㈠ Excel的數據透視表是什麼怎麼用
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數據透視表和數據透視圖概述
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使用數據透視表可以匯總、分析、瀏覽和提供摘要數據。使用數據透視圖可以在數據透視表中可視化此摘要數據，並且可以方便地查看比較、模式和趨勢。數據透視表和數據透視圖都能使您做出有關企業中關鍵數據的決策。以下部分提供了數據透視表和數據透視圖的概述。
本文內容
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關於數據透視表
處理數據透視表的方法
關於數據透視圖
比較數據透視表和數據透視圖
數據透視圖與圖表的區別
處理數據透視表源數據和數據透視圖源數據
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關於數據透視表
數據透視表是一種可以快速匯總大量數據的互動式方法。使用數據透視表可以深入析數值數據，並且可以回答一些預計不到的數據問題。數據透視表是針對以下用途特別設計的：
以多種用戶友好方式查詢大量數據。
對數值數據進行分類匯總和聚合，按分類和子分類對數據進行匯總，創建自定義計算和公式。
展開或折疊要關注結果的數據級別，查看感興趣區域摘要數據的明細。
將行移動到列或將列移動到行（或「透視」），以查看源數據的不同匯總。
對最有用和最關注的數據子集進行篩選、排序、分組和有條件地設置格式，使您能夠關注所需的信息。
提供簡明、有吸引力並且帶有批註的聯機報表或列印報表。
如果要分析相關的匯總值，尤其是在要合計較大的數字列表並對每個數字進行多種比較時，通常使用數據透視表。在下面所述的數據透視表中，您可以方便地看到單元格 F3 中第三季度高爾夫銷售額是如何與其他運動或季度的銷售額或總銷售額進行比較的。
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在這種情況下，工作表中的源數據
數據透視表中第三季度高爾夫匯總的源值
整個數據透視表
源數據中 C2 和 C8 中源值的匯總
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在數據透視表中，源數據中的每列或每個欄位都成為匯總多行信息的數據透視表欄位。在上述示例中，「運動」列成為「運動」欄位，高爾夫的每條記錄在單個高爾夫項中進行匯總。
值欄位（如「銷售小計」）提供要匯總的值。上述報表中的單元格 F3 包含的「銷售小計」值來自源數據中「運動」列包含「高爾夫」和「季度」列包含「第三季度」的每一行。默認情況下，值區域中的數據採用以下方式對數據透視圖中的基本源數據進行匯總：數值使用 SUM 函數，文本值使用 COUNT 函數。
若要創建數據透視表，必須定義其源數據，在工作簿中指定位置，設置欄位布局。有關詳細信息，請參閱創建或刪除數據透視表或數據透視圖以及在數據透視表或數據透視圖中創建和更改欄位布局。
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處理數據透視表的方法
通過定義數據源、排列「數據透視表欄位列表」中的欄位以及選擇初始布局來創建初始數據透視表後，在處理數據透視表時通常需要執行以下任務：
通過執行下列操作瀏覽數據：
展開和折疊數據，並且顯示值的基本明細。
對欄位和項進行排序、篩選和分組。
更改匯總函數，並且添加自定義計算和公式。
通過執行下列操作更改布局：
更改數據透視表形式：壓縮、大綱或表格。
在其行上方或下方顯示分類匯總。
將列欄位移動到行區域或將行欄位移動到列區域。
更改錯誤和空單元格的顯示方式，並且更改沒有數據的項和標簽的顯示方式。
更改欄位或項的順序以及添加、重新排列和刪除欄位。
刷新時調整列寬。
打開或關閉列和行欄位標題，或者顯示或隱藏空行。
通過執行下列操作更改格式：
對單元格和區域進行手動和有條件格式設置。
更改整個數據透視表的格式樣式。
更改欄位的數字格式，並且包括 OLAP 伺服器格式。
有關詳細信息，請參閱 設計數據透視表的布局和格式。
