如何加強銀行檔案信息化建設

❶ 如何建設有效的檔案管理信息系統

如何建設有效的檔案管理信息系統
一、信息系統建設在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節省物力和人力。建設檔案管理的信息系統，利用現代化信息技術對檔案進行分類別、分區域、分段和分期的管理，充分發揮信息技術的優勢，有利於實現檔案管理信息系統的建設目標。在企業單位中，檔案管理信息系統作為一種新型的管理手段，節省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。
2.實現存儲信息化和管理自動化目標。其一，實現了編目整理的自動化，對檔案進行整理和分類，優化檔案管理系統。其二，檔案信息和文件統計更加自動化。計算機技術可以准確、快速地統計出檔案的數量等各種數據，對不同類型的數據進行統計，加快了檔案統計工作的進度。其三，檢索更加自動化，同時，檢索達到全面、准確。
二、 檔案管理信息系統建設期間存在的不足
1. 人才建設存在的不足。受檔案工作人員知識素養、技術能力、專業背景的影響，使得工作過程中對計算機信息系統功能、用戶需求等理解存在誤區，影響信息系統建設工作的深入開展，也無法對用戶需求進行分析，導致用戶的參與度低，雙方無法進行交流，用戶的眾多需求無法在系統建設期間實現。這一問題的出現，主要是企業單位人才不足，企業單位缺失專業性和復合型人才，對現有人才也沒有再教育和培訓，以致影響企業單位檔案信息化建設。
2.檔案人員業務能力不足。企業單位檔案人員，無法很好地掌握和應用現代化技術，如數字圖像掃描方法、復印機應用技術、光碟和網路技術以及多媒體技術等，使得其在工作過程中，無法適應檔案信息系統建設，以致影響對信息的加工和信息的處理。同時，檔案工作人員掌握檢索技術的能力不足，也無法與各個圖書館建立聯系，嚴重影響系統的實際應用。
三、檔案管理信息系統建設中應注意的幾個問題
1.注重人才培養和建設，為系統建設儲備人才。檔案管理工作是一個專業性要求嚴格的崗位，要求工作人員熱愛自己的本職工作，明確自身的職責，忠於職守並愛崗敬業，也要求檔案管理人員具備扎實的理論知識和科學知識，具有實際操作能力和管理能力等。為了更好地應用信息技術進行檔案管理工作，建設檔案管理信息系統，企業單位要注重人才培養和建設，明確教育培訓目標，對工作人員進行科學知識、專業知識、道德素養、操作能力等培訓，這樣才能完善人才的知識和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應提高對自己的要求，在工作期間，不斷學習，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善於觀察和總結，不斷豐富文化知識素養，盡快掌握工作需要的先進技術，使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數字圖像掃描方法、復印機應用技術、光碟和網路技術以及多媒體技術等，均是企業檔案管理工作人員應掌握的，在掌握這些不同技術基礎上，系統建設人員可大膽探索檔案管理信息化建設方法和全新的管理模式，掌握先進的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術，構建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標准。加強與其他檔案館之間的聯系與交流，建立合作關系，各個檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平台。
3.實現標准化、規范化管理目標。標准化、規范化的檔案管理，是衡量一個企業單位管理水平和業績的主要指標。實現檔案工作標准化、規范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎。所以，在檔案管理信息化建設期間，要倡導標准化與規范化管理目標，信息文件在立卷後及時歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點，而後合理地分工，依據以本單位為主的檔案管理原則，實現本單位文檔資料標准化、規范化管理的目標。

