A. 利用Excel數據分析升職加薪
一、用《數據分析報告》來展現你的工作成果
你在工作中的付出無法每分每秒都被其他人所看到，而《數據分析報告》就是將你工作成果展現的絕佳機會。
1、數據分析報告的 4 種工作情境
什麼時候需要製作《數據分析報告》呢？《數據分析報告》會出現在以下 4 種情境中。
「日常分析」「綜合報告」「專題分析」和「專題報告」的受眾、呈現方式和目的各有不同，它們的詳細區別如下表所示：
「日常分析」是同事在一起進行的定期討論，目的是分析大數據中的「現狀」 「原因」和「趨勢」，並制定各種決策。
通常是大家圍坐在投影儀前，由一個人完成 Excel 的實時操作。如果你已經有一些思路了，可以將自己對數據進行的「分類」和「統計」的數據透視表列印出來，供其他人參考，例如《2020 年 12 月數據通報》。
「綜合報告」通常會在每個季度或每一年度，面對領導進行演講，目的就是匯報上一季度數據的現狀、原因與趨勢，並提供相對應的決策和相關利益。
在這個過程中，為了能夠提高數據的可信度，突顯你的工作成果，需要 PPT版的《數據分析報告》供演講使用，並同步製作一份《數據分析報告》的紙質版供領導思考和批示。整個過程中不會出現 Excel 的界面，這也就意味著要使用 Word和 PPT 來呈現結果，例如《2020 年度銷售業績報告》。
「專題分析」是根據當前出現的問題，與同事圍坐在一起探討解決問題的方案。與「日常分析」相同，大家以 Excel 的實時操作為主，分析「現狀」「原因」和「趨勢」，從而制定相應的決策。
「專題報告」是將「專題分析」的決策匯報給領導的一個過程。整個過程不會出現 Excel，只會使用到 Word 和 PPT。
也就是說，「日常分析」與「專題分析」可以直接操作 Excel，這樣可以實時進行圖表的創建與操作，你不需要本節的知識就可以勝任了。
「綜合報告」和「專題報告」則需要製作用於列印的 Word和用於演講的 PPT，而製作 Word 和 PPT 的思路，將會是本節的重點。
2、一張圖說清楚《數據分析報告》的結構
無論是 Word 還是 PPT，它們的整體結構都是一樣的。
標題頁是為了讓領導能夠一眼看出本次分析報告的主題，而《數據分析報告》的標題的制定可以歸納為 6 種類型：主題、現象、原因、趨勢、決策和利益。
3、「標題」的思路
以上 6 種標題的制定方法都是在數據分析和匯報過程中產生的，所以不需要額外花費精力去思考。你也可以制定一些創造性的標題，比如《誰動了我的市場》《怎麼把公司搞上市》。
在製作 Word 和 PPT 版本的《數據分析報告》時，需要在標題頁加上自己的版權信息和匯報時間，如下圖所示。
4、「目錄」的思路
目錄可以在短時間內讓領導知道接下來的匯報由哪些內容組成，所以需要在目錄中列出各章節的名稱。同時，目錄的章節可以反映出數據分析的思路。而在 Word 版的《數據分析報告》中，還需要為各章加上頁碼，方便領導快速翻閱，如下圖所示。
5、「報告背景」和「分析目的」的思路
「報告背景」是一個引子，能夠讓領導慢慢進入聽取數據匯報的過程。如果沒有背景，則數據報告會顯得非常突兀。通常「報告背景」會描述與匯報內容相關的一些「現狀」，例如以下案例。
報告背景：我公司的業務范圍涵蓋全國 21 個省市，其中在北京的業務已經開展了 6 年，這 6 年來的銷售業績穩定，現在占據整個公司主營業務收入的 20% 以上。
「分析目的」用於描述本次匯報的目標，通常就是將各個具體分析中的「相關利益」集合在一起，讓領導在聽取匯報之前就能夠提起興趣，然後再加上「具體分析」部分的各名稱就可以了，例如以下案例。
分析目的：北京是如何保持銷售業績穩定的呢？如何能夠將北京的成功經驗復制到其他區域，以實現公司的利潤爆發式增長呢？接下來，我將從網點成本分析、產品利潤分析和各月銷售分析三個角度展開說明。
6 、「具體分析」的思路
「具體分析」是整個數據分析報告最重要的部分，而它的思路可以用下圖來表示。
具體分析過程可以有 6 種方法：「一列法」 「三點法」「四象限法」 「二列法」 「行列法」和「多行列法」。其中，「二列法」 「行列法」和「多行列法」僅用於整體展示數據，詳細的數據分析還需要拆分成「一列法」或者「三列法」來完成。
「一列法」「三點法」和「四象限法」的匯報過程為：先進行「數據分析」，然後給予「決策選擇」，並給予每個決策的「相關利益」，最後用「基礎數據」作
為決策支撐。
「數據分析」「決策選擇」和「基礎數據」都來自於本書前面所介紹的思路。