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關於數據透視圖
數據透視圖以圖形形式表示數據透視表 （數據透視表：一種交互的、交叉製表的 Excel 報表，用於對多種來源（包括 Excel 的外部數據）的數據（如資料庫記錄）進行匯總和分析。）中的數據。正如在數據透視表中那樣，可以更改數據透視圖的布局和數據。數據透視圖通常有一個使用相應布局的相關聯的數據透視表 （相關聯的數據透視表：為數據透視圖提供源數據的數據透視表。在新建數據透視圖時，將自動創建數據透視表。如果更改其中一個報表的布局，另外一個報表也隨之更改。）。兩個報表中的欄位相互對應。如果更改了某一報表的某個欄位位置，則另一報表中的相應欄位位置也會改變。
除具有標准圖表的系列 （數據系列：在圖表中繪制的相關數據點，這些數據源自數據表的行或列。圖表中的每個數據系列具有唯一的顏色或圖案。可以在圖表中繪制一個或多個數據系列。餅圖只有一個數據系列。）、分類、數據標記 （數據標記：圖表中的條形、面積、圓點、扇面或其他符號，代表源於數據表單元格的單個數據點或值。圖表中的相關數據標記構成了數據系列。）和坐標軸 （坐標軸：界定圖表繪圖區的線條，用作度量的參照框架。y 軸通常為垂直坐標軸並包含數據。x 軸通常為水平軸並包含分類。）以外，數據透視圖還有一些與下圖中所示的數據透視表對應的特殊元素。
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報表篩選欄位
值欄位
系列欄位
項
分類欄位
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報表篩選欄位 用來根據特定項篩選數據的欄位。在本例中，「區域」頁欄位顯示所有區域的數據。若要顯示單個區域的數據，可單擊「(全部)」旁邊的下拉箭頭，然後選擇區域。
使用報表篩選欄位是在不修改系列和分類信息的情況下，匯總並快速集中處理數據子集的捷徑。例如，如果正在進行演示，則可單擊「年」報表篩選欄位中的「(全部)」以顯示所有年份的銷售額，然後通過一次單擊一個年份來集中分析特定年份的數據。對於不同年份，圖表的每個報表篩選頁都有相同分類和系列布局，因此可以很容易地對每一年的數據進行比較。另外，由於只允許您每次檢索大數據集中的一個報表篩選頁，因此，在圖表使用外部源數據時，報表篩選欄位可節省內存。
值欄位 來自基本源數據 （源數據：用於創建數據透視表或數據透視圖的數據清單或表。源數據可以來自 Excel 數據清單或區域、外部資料庫或多維數據集，或者另一張數據透視表。）的欄位，提供進行比較或計算的數據。在本例中，「銷售總額」就是一個值欄位，它用於匯總每項運動在各個地區的季度銷售情況。第一個分類數據標記（第一季度）在坐標軸 (y) 上的值約為 250。該數值是第一季度網球、旅遊、高爾夫球銷售額的總和。根據報表使用的源數據，除了使用匯總函數 （匯總函數：是一種計算類型，用於在數據透視表或合並計算表中合並源數據，或在列表或資料庫中插入自動分類匯總。匯總函數的例子包括 Sum、Count 和 Average。）外，還可使用 Average、Count 和 Proct 等其他計算公式。
系列欄位 數據透視圖中為系列方向指定的欄位。欄位中的項提供單個數據系列。在本例中，「運動」系列欄位包含三個項：網球、旅行和高爾夫球。在圖表中，系列由圖例表示。
項 項代表一個列或行欄位中的唯一條目，且出現在報表篩選欄位、分類欄位和系列欄位的下拉列表中。在本例中，「第一季度」、「第二季度」、「第三季度」和「第四季度」均是「季度」分類欄位中的項，而「網球」、「旅行」和「高爾夫球」則是「運動」系列欄位中的項。分類欄位中的項在圖表的分類軸上顯示為標簽。系列欄位中的項列於圖例中，並提供各個數據系列的名稱。
分類欄位 分配到數據透視圖分類方向上的源數據中的欄位。分類欄位為那些用來繪圖的數據點提供單一分類。在本例中，「季度」就是一個分類欄位。在圖表中，分類通常出現在圖表的 x 軸或水平軸上。
自定義報表 可以更改圖表類型和其他選項，如標題 （圖表標題：圖表標題是說明性的文本，可以自動與坐標軸對齊或在圖表頂部居中。）、圖例 （圖例：圖例是一個方框，用於標識為圖表中的數據系列或分類指定的圖案或顏色。）位置、數據標簽 （數據標簽：為數據標記提供附加信息的標簽，數據標簽代表源於數據表單元格的單個數據點或值。）、圖表位置等。