❷ 檔案數字化管理建設中存在的問題及對策

檔案數字化管理建設中存在的問題及對策
企業檔案信息化管理是一項涉及多方面的復雜工程，為此，我們需要採取相應措施加強企業檔案信息化管理工作。對於實際工程中存在的問題，我們要在認真分析的基礎上，應用相應的對策措施做好應對，以促進檔案管理信息化的發展。
1 檔案信息化管理存在的問題
1.1 企業對檔案信息化建設重視度不夠
檔案管理系統建設是一項復雜的系統工程，成本較高，因此，大中型企業的檔案信息化管理需要領導的重視、資金的支持、專業的技術人才和健全的管理機制。許多企業將資金投入到設備改造、工程建設中，但檔案信息化建設卻嚴重滯後。
1.2 落後的檔案管理模式
我國檔案信息化建設始於20世紀80年代末，目前，紙質檔案與電子檔案共存，傳的檔案管理模式已經不適用於當前電子檔案的管理，而大中企業的檔案信息化管理基本還處於起步階段，導致一部分檔案流失、失密。
1.3 電子檔案的安全防護不夠嚴密
網路的易受侵襲給檔案信息的安全帶來了直接的威脅，因此，在搞好檔案信息化建設的同時，搞好檔案信息網絡系統的安全已成為一項重要的課題。
2 企業檔案管理信息化的基本內容
企業檔案信息化管理的核心內容是計算機技術的應用，信息化的主要表現就是利用計算機來對檔案信息資源進行管理，因此，企業檔案信息化管理的基本內容可以概括以下幾個方面。
2.1 實現檔案信息的數字化
檔案信息的數字化是整個檔案信息化管理的基礎，其他一切環節都建立在此基礎之上。傳統介質檔案的檔案管理由以往紙質檔案管理為主向數字化檔案管理為主轉變。企業要以加快室藏檔案的數字化進程為基礎，以電子文件的歸檔和管理為重點，加強檔案信息資源建設，即一方面要把以前形成的傳統檔案通過掃描等途徑轉化為數字形式，以便通過計算機直接利用；另一方面全面推行電子公文，確保今後形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現數字化。
2.2 實現檔案信息利用的網路化
檔案信息利用由以往面對面服務為主轉變為以網路服務為主，借閱者通過網路提交借閱申請，檔案管理員通過網路審核並借出。整個借閱過程，借閱者無需到檔案室聯系，這對部門之間相距較遠的企業來說是極為方便的。由於使用方便，必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。
2.3 實現檢索的自動化
傳統檔案管理雖然編制了很多檢索工具，但當檔案的數量較大時，使用效率仍然較低。計算機檢索速度快、效率高，可實現多角度檢索，是傳統檢索工具所無法比擬的。另外，這種自動化檢索還可以通過網路實現。
3 加強企業檔案信息化管理的對策措施
3.1 建立符合信息化要求的檔案管理系統
在大中型企業管理中，建立與企業有關管理系統相銜接的檔案管理系統是檔案信息化最基本的條件。檔案管理系統應具多種文件存儲格式，支持多種功能，並能實現紙質檔案管理中各流程的銜接，滿足企業文檔一體化管理的需要。在此基礎上，才能對各部門的電子檔案進行收集和控制，也有利於各部門對保存檔案進行查閱。
3.2 加強對企業電子文件和檔案的管理
電子文件歸檔的組織管理要以企業電子文件形成部門入手，把電子文件歸檔列入有關人員的崗位工作計劃中，確保電子檔案的真實性。
3.3 重視培養檔案信息化管理人才
檔案人員的素質直接影響著檔案信息化進程，檔案部門要開展技能培訓，努力培養一批復合型的人才。首先要加強理論知識與實踐相結合的培訓。檔案人員不僅要具備扎實的基本理論知識，還要不斷提高檔案信息化管理的實踐技能。不同的企業，檔案人員的知識體系側重也不同。有的企業科技檔案多，尤其是各項改造工程的圖紙、竣工資料數量龐大而復雜，同時，還有會計、聲像實物等檔案，對檔案人員的要求就更高。因此，理論知識與實踐相結合的培訓方式已成為提高業務技能的一個重要手段。因此，企業要加強檔案人員信息化技術的培訓，使其熟練地使用檔案管理系統。檔案人員的計算機數據錄入知識雖已普及，但是在運用網路、管理軟體的使用操作以及資料庫知識的掌握程度上還有待加強，而這些也是檔案管理系統能平穩、正常運行的基礎和保證。
3.4 檔案信息網路要有足夠的安全防護
大中型企業的檔案信息化管理應使用僅供內部人員工作使用的封閉式網路，建網時就應實行物理隔離，保證網路的基本安全。同時，要建立檔案信息網路的安全管理制度，從根本上保障系統的安全。檔案信息網路應安裝防火牆、防病毒軟體和入侵檢測系統，並針對主機內核採取加固防護措施。實行級別控制，對用戶的訪問許可權進行級別確認，按不同的級別進行不同檔案的信息查閱，防止未受權者違規操作。此外，要重視和加強員工的安全防護意識教育，嚴格遵守檔案信息網路建設的規章制度。
3.5 信息共享
在現代社會激烈的市場競爭中，企業要生存、發展，必須要掌握綜合、有效、及時的各種信息，這是客觀的需要。單一的檔案信息往往只是反映企業內部活動的信息，滯後性、局限性比較突出。在世界范圍內要求「信息資源共享」的趨勢下，企業檔案信息化管理要向更高的目標邁進，必須加強與企業各部門間的互聯合作，注重檔案信息的整合，優化企業檔案信息資源的布局，以整體優勢實現信息資源共享。這是企業高效管理的要求，也是檔案信息化管理的重要內容。
在新的歷史時代要求下，企業檔案部門在推進檔案信息化管理過程中，要有融入企業全方位管理的檔案思想，將優化組合企業各部門的信息資源，構建企業內一體化信息管理作為發展方向，尤其是檔案、情報、圖書、文書資源的一體化管理的研究，將促進企業檔案信息化管理的快速發展，最終實現信息資源共享的建設目標。這也正符合國家在信息化建設重要發展時期提出的「統籌規劃，國家主導；統一標准，聯合建設；互聯互通，資源共享」信息政策。
企業檔案信息化管理既是一項全新的工作，又是一項需要運用多種學科知識、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程。為促進企業檔案信息化管理的健康發展，各企業必須充分認識到企業檔案信息化管理的重要性和作用，改革檔案工作管理體制與運行機制。在實施企業檔案信息化管理進程中，要科學決策、統籌兼顧、循序漸進、加強協調，保證資金投入的有效性，並重視檔案人才管理。同時，要發揮企業檔案信息資源的效能，為企業提供有效服務，切實落實企業檔案的信息化管理。

