到今天的人的意識，而這種物質具有的能力在開始和中間階段都是化為物質的復制和傳播為特徵，即基因的特徵。最後到人的意識。可以說人的認知，其實就是基因信息的升級版。