首次創建數據透視表時，可以自動創建數據透視圖，也可以通過現有的數據透視表創建數據透視圖。有關詳細信息，請參閱創建或刪除數據透視表或數據透視圖以及在數據透視表或數據透視圖中創建和更改欄位布局。
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比較數據透視表和數據透視圖
通過數據透視表創建數據透視圖時，數據透視圖的布局（即數據透視圖欄位的位置）最初由數據透視表的布局確定。如果先創建數據透視圖，則可將欄位從「數據透視表欄位列表」中拖到圖表工作表 （圖表工作表：工作簿中只包含圖表的工作表。當希望單獨查看圖表或數據透視圖（獨立於工作表數據或數據透視表）時，圖表工作表非常有用。）上的區域，這樣就可確定圖表的布局。
以下銷售數據的數據透視表和數據透視圖顯示了二者之間的關系。
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報表篩選欄位
值欄位
一個行標簽對應於一個分類欄位
一個列標簽對應於一個系列欄位
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數據透視圖與圖表的區別
如果您熟悉標准圖表，就會發現數據透視圖中的大多數操作和標准圖表中的一樣。但是二者之間也存在以下差別：
交互 對於標准圖表，您為要查看的每個數據視圖創建一張圖表，但它們不交互。而對於數據透視圖，只要創建單張圖表就可通過更改報表布局或顯示的明細數據以不同的方式交互查看數據。
圖表類型 標准圖表的默認圖表類型為簇狀柱形圖，它按分類比較值。數據透視圖的默認圖表類型為堆積柱形圖，它比較各個值在整個分類總計中所佔的比例。可以將數據透視圖類型更改為除 XY 散點圖、股價圖和氣泡圖之外的其他任何圖表類型。
圖表位置 默認情況下，標准圖表是嵌入 （嵌入圖表：置於工作表中而不是單獨的圖表工作表中的圖表。當要在一個工作表中查看或列印圖表或數據透視圖及其源數據或其他信息時，嵌入圖表非常有用。）在工作表中。而數據透視圖默認情況下是創建在圖表工作表 （圖表工作表：工作簿中只包含圖表的工作表。當希望單獨查看圖表或數據透視圖（獨立於工作表數據或數據透視表）時，圖表工作表非常有用。）上的。數據透視圖創建後，還可將其重新定位到工作表上。
源數據 標准圖表可直接鏈接到工作表單元格中。數據透視圖可以基於相關聯的數據透視表 （相關聯的數據透視表：為數據透視圖提供源數據的數據透視表。在新建數據透視圖時，將自動創建數據透視表。如果更改其中一個報表的布局，另外一個報表也隨之更改。）中的幾種不同數據類型。
圖表元素 數據透視圖除包含與標准圖表相同的元素外，還包括欄位和項，可以添加、旋轉或刪除欄位和項來顯示數據的不同視圖。標准圖表中的分類、系列和數據分別對應於數據透視圖中的分類欄位、系列欄位和值欄位。數據透視圖中還可包含報表篩選。而這些欄位中都包含項，這些項在標准圖表中顯示為圖例 （圖例：圖例是一個方框，用於標識為圖表中的數據系列或分類指定的圖案或顏色。）中的分類標簽或系列名稱。
格式 刷新 （刷新：更新數據透視表或數據透視圖中的內容以反映基本源數據的變化。如果報表基於外部數據，則刷新將運行基本查詢以檢索新的或更改過的數據。）數據透視圖時，會保留大多數格式（包括元素、布局和樣式）。但是，不保留趨勢線 （趨勢線：趨勢線以圖形的方式表示數據系列的趨勢，例如，向上傾斜的線表示幾個月中增加的銷售額。趨勢線用於問題預測研究，又稱為回歸分析。）、數據標簽 （數據標簽：為數據標記提供附加信息的標簽，數據標簽代表源於數據表單元格的單個數據點或值。）、誤差線 （誤差線：通常用在統計或科學記數法數據中，誤差線顯示相對序列中的每個數據數據標記的潛在誤差或不確定度。）及對數據系列的其他更改。標准圖表只要應用了這些格式，就不會將其丟失。
移動或調整項的大小 在數據透視圖中，即使可為圖例選擇一個預設位置並可更改標題的字體大小，但是無法移動或重新調整繪圖區 （繪圖區：在二維圖表中，是指通過軸來界定的區域，包括所有數據系列。在三維圖表中，同樣是通過軸來界定的區域，包括所有數據系列、分類名、刻度線標志和坐標軸標題。）、圖例、圖表標題或坐標軸標題的大小。而在標准圖表中，可移動和重新調整這些元素的大小。