❸ 如何推進檔案工作規范化，標准化，信息化建設

如何推進檔案工作規范化、標准化、信息化建設
企業在處理日常工作管理事務中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實現檔案資料的規范化、標准化管理，是促進企業信息管理水平提高和企業基本制度完善的必要條件，因此需要結合當前企業的發展特點，積極創新方法，利用先進管理手段和技術，提高企業檔案管理效率。
1 企業檔案管理工作現狀
企業檔案管理需要在日常行政工作中結合經驗和規章制度，實現管理模式和管理理念上的轉變，進行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質。如果企業對文書管理工作不夠重視，就會導致企業內部資料保管不到位、檔案分類混亂等現象的出現，影響檔案的有效利用。企業檔案管理是基礎性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認識到這項工作的重要性，就會導致對檔案管理意識不強、管理知識缺乏等情況。同時企業對檔案管理人員的專業知識和專業技能培訓安排不夠，難以提高企業檔案管理水平。由於企業的生產、經營模式不同，因而檔案管理的內容性質也不同，這就導致單一化的企業檔案管理模式難以適應所有企業檔案管理工作，並且由於缺少專門的管理理論研究難以達到系統化要求。企業檔案管理統一標准體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標准化建設和基礎性工作是否到位。在企業傳統的檔案資料管理中，缺少專業的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費。
2 實現企業檔案管理標准化、規范化方法
2.1 轉變觀念，不斷學習
在企業檔案管理工作中，需要相關人員不斷地進行專業知識的學習，對於檔案資料管理的基礎性理論知識熟練掌握。另外對於企業檔案管理工作觀念需要及時轉變，認識到文書處理工作是企業檔案信息保管中的重要內容，也是企業內部管理工作的關鍵部分，對於檔案管理要結合實際、更新觀念、創新方法，追求檔案管理技術水平的專業化和規范化。另外在企業檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進行合理篩選，根據企業發展和管理的特點，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進信息檢索方法的基礎上，提高管理能力和管理質量。企業在市場經濟的發展下，需要與時俱進，在現代技術水平的進步中，及時轉變傳統的檔案管理觀念，加強專業知識和專業技能的學習，促進企業檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業檔案管理中，需要採用文檔一體化管理模式，主要就是實現企業文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理後的檔案信息內容和性質進行區分處理，例如對於不適應企業發展規劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統進行保管，可直接銷毀；對於具有重要的文書保管意義，像企業發展年鑒、投資規劃和企業資產清算以及賬務處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。企業生產、管理內容復雜，對於不同性質的檔案資料都要區別分類管理、保存，提高管理質量。集成管理是指在實際操作中，要遵循規范的管理制度，強化工作嚴謹性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進行延伸，減少重復性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業檔案管理一體化模式的核心內容，主要是指企業檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強與各部門之間的聯系，促進合作與交流，提高信息的共享率。
2.3 完善制度規范
企業檔案管理工作的規范化、標准化管理離不開具體規章制度的約束。在實踐工作中，要將檔案管理的原則性內容進行制度化規定，對於不同類別和用途的資料需要進行人員區分管理和專項管理，提高檔案管理質量。對於紙質材料和電子版材料，都需要進行不同的管理形式歸檔，將企業檔案管理進行制度化規范，有利於進一步促進檔案管理工作規范化和專業化發展。
2.4 加強基礎設施
企業檔案管理的基礎性工作是加強軟體設施和硬體設施的建設。軟體設施主要是指企業需要及時引進先進的檔案管理模式，加強企業對檔案管理人員的專業知識培訓和專業技能提升，制定人才培養技術；硬體設施方面，企業需要對檔案信息管理、檢索系統進行升級和更新，提高管理專業化、技術化。同時在檔案管理工作中，企業需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業內部檔案管理工作還需要建立起工作行為規范體系，強化內部監督和外部監督，提高管理人員的工作責任意識，促進企業檔案管理標准化、規范化管理。企業檔案管理工作基礎設施建立旨在通過規章制度和管理體系的完善，創建科學化檔案管理機制，提高企業管理水平和管理效率。

