數據檔案歸檔怎麼寫

1. 資料歸檔整理怎麼做

1、將全部文件收集起來，文件歸檔工作是按一定周期進行的，可能是一年，也可能是一個季度。

2、按照相關章程進行篩選，剔除沒有當前和後期參考、使用或執行價值的文件。

3、劃分類別和級別，無法劃分級別的文件，可酌情與本部門文件並列歸檔。

4、確定保管期限，歸檔文件可根據其價值的影響時長及相關規章制度來預留足夠的保管期限。

5、修繕文件內容，檔案管理人員需要咨詢文件來源處的同事，獲取正確內容並對文件進行修補增刪，另外還需要規範文件紙張大小及裝訂物以便保存。

2. 歸檔的方法怎樣歸檔最好

當然是根據國家標准好，這都是經過實踐證明且輕質有效，統一使用的方法，不過我先給您一份我寫的，後面附上國家標准，祝成功！

文件、記錄歸檔的有關規定
1. 目的
規范公司文件、資料的管理，確保公司資料完整，便於查找。
2. 適用范圍
記錄、證書、證件、技術資料、公司文件及綜合類文件
3. 管理程序
3.1. 保管
3.1.1. 記錄的保管方法
3.1.1.1. 按記錄的編號歸類存放，能成冊的按月整理成冊，按年裝訂成卷，例如：信息反饋單、電話記錄、領料單等。
3.1.1.2. 涉及同一項目的有關記錄按項目成套保管，項目結束時，每個項目單獨裝訂成冊，按年裝訂成卷。例如：ZHHK-JL/04的管理評審系列記錄、ZHHK-JL/06的質量計劃系列記錄及ZHHK-JL/08的項目建議書一直到ZHHK-JL/11的設計和開發更改通知單等。
3.1.1.3. 除文件控制清單、記錄控制清單在文件換版時組卷外，其餘記 錄按月整理，按年裝訂成卷。
3.1.2. 證書、證件類文件的保管
綜合部負責將各類證書、證件登記編號；屬於個人的證書，復印留底後，歸還個人保管；屬於公司的證書由綜合部統一保管。
3.1.3. 技術資料的保管
技術材料，從立項開始，直至成果推廣應用各階段形成的文件材料，使用後交到綜合部保管，待成果推廣後，將所有材料裝訂成卷。
3.1.4. 綜合類文件的保管
將有一定相關性的文件整理在一起，隨時將文件歸到相應的類別，年底按類別裝訂成卷。
3.1.5. 公司文件的保管
公司文件發布後要在綜合部登記備案，年底按文件編號的順序裝訂成卷。 有保存價值的通知按公司文件處理，附在公司文件後面，按發布的日期排列裝訂。
3.2. 組卷要求
3.2.1.卷內要有目錄
3.2.2.卷要有編號
編號規則：xx--xxx

文件類別代號：記錄 —— JL
證書、證件類文件 —— 證
技術資料 —— JS
綜合類文件 —— ZH
公司文件 —— GS
3.2.3. 證書、證件類文件因經常使用，所以不用組卷，但要有目錄。證書、證件 單獨編號。

附上國家標准：

中華人民共和國檔案行業標准

歸檔文件整理規則

DA/T22-2000 中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批准 2001-01-01實施

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1 范圍

本標准規定了歸檔文件整理的原則和方法。�
本標准適用於各級機關、團體和其他社會組織。

2 定義

本標准採用下列定義。
2.1 歸檔文件�
立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。
2.2 歸檔文件整理�
將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
2.3 件�
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復製件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。

3 整理原則

遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便於保管和利用。

4 質量要求

4.1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。
4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

5 整理方法

5.1 裝訂�
歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，復製件在後；轉發文在前，被轉發文在後；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在後。
5.2 分類�
歸檔文件可以採用年度－機構（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。
5.2.1 按年度分類�
將文件按其形成年度分類。
5.2.2 按保管期限分類�
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3 按機構(問題)分類�
將文件按其形成或承辦機構(問題)分類（本項可以視情況予以取捨）。
5.3 排列�
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。
5.4 編號�
歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，並可設置機構（問題）等選擇項。（見圖A1。圖示中「＊」號欄為選擇項，不選用時無須設置。以下同）。
5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如1978。
5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
5.4.4 件號：文件的排列順序號。�
件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進館要求標注。
5.4.5 機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化簡稱。
5.5 編目�
歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。
5.5.1.1 件號：填寫室編件號。
5.5.1.2 責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。
5.5.1.3 文號：文件的發文字型大小。
5.5.1.4 題名：文件標題。沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加"〔 〕"號。
5.5.1.5 日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如19990909。
5.5.1.6 頁數：每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。
5.5.1.7 備註：注釋文件需說明的情況。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸採用國際標准A4型（長×寬為297mm×210mm）。
5.5.3 歸檔文件目錄應裝訂成冊並編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。
5.6 裝盒�
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。
5.6.1.2 檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，並可設置機構（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最後一件文件的件號，中間用「－」號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.6.1.3 檔案盒應採用無酸紙製作。
5.6.2 備考表�
備考表置於盒內文件之後，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。
5.6.2.1 盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。
5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。