需要注意的是，在本書的解析過程中會有數據透視表和數據透視圖兩部分。在匯報的 PPT 中，由於用於匯報而不是分析，所以只會出現數據透視圖。而在Word 中，可以同時出現這兩種數據。
為了能夠提升數據透視圖的美觀性，一般需要隱藏數據透視圖上的「按鈕」。這些按鈕只在討論時供分析不同數據而用，匯報時不會使用。隱藏方法如下。
7、「相關利益」的思路
在匯報中，「數據分析」「決策選擇」和「基礎數據」都來自於本書所介紹的思路，只剩下「相關利益」需要自己花費精力去思考。而「相關利益」也有思路，通常的相關利益都來自於以下幾個方面。
你可以根據自己的情況，選擇合適的相關利益來進行完整的匯報。
8、「綜合結論」的思路
在完成了所有的具體分析後，就需要進行綜合結論了。由於在具體分析的每個環節都有相應的「決策選擇」，所以只需要在綜合結論時，將所有的「決策選擇」匯聚到一起就可以了。例如以下案例。
「綜合結論：綜上所述，建議在下一年度開展全公司銷售人員的培訓、調整產品的庫存策略，並將上海的營銷方式復制到全國。」
8月20號更新
常見的數據分析該這么玩
Excel 在人力資源管理的工作中使用頻率頗高，人力資源管理的六大模塊 「戰略規劃」「招聘配置」「培訓開發」 「薪酬管理」「績效福利」和「勞動關系」，無一不與 Excel 息息相關。
本節將介紹《2020 年度人力資源管理報告》中的「具體分析」部分，包含了人員結構分析、薪資分析和員工績效與能力分析。
1、整體人員結構分析
在年度人力資源管理的分析中，必定會出現的就是人員結構分析，如下圖所示。
這張數據透視圖的來源是以下數據透視表，但是該數據透視表不會出現在匯報中。
這是一張以「部門」為列，進行人數統計的「一列法」數據透視表，製作了相應的復合條餅圖。根據上圖的數據，可以做出以下匯報。
「根據數據顯示，後勤（行政 + 財務）人員佔比達到 30%，高於市場平均值，建議縮減人員或進行換崗，這樣可以降低人員成本；營銷人員佔比過低，而銷售人員高達 37%，公司在追求短期利益的同時忽略了長期市場，建議招聘新的人員，以提升公司的營銷能力；技術人員佔比過低，遠低於市場平均值，公司忽略了對技術的培養，建議招聘新技術人員，以提升公司新產品開發的能力。以下是本次人員結構分析的詳細數據。」
以上內容就是按照匯報的思路來做的。
而決策的制定，也是遵循數據分析的思路：先尋找較大值和較小值，然後根據「現狀」，進行「揚長補短」。
2、分部門各級別人員結構分析
在整體人員結構分析完畢後，就是分部門各級別人員結構分析了。首先提供一張「二列法」的數據透視圖。
這張數據透視圖的來源是以下數據透視表，但是該數據透視表不會出現在匯報中。
它是將「部門」和「行政級別」作為行，並統計人數個數的「二列法」數據透視表。在實際匯報時，需要拆分成多個「一列法」進行分析。詳細的分析匯報如下。
「根據數據顯示，財務部門中相對員工較少，而主管級以上的員工比重較大，遠超員工，建議調整層級結構，以節省薪資支出。」
「在技術部門中，均為主管與員工，說明公司對技術人員並未形成序列管理系統，技術人員會與其他部門員工進行比較。建議建立序列管理系統，以降低技術人員的離職風險。」
「營銷部門中，員工較少，主管級以上人員較多，明顯為知識型部門。建議調整層級結構，以節省薪資支出。」
「銷售部門的層級過多，建議重新梳理序列管理系統，以免決策反應 過慢。」
「詳細的數據請查看各圖表。」
這樣的分析仍然遵從匯報的整體流程。
每個決策的制定仍然是通過對比尋找差異，以分析「現狀」，從而做出「揚長補短」的決策。
3、分區域各部門人員結構分析
按照區域和部門來查看人員結構的數據透視圖如下。
這張數據透視圖的來源是以下數據透視表，但是該數據透視表不會出現在匯報中。
它是將「區域」作為列，「部門」作為行，統計人數合計的「行列法」數據透視表，採用了堆積柱形圖的方式來顯示數據透視圖。在具體進行對比分析並制定決策時，還是需要拆分為「一列法」，詳細的分析匯報如下。
「根據數據顯示，南京的銷售人員遠超過其他區域，比深圳與上海的總和還多，建議結合銷售報表和產品市場佔有率，調整南京的銷售人員人數，以節省南京區域薪資支出，以下是詳細的數據報表。」
「在武漢的行政人員遠超過其他區域，比深圳、廣州、北京和上海的總和還多，建議結合當地所有工作人員數量，調整武漢的行政人數，以節省南京區域薪資支出，以下是詳細的數據報表。」
以上的匯報仍然採用了匯報的思路。