❹ 如何加強檔案管理信息化

如何加強檔案管理信息化
（一）建立健全檔案規范體系
要想在信息化時代使用信息技術做好檔案管理工作，健全的檔案規范體系是一切工作的基礎，能夠統一管理工作的各項標准。在傳統的管理工作中有很多缺陷，管理工作質量較低，檔案管理工作的作用沒有得到充分發揮，現如今，檔案管理工作缺少統一標准，信息化技術的覆蓋不徹底，所以，我們必須要有一個健全的管理規范體系，提高檔案管理工作的質量。
（二）提供技術支撐
信息化的檔案管理工作必須要有更多先進技術的幫助，技術是進行一切工作的基礎保障，所以，一定要向管理部門提供技術支持。信息化的檔案管理應該在APP上進行工作，要針對檔案管理工作進行應用開發，除此之外，為了提高管理工作效率，管理軟體要和自動化的辦公系統結合到一起。先進的設備同樣也是信息化管理的技術保障，有效提高管理工作效率，減輕工作人員壓力負擔，保護他們的身體健康。
（三）對檔案管理的軟硬體設施進行更新
我們需要更新檔案管理的軟硬體設施，這樣才能提高檔案管理的質量和效率，從而將重要的內容得以保存，減少問題的出現，現代化的設備能夠實現更好的效果，全面進行管理，並且能夠應對各種問題和困難，達到更好的效果，使得重要的內容得到准確的保存。在實際的發展中，檔案管理人員需要學會熟練的操作相關的設備，還需要對軟硬體設施進行及時的更新，這樣就能保障數據的完整性，還可以進行分類整理，提高檔案管理的水平。

❺ 中國銀行九江市分行綜合檔案管理中心的檔案工作

自2000年中國銀行九江市分行綜合檔案管理中心成立以來，不斷加大對基礎設施建設的投入力度，不斷完善檔案管理的各項規章制度，不斷探索創新切合實際的檔案管理模式,使市行檔案管理工作取得較好成績。在2004年總行統一組織的考評達標工作中被評為中國銀行檔案管理一級單位，並榮獲2004年度全市檔案工作先進單位。
中國銀行九江市分行檔案工作始終做到：一是以考評達標為動力，加強檔案規范管理水平。根據《中國銀行檔案工作目標綜合考評辦法》和《中國銀行江西省分行2004年檔案工作要點》的安排和要求，從檔案工作管理體制、基礎業務建設、檔案開發利用和檔案信息化管理等幾個方面狠抓建設。二是堅持抓好檔案收集、整理、保管、利用四個關鍵環節，不斷完善規章制度，全面提高檔案管理水平。進一步健全完善《檔案管理中心制度》、《檔案管理人員崗位責任制》、《檔案庫房管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案鑒定、銷毀、移交制度》、《檔案保衛、保密制度》、《檔案「八防」應急方案》等各項規章制度，並能嚴格執行。在加強檔案管理的同時，中心還積極開展檔案開發利用。編制了本行的《組織機構沿革》、《大事記》、《人事任免目錄索引》、《基礎數字匯編》、《全宗介紹》等編研材料，建立查、借閱和利用結果登記本，檔案開發利用取得了一定成果。三是加快推進檔案信息化建設，努力提高檔案人員素質。積極推廣使用中國銀行檔案綜合管理系統，對中行建行以來的所有檔案資料全部錄入電腦，綜合檔案管理中心隨時能方便、迅速地通過電腦查詢室藏的任何一類檔案資料，實現了電子化查詢。

❻ 淺談如何做好銀行檔案管理工作

1、檔案整理工作必須從平時做起。對於上級發文，做完收文登記後，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現行領域之後，卻具有儲存價值，能使後人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，後進行傳閱，閱辦完畢後，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。
2、檔案整理工作應注重細節。對於本單位自生文件，領導簽發後，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，並統一裝訂成冊，初步完成「件」，由零散「頁」到集中歸整為「件」，到正式整理時裝盒為「卷」。初步做好檔案入庫前的各項准備工作。

3、不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合本單位的職業特色，創造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統計數字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。