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處理數據透視表源數據和數據透視圖源數據
在創建數據透視表 （數據透視表：一種交互的、交叉製表的 Excel 報表，用於對多種來源（包括 Excel 的外部數據）的數據（如資料庫記錄）進行匯總和分析。）或數據透視圖 （數據透視圖：提供互動式數據分析的圖表，與數據透視表類似。可以更改數據的視圖，查看不同級別的明細數據，或通過拖動欄位和顯示或隱藏欄位中的項來重新組織圖表的布局。）時，可使用多種源數據 （源數據：用於創建數據透視表或數據透視圖的數據清單或表。源數據可以來自 Excel 數據清單或區域、外部資料庫或多維數據集，或者另一張數據透視表。）類型。
使用工作表數據
可以將 Microsoft Office Excel 工作表中的數據作為報表的數據來源。數據應為列表 （列表：包含相關數據的一系列行，或使用「創建列表」命令作為數據表指定給函數的一系列行。）格式，第一行包含列標簽，其餘行包含相同列中的類似項，並且數據區域中沒有空白的行或列。Excel 將列標簽作為報表的欄位 （欄位：在數據透視表或數據透視圖中，來源於源數據中欄位的一類數據。數據透視表具有行欄位、列欄位、頁欄位和數據欄位。數據透視圖具有系列欄位、分類欄位、頁欄位和數據欄位。）名稱。
使用命名區域 若要使報表的更新更易於進行，請為源區域命名一個名稱 （名稱：代表單元格、單元格區域、公式或常量值的單詞或字元串。名稱更易於理解，例如，「產品」可以引用難於理解的區域「Sales!C20:C30」。），並在創建報表時使用該名稱。如果命名區域在擴展後包含了更多數據，則可以刷新 （刷新：更新數據透視表或數據透視圖中的內容以反映基本源數據的變化。如果報表基於外部數據，則刷新將運行基本查詢以檢索新的或更改過的數據。）報表來包含新的數據。
Excel 表格 Excel 表格已經採用列表格式，因而是數據透視表源數據很好的候選者。當刷新數據透視表時，Excel 表格中的新的和更新的數據會自動包含在刷新操作中。有關詳細信息，請參閱 Excel 表格概述。
包含匯總 Excel 會在數據透視表中自動創建分類匯總和總計。如果源數據包含用「數據」選項卡上的「大綱」組中的「分類匯總」命令創建的自動分類匯總和總計，則可在創建報表前用該命令將分類匯總和總計刪除。
使用外部數據源
要匯總和分析 Excel 的外部數據（如資料庫中公司的銷售記錄），則可從包括資料庫 （資料庫：與特定主題或用途相關的數據的集合。在資料庫內，關於特定實體的信息（如雇員或訂單）分類歸納到表、記錄和欄位中。）、OLAP 多維數據集和文本文件的外部數據源上檢索數據。
Office 數據連接文件 如果使用 Office 數據連接 (ODC) 文件 (.odc) 檢索報表的外部數據 （外部數據：存儲在 Excel 之外的數據。例如，在 Access、dBASE、SQL Server 或 Web 伺服器上創建的資料庫。），則可直接將數據返回到數據透視表。ODC 文件是檢索報表的外部數據的推薦方法。有關詳細信息，請參閱連接（導入）外部數據、創建、編輯和管理與外部數據的連接以及連接屬性。
OLAP 源數據 如果要檢索 OLAP （OLAP：為查詢和報表（而不是處理事務）而進行了優化的資料庫技術。OLAP 數據是按分級結構組織的，它存儲在多維數據集而不是表中。） 資料庫或多維數據集 （多維數據集：一種 OLAP 數據結構。多維數據集包含維度，如「國家/地區）/省（或市/自治區）/市（或縣）」，還包括數據欄位，如「銷售額」。維度將各種類型的數據組織到帶有明細數據級別的分層結構中，而數據欄位度量數量。）文件中的源數據，則數據只能作為數據透視表或已轉換為工作表函數的數據透視表返回到 Excel。有關詳細信息，請參閱連接到（導入）OLAP 資料庫。
非 OLAP 源數據 這是數據透視表或數據透視圖使用的基本數據，該數據來自 OLAP 資料庫之外的源。這些源包括關系資料庫和文本文件。
使用其他數據透視表