而這些決策制定的流程，也是先對比，找到最大值，分析現狀，然後進行揚長補短。
8月21好更新
1、各行政級別的薪資分析
在薪資分析中，通常採用的就是「三點法」了。
這張數據透視圖的來源是以下數據透視表，但是該數據透視表不會出現在匯報中。
上圖就是查看各行政級別薪資的最小值、平均值和最大值，詳細的數據分析如下。
這樣匯報仍然使用了以下思路。
「根據數據顯示，除了銷售部門僅有的區域經理外，經理的最小值明顯高於高級經理的最小值，需檢討經理及工資的設置合理性，建議提高高級經理的最小值，以免產生人員流失。高級經理與經理的最大值接近，建議降低經理級別的最大值，以節省薪酬支出，以下是詳細數據。」
而決策的制定也是根據對比找到差異，並分析現狀，做出決策。
2、各部門薪資分析
在對各部門的薪資做分析時，可以使用以下數據透視圖表。
這張數據透視圖的來源是以下數據透視表，但是該數據透視表不會出現在匯報中。
它是將 「行政級別」和「部門」做列，統計薪酬的平均值的「二列法」，在實際分析時需要拆分為多個「一列法」進行匯報。實際匯報如下。
「根據數據顯示，生產部門的高級經理低於行政部門，不符合市場規律，建議增加生產部門高級經理的薪酬，以防人才流失，詳細數據如下。」
「而技術部門的員工收入要高於銷售部門，這樣不符合市場規律，建議調整這個兩部門的薪資水平，以防人才流失，詳細數據如下。」
這樣的匯報，符合本書提供的思路。
而決策的制定，來源於對數據對比過程中的異常做出揚長補短的措施。
市場規律是什麼？當前各領域各級別的薪酬信息從哪裡獲得呢？對於人力資源管理來說，這個問題非常重要。其實通過 0~3 年的新員工薪酬就可以反映當前市場的薪酬情況。因為在招聘中，新員工會與你協商薪酬，而此時的結果就是市場的薪酬規律。
3、工齡薪資分析
上面這張數據透視圖的來源是以下數據透視表，但是該數據透視表不會出現在匯報中。
它是將工齡做列，並按步長為「5」進行分組，將行政級別做行，計算薪資平均值的「行列法」數據透視表。在實際匯報時需要將它拆分為多個「一列法」。詳細匯報如下。
「根據數據顯示，高級經理的各工齡薪酬出現逆序現象，0~4 年工齡的平均薪酬最高，5~9 年工齡的平均薪酬其次，而 10~14 年工齡的平均薪酬最低，建議調整各高級經理的各工齡工資，以免出現大量的人員流失，以下是詳細數據。」
「而在 10~14 年工齡的員工中，經理的薪酬遠高於高級經理的薪酬，這樣明顯是不合理的，建議調整這兩個級別的 10~14 年工齡的薪資水平，以防高級經理的流失，以下是詳細數據。」
這樣的匯報流程如下圖所示。
它所有的決策仍然是通過數據對比尋找差異，分析現狀，然後制定揚長補短的決策。
4、「績效」與「能力」的「四象限法」數據分析
對於人力資源管理工作來說，年底員工的績效與能力對比是工作的重點，可以使用下圖來進行匯報。
上圖是將「能力」做列，並根據步長「25」分組；將「績效」做行，並根據步長「25」分組。然後插入 4 個餅圖。
實際的分析匯報過程如下。
「在公司中，能力差、績效差的員工占據不到四分之一。能力差、績效也差屬於正常現象。建議關注直屬主管工作能力，並給予這些員工培訓或調崗，以防他們成為公司的懶蟲。
「能力差，績效好，這說明這些員工工作很努力。建議給予適當的引導和培訓，提升他們的能力，這樣可以獲得更好的績效。
「能力強，績效差，這說明這些員工不適合當前崗位，結合工齡，考慮是否產生職業倦怠。建議無需參加培訓，考慮給他們換崗，以防他們成為公司的懶蟲。
「能力強，績效好，這些員工非常容易離職。建議給予更高的工資，加強員工福利，關注心理層面的安撫，以防他們跳槽，給公司造成損失。
「以下是詳細數據以及這些人員的名單。」
這樣的匯報符合本書提供的規律。
這些決策的分析仍然是通過對比找到差異，然後根據現狀做出揚長補短的決策。
最後的詳細人員名單，可通過雙擊數據透視表的單元格獲得，然後將它們列印出來即可。
5、用排序做工資條
以上提供了《人力資源管理報告》的核心部分「具體分析」的詳細內容，接下來提供一個製作工資條的小技巧。
工資條是每個月都需要製作的，而通過排序功能就可以快速製作員工的工資條。
如上圖所示，共有 5 名人員，所以在列名處插入 4 行，並使用自動填充復制行名，然後在列名、人員和空行前使用自動填充輸入「12345」。 然後單擊新建的數字列，對數據使用升序。
去除所有邊框，並為第 1、2 行設置邊框，然後選中第 1、2、3 行，使用格式刷，將邊框復制給其他單元格即可。