數據透視表緩存 每次在新建數據透視表或數據透視圖時，Excel 均將報表數據的副本存儲在內存中，並將其保存為工作簿文件的一部分。這樣每張新的報表均需要額外的內存和磁碟空間。但是，如果將現有數據透視表作為同一個工作簿中的新報表的源數據，則兩張報表就可以共享同一個數據副本。因為可以重新使用存儲區，所以就會縮小工作簿文件，減少內存中的數據。
位置要求 如果要將某個數據透視表用作其他報表的源數據，則兩個報表必須位於同一工作簿中。如果源數據透視表位於另一工作簿中，則需要將源報表復制到要新建報表的工作簿位置。不同工作簿中的數據透視表和數據透視圖是獨立的，它們在內存和工作簿文件中都有各自的數據副本。
更改會同時影響兩個報表 在刷新 （刷新：更新數據透視表或數據透視圖中的內容以反映基本源數據的變化。如果報表基於外部數據，則刷新將運行基本查詢以檢索新的或更改過的數據。）新報表中的數據時，Excel 也會更新源報表中的數據，反之亦然。如果對某個報表中的項進行分組或取消分組，那麼也將同時影響兩個報表。如果在某個報表中創建了計算欄位 （計算欄位：數據透視表或數據透視圖中的欄位，該欄位使用用戶創建的公式。計算欄位可使用數據透視表或數據透視圖中其他欄位中的內容執行計算。）或計算項 （計算項：數據透視表欄位或數據透視圖欄位中的項，該項使用用戶創建的公式。計算項使用數據透視表或數據透視圖中相同欄位的其他項的內容進行計算。），則也將同時影響兩個報表。
數據透視圖 可根據其他的數據透視表創建新的數據透視表或數據透視圖，但是不能直接根據其他數據透視圖創建報表。不過，在創建數據透視圖時，Excel 會根據同樣的數據創建一個相關聯的數據透視表 （相關聯的數據透視表：為數據透視圖提供源數據的數據透視表。在新建數據透視圖時，將自動創建數據透視表。如果更改其中一個報表的布局，另外一個報表也隨之更改。），因此可根據相關聯的報表創建一個新的報表。對數據透視圖的更改將影響相關聯的數據透視表，反之亦然。
更改現有報表的源數據
更改源數據 （源數據：用於創建數據透視表或數據透視圖的數據清單或表。源數據可以來自 Excel 數據清單或區域、外部資料庫或多維數據集，或者另一張數據透視表。）將導致用於分析的數據也發生變化。例如，您可能希望方便地從測試資料庫切換到生產資料庫。可以通過刷新 （刷新：更新數據透視表或數據透視圖中的內容以反映基本源數據的變化。如果報表基於外部數據，則刷新將運行基本查詢以檢索新的或更改過的數據。）報表，使用與原始數據連接信息類似的新數據來更新數據透視表或數據透視圖。
要包含附加數據或其他數據，可以重新定義報表的源數據。如果這些數據與多數新欄位或附加欄位有很大差異，那麼最好創建一個新的報表。有關詳細信息，請參閱為數據透視表選擇不同的源數據。
通過刷新顯示新數據 刷新報表也會更改可顯示的數據。對於基於工作表列表的報表，Excel 可在源區域或指定的名稱 （名稱：代表單元格、單元格區域、公式或常量值的單詞或字元串。名稱更易於理解，例如，「產品」可以引用難於理解的區域「Sales!C20:C30」。）區域中檢索新欄位。對於基於外部數據的報表，Excel 可檢索符合基本查詢 （查詢：在 Query 或 Access 中，查詢是一種查找記錄的方法，而這些記錄回答了用戶對資料庫中存儲的數據提出的特定問題。）條件的新數據或可在 OLAP 多維數據集 （多維數據集：一種 OLAP 數據結構。多維數據集包含維度，如「國家/地區）/省（或市/自治區）/市（或縣）」，還包括數據欄位，如「銷售額」。維度將各種類型的數據組織到帶有明細數據級別的分層結構中，而數據欄位度量數量。）中使用的數據。可在「欄位列表」中查看任意新欄位並將這些欄位添加到報表中。有關詳細信息，請參閱刷新連接（導入）的數據。
更改創建的 OLAP 多維數據集 基於 OLAP 數據的報表始終可以訪問多維數據集中的所有數據。如果在伺服器多維數據集中創建了一個包含數據子集的離線多維數據集文件 （離線多維數據集文件：創建於硬碟或網路共享位置上的文件，用於存儲數據透視表或數據透視圖的 OLAP 源數據。離線多維數據集文件允許用戶在斷開與 OLAP 伺服器的連接後繼續進行操作。），則可用「離線 OLAP」命令來編輯多維數據集文件，這樣它就會包含伺服器的其他數據。有關詳細信息，請參閱從 OLAP 伺服器資料庫創建離線多維數據集文件。
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